Bendrųjų kaštų minimizavimas - vadovo rūpestis

2011-04-13 11:01   Peržiūros : 511   Spausdinti


Įmonės veiklos kaštų minimizavimas (tiksliau - optimizavimas, siekiant atsisakyti neefektyvių kaštų) svarbus kiekvienai įmonei, nes tai pagrindinis nuo įmonės vadovų valios priklausantis veiksnys, leidžiantis dirbti pelningai, kadangi pajamų uždirbimo galimybėms įmonės valia turi kur kas mažiau įtakos. Įmonėse šie klausimai sprendžiami individualiai.  Vienose įmonėse paprasčiausiai „įjungiamas" mėgėjiškas visa apimantis taupymo mechanizmas (kai tiesiog aklai taupoma absoliučiai viskam) - toks variantas pasiteisina tik kartais, tačiau dažniausiai jis nesėkmingas, nes ilgainiui labai neigiamai paveikia visą įmonės veiklos efektyvumą. Kitose įmonėse minėti klausimai sprendžiami profesionaliai, tinkamai sutvarkant įmonės vadybos sistemą, apimančią racionalų atsakomybės už vykdomą veiklą ir jos rezultatų paskirstymą, ir įvedant kokybišką motyvavimo sistemą. Tačiau jeigu su produktų kaštais dauguma įmonių tvarkosi daugiau ar mažiau sėkmingai, tai struktūrinių kaštų (kurių dauguma nesusiję su produktais) optimizavimo klausimas yra problemiškas daugeliui įmonių. Šiame straipsnyje aptarsime pagrindinius dalykus, žinotinus sprendžiant tokį klausimą įmonėje.

 

Paprastai įmonėse pagrindinė išlaidų dalis tenka produkcijai gaminti, paslaugoms teikti, trečiųjų asmenų pagamintoms prekėms pirkti (siekiant jas perparduoti) ir visoms šioms prekėms parduoti. Šioms veikloms skirtos išlaidos būna labai skirtingos ir su tam tikromis prekėmis (produkcija, paslaugomis) būna susijusios įvairiais ryšiais - dalis tokių kaštų absoliučiai tiesiogiai tenka tam tikroms prekėms pagaminti ar parduoti, o dalis kaštų tik sudaro prielaidas gamybos ar pardavimų procesui vykti, bet nėra tiesiogiai susiję su kuriais nors produktais. Pirmojo tipo išlaidos gali būti optimizuojamos santykinai lengviausiai, nes visuomet galima gana pagrįstai apskaičiuoti, kiek ir kokių žaliavų bei medžiagų, darbo užmokesčio ir kitokių išlaidų turi būti padaryta, kad būtų pagamintas tam tikras kurios nors produkcijos kiekis, suteiktos tam tikros paslaugos ar nupirktos prekės, skirtos perparduoti. Sprendžiant tokių kaštų optimizavimo (iš daromų kaštų pasiekiama maksimali nauda ir atsisakoma nenaudingų kaštų) klausimą, ieškoma galimybių kuo pigiau įsigyti gamybos veiklai reikalingų išteklių: rasti kuo pigiau gamybai reikalingas žaliavas tiekiantį tiekėją, pigiau pasamdyti reikiamos kvalifikacijos darbuotojus, įsigyti gamybos įrengimų ir t. t. Be abejo, sprendžiant šiuos klausimus reikia vadovų ir vadybininkų pastangų, tačiau dažniausiai jie bent jau pakankamai gerai žino, ką ir kaip reikia daryti. Gerokai sudėtingesnis kelias, optimizuojant gamybos ir pardavimų kaštus, - produktų gamybos (atitinkamai ir jų pardavimų) organizavimo bei naudojamų technologijų tobulinimas, dėl kurių pasiekiamas didesnis vykdomos veiklos efektyvumas: su tais pačiais kaštais gaunama didesnė nauda, nei iki tol. Šiuos gamybos ir pardavimų veiklos kaštų optimizavimo klausimus turi spręsti už minėtas veiklas atsakingi vadovai. Be abejo, minėtu būdu optimizuoti pardavimų kaštus gerokai sudėtingiau, nei gamybos kaštus, kadangi prekių pardavimų apimtys priklauso ne tik nuo to, kaip bus organizuojama ir vykdoma ši veikla, bet ir nuo tų prekių paklausos rinkoje bei konkurentų veiksmų.

Kalbant apie veikloje daromų kaštų optimizavimą, veikia paprastas principas - kuo labiau kaštai susiję su tam tikrais produktais (jų gamyba ar pardavimu), tuo paprasčiau rasti būdų, kaip tuos kaštus sumažinti, suprantama, nepabloginant produktų kokybės. Ir priešingai - kuo mažiau kaštai susiję su tam tikrais produktais (pavyzdžiui, gamybos ar pardavimų veiklos vadybos ir kiti panašūs netiesioginiai produktų atžvilgiu kaštai), tuo sudėtingiau rasti galimybių optimizuoti šiuos kaštus. Mažiausiai su įmonės veiklos galutiniu rezultatu (tam tikrų produktų pagaminimu ir jų pardavimu) susiję įmonės bei jos padalinių veiklos administravimo ir kiti bendrieji kaštai, kurie reikalingi ne konkretiems produktams pagaminti ar jiems parduoti, bet tam tikroms bendroms įmonės ar jos padalinių mastu funkcijoms atlikti. Įmonės veikloje daromų bendrųjų kaštų dydžio pagrįstumo įvertinimas yra problemiškas, nes tokio pobūdžio kaštai neturi jokio tiesioginio ryšio su produktais, o kartais net ir su jų gamybos ar pardavimų procesais. Tokiems kaštams priklauso gamybinės veiklos vadybos ir kiti bendrieji gamybos kaštai, nesusiję su tam tikrų produktų gamyba, prekybinės veiklos vadybos ir kiti bendrieji prekybos kaštai, nesusiję su tam tikrų prekių pardavimu, ir galiausiai - įmonės bendrąsias ir administracines funkcijas vykdančių padalinių (įmonės vadybos personalo, buhalterijos, juridinio skyriaus ir kitų bendrųjų skyrių) veiklos kaštai. Minėtų kaštų dydžiui nežymią įtaką daro ir produktų gamybos bei pardavimų apimčių pokyčiai. Tokio pobūdžio kaštų sumos įmonei dažnai esti reikšmingos, todėl jų optimizavimo klausimas yra daugiau ar mažiau svarbus kiekvienos įmonės vadovui. Tačiau neatsižvelgiant į kaštų pobūdį, įmonės vadovo užduotis - pasirūpinti, kad įmonėje apskritai būtų paskirti konkretūs pareigūnai, kurie rūpintųsi įmonės veikloje daromų kaštų optimizavimu ir už pasiektus rezultatus būtų atitinkamai motyvuojami.

Pirmoji užduotis įmonės vadovui, siekiant optimizuoti įmonės veikloje daromus kaštus, - įgyvendinti, kad absoliučiai visus įmonėje daromus kaštus prižiūrėtų už atitinkamas veiklas (kuriose tie kaštai daromi) atsakingi vadovai bei vadybininkai. Kitaip tariant, įmonėje negali likti jokių neprižiūrėtų kaštų, už kuriuos nebūtų atsakingas konkretus darbuotojas. Antroji užduotis, įgyvendinant minėtą tikslą, - vadybos ir kaštų apskaitos priemonėmis pasiekti, kad būtų visiškai aišku, kokios išlaidos įmonėje, kokiu konkrečiu tikslu yra daromos, kam konkrečiai jos reikalingos, kas yra jų (tiksliau - šias išlaidas skatinančių darbų) užsakovas ir kas gali jas pagrįstai įvertinti (pavyzdžiui, priimdamas užsakytus darbus, kurių metu tokios išlaidos padarytos). Įdiegus tokią sistemą, tikrų bendrųjų kaštų, už kuriuos atsakingi aukščiausi vadovai, įmonėje labai sumažėtų, nes absoliučiai didžioji visų įmonės veikloje daromų kaštų dalis būtų tiesiogiai priskiriama tam tikriems darbams, produktams, padaliniams ar kitiems vadybos objektams, taip pakankamai racionaliai įvertinant daromų kaštų dydžio pagrįstumą ir jų naudą. Tokiu atveju būtina kuo tiksliau nustatyti kiekvieno įmonės padalinio vykdomos veiklos tikslus ir rezultatus, geriausia, išreiškiant juos kiekybine išraiška, kad būtų galima kuo tiksliau įvertinti. Tai, be abejo, reikia padaryti ne tik produktus gaminančiuose bei juos parduodančiuose padaliniuose, bet ir įvairias pagalbines bei bendrąsias funkcijas vykdančiuose padaliniuose. Šie dalykai įgyvendinami įmonėse suformuojant tam tikrus atsakomybės centrus, kurie būtų atsakingi už atitinkamą jiems pavestą veiklą, joje daromus kaštus (taip pat ir jų optimizavimą) bei vykdomos veiklos rezultatus (pagamintų ar parduotų produktų kiekius, atliktus tam tikrus darbus ir kt.).

Įgyvendinant aptariamą sistemą, būtina pasiekti, kad kiekvieno atsakomybės centro vykdomos veiklos kaštai būtų priskiriami tiems objektams (padaliniams, produktams, projektams ir kt.), kuriuos tas centras aptarnauja. Tokį išlaidų priskyrimą aptarnaujamiems objektams turi atlikti patys atitinkamo atsakomybės centro darbuotojai, atlikdami jiems pavestus darbus. Toliau pateiktoje schemoje iliustruojama įmonės padalinių daromų išlaidų priskyrimo aptarnaujamiems objektams (vykdomiems projektams ar kitiems padaliniams) esmė.

Projektai/padaliniai

Padaliniai

Projektams (PR)/padaliniams (P) priskirti kaštai (Lt)

Nepriskirti

kaštai (Lt)

Iš viso

(Lt)

PR1

PR2

P4

Padalinių (P) kaštai (Lt)

P1

7000

3000

4000

2000

16 000

P2

4000

3500

2500

1000

11 000

P3

2000

4500

1500

1000

9000

Iš viso (Lt)

13 000

11 000

8000

4000

36 000

Minėtas kaštų priskyrimas įgyvendinamas darbuotojams už savo atliktus darbus ir juos darant patirtas išlaidas tų darbų užsakovams išrašant vidines sąskaitas. Kad padaliniai ir jų darbuotojai nebūtų užversti popieriaus kalnais, be abejo, tokių dokumentų išrašymas ir jų perdavimas gavėjams įmonėje turi būti kompiuterizuotas. Atliktų darbų užsakovai (darbų priėmėjai) turi prisiimti jiems priskirtus kaštus už atliktus darbus, o prisiimdami jiems priskirtus kaštus jie turi įvertinti tų kaštų pagrįstumą. Bene svarbiausias kaštų optimizavimo momentas - visi reikalingi kaštai turi būti numatyti padalinių ir vykdomų projektų biudžetuose, o darbų užsakovai (padalinių ar projektų vadovai) motyvuojami neprisiimti iš kitų padalinių daugiau kaštų, nei jiems iš tikrųjų reikalinga. Įgyvendinus tokią sistemą visų įmonėje vykdomų veiklų kaštai žingsnis po žingsnio išgryninami ir optimizuojami, atsisakant nereikalingų darbų (taip sutaupant jų kaštus) bei racionalizuojant iki tol neefektyviai atliekamus darbus.

Kuomet padaliniai ir kiti atsakomybės centrai priskiria savo kaštus aptarnaujamiems objektams (projektams, produktams ar kitiems padaliniams), priskirtų kaštų dydį pagrįsti nėra sudėtinga, nes juos galima pakankamai pagrįstai palyginti su atliktų tam tikrų darbų apimtimi ir kokybe. Sudėtinga tinkamai įvertinti tokias išlaidas, kurias darydami įmonės darbuotojai negali identifikuoti konkretaus jų atliekamų darbų rezultato gavėjo - tam tikro padalinio ar įmonės vykdomo projekto (iš pateiktos schemos matyti, kad dalies kaštų padaliniai vis dėlto negali tiesiogiai priskirti aptarnautiems projektams ar kitiems padaliniams). Tai būna arba išlaidos, skirtos pačiam jas darančiam padaliniui (pavyzdžiui, to padalinio vadybos išlaidos), arba visai įmonės veiklai skirtos išlaidos (pavyzdžiui, finansinių ir mokestinių ataskaitų parengimo išlaidos). Tokių jokiam konkrečiam vartotojui įmonėje nepriskirtinų kaštų pagrįstumą neretai sunku įvertinti, nes jų (ir atitinkamų darbų, kurių metu šios išlaidos daromos) niekas, be įmonės vadovo, atsakingo už visą įmonės veiklą, nepriima. Taigi tokių bendrųjų kaštų optimizavimu ir turi užsiimti aukščiausi įmonės vadovai, galintys daryti įtaką visiems bendriesiems kaštams, nes tik jų valioje samdyti ar nesamdyti tam tikrus darbuotojus, reikalauti iš jų atlikti tam tikrus darbus ir skirti jiems atlyginimą. Tačiau įgyvendinus prieš tai aptartą sistemą, kai absoliučią daugumą įmonės veikloje daromų kaštų priima ir jų pagrįstumą vertina įmonės vadovo paskirti pareigūnai (padalinių bei kitų atsakomybės centrų vadovai), aukščiausiam vadovui lieka ne tiek jau daug darbo. Na, o tų tikrų bendrųjų kaštų, už kuriuos atsakingas įmonės vadovas, optimizavimo kelias iš esmės turi būti toks - revizuojami visi (net patys smulkiausi) bendrųjų kaštų darymą skatinantys darbai, vertinant, kokiu tikslu jie atliekami, ar jie būtini, ar ne, kokią naudą jie duoda bei apskaičiuojant, kokie tų darbų atlikimo kaštai. Tam tikslui vadybos ir kaštų apskaitoje naudojami specialūs metodai, kuriuos gerai išmano šioje srityje dirbantys specialistai.

UAB Pačiolis
Aud. Valdas Jagminas


Kategorijos: Kursai, mokymai, seminarai, Verslo mokymo kursai, Vadovavimo įgūdžių tobulinimo kursai, mokymai, Finansai, Investavimas, pensijų fondai, verslo valdymas, Mokesčiai, buhalterija, auditas, apskaita, Vadovavimas, vadyba, marketingas, Reklama ir žiniasklaida
Komentarai
Unknown_user_thumb
juodis

Labai jau ,,protingi'' vadovai kaštus optimizuodami taip susioptimizuoja ,ŽINOKIT turbūt kraujas užverda , kai sužinai , kad ,,vadovai'' taip susioptimizuoja savo ,,kaštus ''jog jų atlygis pasiekia keliasdešimt tūkstančių litų , (netaikau straipsnio autoriams nes apie juos nieko nežinau) tai žinokit nuo tokių ,,mokslinių'' išvedžiojimų noris rėkt visa gerkle nieko reiškia tie optimizavimai su tais ,,gudruoliais'' vadovais bėgančiais nuo žurnalistų mikrofonų . Tie vaizdeliai užglušina šio straipsnio svarbą visiškai ir absoliučiai . Tie vaizdeliai neleidžia ne tik mąstyt apie Jūsų straipsnio esmę , bet ir priveda prie tokios savijautos , kad,-kuriam galui ta nepriklausomybė buvo reikalinga siekti jei neturim sąžiningų valdininkų ???!!!

2011-04-13 23:40
Unknown_user_thumb
Praktikas

Tokius skaiciavimus galima atlikti be jokiu problemu su programomis.

2012-01-26 09:11
Investavimo priemonės

Investavimo priemonės

Populiariausios investavimo priemonės, prieinamos fiziniams asmenis.  

Taupymo ir investavimo trukmė

Taupymo ir investavimo trukmė: racionalumas prieš mistinį saugumą?

Ar teisingai įvertiname kaupimo terminą? 

Corbis nuotr.

Ofšorinės jurisdikcijos

Kaip galėtumėte, ofšorines kompanijas pritaikę savo versle, išgyventi sunkmetį? 

Corbis nuotr.

Užsienio investicijos Lietuvą aplenkia

Didėjantis ekonomikos nuosmukis veja investuotojus lauk. 

Corbis nuotr.

Ch. Wulfas: reikia investuoti į šalies ateitį

Ekonominės krizės akivaizdoje svarbu likti ramiems ir susitaikyti su tuo, kad pastarųjų metų dinamiška raida patiria tam tikrą pertrauką. 

Corbis nuotr.

Valdžiai - verslo universitetas

Verslinkai ragina valdžią taisyti padėtį, tačiau jos atstovams atrodo, kad jų sprendimai "nelabai tesiskiria" nuo tų, kurių pageidauja verslas.  

stock nuotr.

Antrieji namai - užsienio kurorte

Nors NT kainos krenta ir Lietuvoje, visgi "antrieji namai" užsienyje iki šiol yra pigesni. 

Stock.xchng nuotr.

Bankams gresia reitingų mažinimas

„Swedbank“ bei kitiems bankams, turintiems filialų Rytų Europoje, gali tekti susitaikyti su jų kredito reitingų mažinimu.  

Andrius Kubilius

A. Kubilius: pergalių metai bus 2011

Pasak Premjero, 2011 metais ne tik „turime laimėti Lietuvoje vyksiantį Europos krepšinio čempionatą", bet, manoma, atsigaus ir šalies ekonomika.  

Corbis nuotr.

Pakeisti „flyLAL“ pretenduoja kinų „Hainan Airlines“

Šalys, veikiančios ES, būtų suinteresuotos Vilniaus oro uostą paversti tranzitiniu oro uostu tarp Rytų valstybių ir Vakarų Europos šalių.  

V. Putino kalba Davose daugelį nustebino ir net prajuokino

V. Putino kalba Davose: įspėjimas sau ar kitiems?

"Esame išsivysčiusi ir išsilavinusi tauta. Istorija duoda Rusijai unikalią galimybę. Ir jos praleisti mes neketiname." 

Stock.xchng nuotr.

Lietuvos bankai nuteikia santūriam optimizmui

Paskelbti pinigų ir kitų PFI, t.y. bankų ir kredito unijų lapkričio mėn. balansų duomenys ne tokie ir blogi... 

stock nuotr.

Šešėlinė ekonomika - irgi argumentas

Ar tikrai šešėlinės ekonomikos argumentas pagrįstai nuvertinamas kaip neapčiuopiamas? 

Temą atitinkančios įmonės kataloge:


1 2 3 4 5