Prezentacinis vakaras klientams

Prekių ar paslaugų populiarinimui rinkoje padeda betarpiškas bendravimas su potencialiais didmeniniais pirkėjais. Marketingo specialistai visame pasaulyje pastebi, kad ypač geri rezultatai pasiekiami bendraujant su tiksline auditorija (B2B) neformalioje aplinkoje. Sekant pasaulines tendencijas darytina išvada, kad dabartinėje Lietuvos rinkoje vienu iš efektyviausių sprendimų, siekiant įvesti naują produktą ar sustiprinti jau turimą produkto poziciją, yra prezentacinis vakaras, skirtas įtakingiems rinkos dalyviams.

Prezentacinio vakaro scenarijus

Įtakingų rinkos dalyvių atstovai dažnai kviečiami į įvairiausius renginius - tai neatsiejama jų darbo dalis. Vis dėlto, tokių įmonių atstovai gana atidžiai renkasi, kur eiti, o kur ne. Čia prieš konkurentus laimėti padeda geras pasiruošimas ir sugebėjimas nustebinti.

Dauguma tradicinių tokio tipo vakarėlių paprastai turi dvi dalis: tradicinę prezentaciją (oficialioji dalis) ir banketą, skirtą neformaliam bendravimui. Čia reikėtų pastebėti ne vieną trūkumą: susirinkusieji nėra įtraukiami į bendravimą, kiekvienas jų paliekamas likimo valiai, todėl dažnai yra apsiribojama gauta informacija, pasisveikinimais ir vakaras baigiasi. Išlaikyti vakarėlio dalyvių dėmesį ir paskatinti bendravimą padeda įvairūs pramoginiai intarpai ir detaliai apgalvotas, sumania strategija paremtas scenarijus.

Ruošiant scenarijų reikėtų numatyti visą vakaro eigą. Pirmiausia, svečių sutikimas, numatomas vėlavimo limitas. Verta pagalvoti ir apie tai, kaip užimti svečius vėlavimo laikotarpiu. Dažniausiai svečiai vaišinami nealkoholiniais ar lengvais alkoholiniais gėrimais, sustatytais netoli įėjimo arba išnešiojamais padavėjų. Taip pat galima paruošti ir šaltų užkandžių stalą, kad seminaras neprailgtų. Jei renginys vyksta vakare, greičiausiai svečiai įpratę tokiu metu vakarieniauti ir seminaro metu blaškysis dėmesys "kada gi pagaliau baigs kalbėti".

Stipresni gėrimai turėtų stovėti toliau nuo įėjimo. Nuotrauka iš renginio Natali restorane

Po prezentacijos ar seminaro svečių dėmesį padeda išlaikyti įtraukiantis žaidimas ar įdomus renginys. Įdomi edukacinė programa turės didesnį pasisekimą, nei žaidimai, skirti kepenų žalojimui. Pavyzdžiui, pastaruoju metu sparčiai auga maisto gaminimo ir vyno gėrimo kultūra. Šios žinios aktualios ne tik laisvalaikiui, bet ir darbui, bendraujant su panašių pomėgių turinčiais klientais.

Kulinarinei pamokai skiriama nuo 0,5 iki 3 valandų. Trumpoje prezentacijoje galima greitai pristatyti konkretaus maisto gaminimo technologiją, įtraukti į bandymą kelis vakaro dalyvius. Reikėtų iš anksto pasirūpinti pristatomo maisto pusfabrikačiais, kad galutinai juos paruošus galėtų paragauti svečiai.

Kulinaras turi mokėti ne tik gaminti, bet ir bendrauti su auditorija. Jis padeda pakelti svečius nuo stalo ir suburti aplink. Kaip gaminti itališkus raviolli gali pamokyti tik tikras šefas iš Italijos - Gian Luca Demarko (Čiopčiop.lt)! Nuotrauka iš renginio Natali restorane Vilniuje.

Ilgesnis kulinarinis seminaras, skirtas įtraukti visus vakarėlio dalyvius, patiems pabandyti pasigaminti konkretų receptą. Reikėtų pasirūpinti dalinai paruoštais maisto produktais, nes vargu ar kam bus labai įdomu, pavyzdžiui, lupti bulves. Tačiau vieną pasimokyti supjaustyti turėtų būti įdomu. Deja, toks renginys  tinkamesnis  nedidelėms iki 20 - 30  žmonių grupėms, nes sudėtinga paruošti didelį maisto kiekį didesnei auditorijai. Taip pat gali būti problemų, jei tokį renginį darysite ne kulinarinių mokymų studijoje, o tam nepritaikytame restorane.

Vyno degustavimas taip pat įdomus ir naudingas renginys. Jo metu galima susipažinti su konkretaus krašto, regiono, vynuogių vynais. Gauta informacija išplečia akiratį ir padeda bendrauti su aplinkiniais vyno klausimais. Domėjimas vynu verslo pasaulyje yra labai populiarus ir tam tikros žinios padeda užmegzti pirmąjį kontaktą tiek su partneriais, tiek su klientais. Pristatymui skiriama apie 1 - 3 valandos. Prezentacija labiau tinka banketinei aplinkai, kai svečiai sėdi prie staliukų su padėtais degustacijai vynais.

Ispaniško vyno degustacija, kurią vedė Linas Prankevičius iš Vyno centras. Nuotrauka iš renginio Natali restorane Vilniuje

Prezentacijos eiga

Įprasta, kad prie įėjimo svečius pasitinka įmonės vadovybė, projektų vadovai palydi juos iki skirtos vietos. Labai daug vakaro nuotaiką įtakos vedėjas, kuris užims svečius, kol bus laukiama vėluojančiųjų. Deja, kol kas vėlavimo kultūros praktiškai neįmanoma išvengti.

Dažnai svarbu žinoti, kas atvyko į renginį. Tai patogiausia padaryti pasitinkant svečius ir surenkant jų vizitines korteles, surengus kokio nors prizo lošimą. Ant vizitinės arba ant paruoštos kortelės ranka užrašyti kontaktai keliauja į indą, iš kurio vėliau vakaro vedėjas ištrauks laimėtoją. Traukimą geriau padaryti kaip galima vėliau, nes dalį svečių tai gali kiek sulaikyti nuo ankstyvo išėjimo.

Seminaro vedėją pristato vakaro vedėjas. Prezentacijos ar seminaro nereikėtų daryti ilgesnio kaip 0,5 valandos, jei svečiai susodinti, ir 15 - 20 minučių, jei svečiai stovi. Dažniausiai sveikinimo ir padėkos kalbą sako įmonės vadovas, jis arba kitas darbuotojas veda prezentaciją ar seminarą.

Aukščiau aprašyti renginiai leidžia po seminaro ramiai pabendrauti su svečiais.

Po renginių arba prieš juos (jei tai ne kulinarinė pamoka) patiekiami karštieji patiekalai. Banketinio renginio metu patiekalai išnešiojami ant staliukų. Vis dėlto daug daugiau galimybių pabendrauti su skirtingais žmonėmis suteiks atskirai patiekti karštieji patiekalai. Po seminaro ir renginio svečiai atsipalaiduoja, prasideda betarpiškas bendravimas. Prie karštųjų patiekalų, ypač dideniam renginiui, reikėtų pastatyti restorano darbuotojus, kurie galėtų rekomenduoti patiekalus ir juos įdėti.

Karštųjų patiekalų stalas Natali restorane.

Kompanijos vadovai neturėtų skubėti pabėgti iš renginio ir iš jo išeiti tik išėjus svečiams. Laisvo bendravimo metu laiką užima renginio vedėjas, labai tinka rami gyva muzika. Puikų muzikinį foną ir atmosferą sukuria saksofono muzika. Žinoma, jei vakarėlis skirtas daugiau jaunesnio amžiaus svečiams, puikiai tiks ir šiuolaikiniai pop muzikos atlikėjai. Jei publika mišri amžiumi, reikėtų numatyti atskirą salę ar jaukią vietą salėje, kur galėtų susirinkti ramiam bendravimui vyresnė publika ir netrukdytų jaunimui pašėlti.

Vakaro svečiams Natali restorane grojo saksofonistas Tomas Čiukauskas.

Vietos prezentacijai parinkimas

Vienas iš rizikingiausių renginių yra banketinis renginys, kai svečiams numatomos konkrečios vietos. Tikėtina, kad dalis svečių neateis į renginį, todėl likusios laisvos vietos sudaro ne kokį įspūdį. Tačiau būtent išdėstymas staliukais visoje salės erdvėje leidžia pristatyti ilgesnę ir geriau matomą prezentaciją ar seminarą. Verta kviesti didesnį kiekį svečių ir iš anksto susitarti su restoranu, kad atėjus didesniam kiekiui svečių bus paruošti keli papildomi stalai. Dažniausiai maisto net ir didesniam kiekiui svečių užtenka. Atskiro karšto maisto patiekimas tampa privalumu, nes nereikia skaičiuoti konkrečių porcijų. 

Erdvė renginiui turėtų būti daugmaž užpildyta, tačiau ne jokiu būdu ne sausakimša. Kaip minėta, viso vakarėlio metu svečiai - įmonių vadovai - gali būti atskirti į VIP patalpas. Salėje esanti niša labai pravers, kadangi jie vistiek išgirs, kas sakoma prezentacijoje ar seminare.

Salėje geriausia išdėstyti  5-6 vietų apvalius stalus su gana daug laisvos vietos, kad seminaro metu svečiai patogiai, netrukdydami vieni kitiems susėstų prezentatoriaus kryptimi, o vėliau vėl galėtų patogiai išsiskirstyti valgymui.

Natali restorano salė 50-70 vietų. Lektorius puikiai matomas iš visų pusių, lubose įrengti garsiakalbiai leidžia puikiai girdėti viską, kas sakoma.

Maistas prezentacijai

Maisto paruošimui reikėtų skirti taip pat daug dėmesio. Geras maistas paliks daugiau teigiamų emocijų, nei gera prezentacija. Labai svarbu parinkti tinkamą restoraną, turintį daug patirties renginių organizavime. Pavyzdžiui, ruošiant renginį Natali restorane jo savininkė rekomendavo pakeisti meniu atsižvelgiant į ateinančių svečių amžių. Labai pozityviai įvertintas maistas ir gardžiai suvalgytas maistas patvirtino šio sprendimo teisingumą.

Šaltųjų patiekalų stalas serviruojamas nuo pat renginio pradžios. Natali restoranas

Patiekalai banketinio tipo renginyje ir laisvo stiliaus renginyje skirsis. Banketinio, kai yra vieta, kur patogiausia atsisėsti, galimi pjaustomi patiekalai. Tuo tarpu laisvo stiliaus, be stalų renginyje geriau naudoti vieno kasnio sumuštinius.

Karštieji patiekalai turėtų būti patogūs valgyti, nereikalaujantys įnirtingo darbo su peiliu. Tai leidžia net ir banketiniame renginyje negrįžti prie stalo, bendrauti pasitraukus į ramesnę vietą.

Peilio nereikalaujantis nuostabus karštasis lašišos patiekalas Natali restorane banketinio tipo renginyje