Verslo renginių organizavimas: reikia ne milijonų, o fantazijos!

Įsivaizduokite: į Jūsų kompanijos produkcijos pristatymą atvyko ilgai laukti svarbūs verslo partneriai iš užsienio. Arba įmonės vakarėlyje kalendorinių švenčių proga dalyvauja keli potencialūs klientai. Suprantama, kad tokiomis progomis norisi sklandaus ir tiesiog idealaus renginio proceso. Deja, šiais laikais visur skubėdami, matydami krūvas darbų ant stalo, apie verslo renginio organizavimą, tuo labiau apie struktūrą, ne visada susimąstome. Kam galima patikėti šią užduotį?

Kas tai yra ir kam tai reikalinga

Verslo renginiai - tai renginiai, orientuoti į verslo žmones. Priklausomai nuo renginio pobūdžio bei jo tikslų, jie būna mažesni ar didesni, vidiniai ir išoriniai.

• Vidiniai įmonės renginiai paprastai būna nedideli. Tai įmonės šefo gimtadienis, kolegų gimtadieniai, kalendorinių švenčių paminėjimai įmonės kolektyve bei uždaros įmonės šventės kitomis progomis (jubiliejiniai įmonės gyvavimo metai, stambaus kontrakto įvykdymas ir pan.).
• Išoriniai įmonės renginiai - didesni. Tai naujos įmonės produkcijos pristatymas, naujo filialo atidarymas, prezentacijos.
• Masiniai renginiai, kur dalyvauja daugiau nei 500 dalyvių. Tokio masto renginių pasitaiko gana retai. Tuomet didelis dėmesys skiriamas renginio dalyvių saugumui, informacinei medžiagai, operatyviai logistikai.

Verslo renginiai visų pirma reikalingi tam, kad reprezentuotų įmonės įvaizdį. Jie padeda reklamuoti produktus, pritraukti nemažai potencialių klientų. Neformalioje renginių aplinkoje žmonės tampa atviresni vieni kitiems, pradedama lengviau bendrauti, atsiranda naujų pažinčių, kurios gali būti naudingos darbui ir karjerai. Tokį bendravimas, kurio metu galima pristatyti savo įmonės veiklą, dar vadinamas reklama "iš lūpų į lūpas", kuri kompanijų praktikoje pasitvirtina kaip gana efektyvi. Dėl to šiuos renginius galima priskirti vienam iš rinkodaros elementų.

Pavykusio renginio bruožai

Kokybiškas renginys pasižymi šiais bruožais: tinkamos vietos parinkimu, geru vedėju, vientisumu, režisūra, geru meniu sudarymu, nepriekaištingai veikančia technika bei maloniomis smulkmenėlėmis.

Vedėjas. Net 70% renginio sėkmės priklauso nuo jo. Jis turi būti originalus, šmaikštus, greitai orientuotis, mokėti suvaldyti publiką. Tačiau vienas vedėjas viso renginio eigos suvaldyti negali, kaip ir negali būti už viską atsakingas. Jis paprastai tampa pagrindiniu padėjėju verslo renginių organizatoriams. „Idėjas, scenarijų, tekstus kuriu aš, po to su šia medžiaga supažindinu vedėją. Jis tampa kaip dešinioji mano ranka," - sako sako Žiginta Morazienė, renginių organizavimo firmos UAB "Žiginta" direktorė.

Vieta. Graži ir maloniai nuteikianti aplinka turi itin didelį poveikį dalyviams.

Scenarijus ir renginio režisūra. Jie turi būti kruopščiai apgalvoti, suderinti su renginio tema ir tikslais.

Meniu sudarymas. Patiekalų neturi būti per daug, tačiau jie turi būti skanūs ar įmantriai pagaminti. Jei dar žinote dalyvių mėgstamus patiekalus, tuomet Jums bus lengviau parinkti meniu.

Technika. Ji naudojama dėl informatyvumo, tam, kad renginio dalyviai galėtų lengviau ir greičiau suprasti jiems skirtą informaciją. Todėl technika turi netapti kliūtimi, o tik padėti - prieš renginį ji turi būti kruopščiai patikrinta. Tai dažniausiai naudojama kompanijų prezentacijose naujų produktų pristatymuose arba tarptautiniuose renginiuose, kai yra užsieniečių, kuriems reikia pasisakymų vertimo į lietuvių kalbą, kam naudojami ausinukai su kalbų parinktimis ir pan.

Smulkmenėlės. Net ir verslo renginiuose galima prasimanyti įvairių netikėtumų.Tarkime, malonu, kai prie įėjimo į šventės vietą tau užriša kaspinėlį arba moterims įteikia po nedidelę rožę.

Kaip pasirinkti organizatorius?

Šiomis dienomis renginių organizavimo rinkoje konkurencija didelė. Atsirado įvairių, mažesnių ir didesnių įmonių, siūlančių šias paslaugas. Tad kaip pasirinkti sau tinkamą organizatorių, išvengiant papildomų keblumų, pasirinkus ne profesionalus?

Pirmiausia atsižvelkite į savo poreikius, renginio tikslą/tikslus. Susirašykite punktus, kuo tas renginys jums gali būti naudingas, kokie žmonės jums jame svarbūs, ko iš jų bendravimo bus siekiama, ar bus užmezgamos naujos pažintys. Jei taip - kas iš to gali išsirutulioti, kokį dėmesį reikėtų skirti atitinkamiems žmonėms.

Po to įvertinkite  šias paslaugas siūlančių įmonių patirtį. Svarbu, kiek metų dirbta šioje srityje, kokie ir kokio masto, pobūdžio renginiai suorganizuoti. Iš "piršto laužti" renginių neišeitų - galima lengvai išsiaiškinti apie suorganizuotų renginių kiekį ir kokybę. Iš pateiktų renginių sąrašo reikėtų paklausti apie tam tikro renginio detales - kiek ir kokie žmonės ten dalyvavo, koks buvo renginio vedėjas, kokia programa. Gero verslo organizatoriaus darbo iš knygų neišmoksi. Čia 80 % tenka praktikai, tik 20% -  teorijai.

Paprašyti pateikti rekomendacijas. Po to susisiekti su klientais, kuriems buvo suorganizuoti renginiai, paklausti jų nuomonės. Iš pokalbio reikėtų suprasti, ar ši veikla organizatoriui patinka ir kiek patinka, ar jis - srities profesionalas.

Beje, gerai suorganizuoti renginį gali tik mylintys savo darbą specialistai. Jie turi pasižymėti tokiomis savybėmis kaip dideliu iniciatyvumu, energingumu bei mokėjimu palaikyti gerą nuotaiką. "Kodėl pasirinkau tokią profesiją? Nes man patinka dirbti su žmonėmis ir kai reikia suvaldyti didžiulę minią, jaučiu pasitenkinimą tuo. Todėl man asmeniškai didelius renginius vesti įdomiau," - teigia Ž. Morazienė. Pasak jos, ji jau nuo smėlio dėžės organizuodavo vaikams žaidimus, nuo mažens buvo aktyvi įvairios veiklos dalyvė, daug sportavo, penkiolika metų lankė šokius.

Ko reikėtų vengti?

Renginio organizavimo pavedimo kažkuriam iš darbuotojų. „Taip nukenčia to darbuotojo pirmaeilės pareigos ir kai kurie firmos interesai, nes prarandamas laikas. Kai virš galvos kybo didžiulis renginys, darbuotojas dažnai nežino, nuo ko pradėti. Tada jis pasimeta, puola į paniką. Dėl to vienareikšmiškai siūlau šį darbą pavesti verslo renginius organizuojančiai agentūrai. Kiekvienas turi dirbti savo darbą,"- įsitikinusi Žiginta Morazienė, šioje srityje dirbanti jau dešimt metų. Per šiuos metus sukaupta didelė duomenų bazė su įvairiais šou atlikėjais, renginių vedėjais, todėl vadovė gali iš karto pasakyti, kas kokiam renginiui tinka.

Neapgalvoto biudžeto. Norint turėti kokybišką ir įsimintiną renginį, biudžetas turi būti itin gerai apskaičiuotas. Kiekvienu atveju tai susitarimo reikalas su pasirinktu renginių organizatoriumi - priklausomai nuo renginio pobūdžio, dydžio, reikalavimų. Sakykime, už penkis tūkstančius litų didelio kokybiško renginio suorganizuoti nepavyktų. Technikos, salės nuoma, meniu sudarymas, salės papuošimas, mokestis organizatoriui - iš tokių ir panašių bruožų susideda bendra suma. Jei manote, kad geram renginio paruošimui reikės investuoti didelius pinigus, neišsigąskite - šiuo atveju reikia ne milijonų, o fantazijos!

Renginio organizavimui paskirti mažai laiko. Geram verslo renginiui suorganizuoti reikia maždaug trijų mėnesių. Per juos surenkama pakankamai informacijos apie įmonę, suplanuojama, apgalvojama kiekviena, net ir menkiausia detalė.  Pasitaiko ir ekstra atvejų, kurių negali niekas numatyti, sakykime, kai renginio metu, kuris vyksta vakare kai jau tamsu, ima ir išsijungia elektra. Tokiais ir panašiais atvejais gali pagelbėti tik profesionalų patirtis.

Pasitikėjimo trūkumo įmonių organizatoriais. Jei nepasitikima pasirinkto organizatoriaus darbo našumu ar kokybe, vadinasi, įmonės vadovas nesurinko pakankamai informacijos apie jį. Arba pokalbio metu su verslo organizatoriumi nebuvo abipusio įsiklausymo, supratimo ar didelio noro bendradarbiauti. Tam tikrais atvejais abipusį požiūrį formuoja simpatijos.

J. G.

anonsas.lt