Nuotolinio darbo vieta

Nuotolinio darbo organizavime esminė dalis susiveda ne į technines priemones, bet į darbinio režimo motyvacijos palaikymą. Efektyviam nuotolinio darbo moduliui sukurti prireiks modernių ryšio ir konferencijų priemonių, saugaus priėjimo prie kompanijos duomenų ir darbinių įrankių, discipliną užtikrinančių priemonių. Reikia suprasti, kad apie 80+ procentų darbuotojų natūraliai sumažins darbo apimtis nes jiems trukdys buitiniai reikalai, problemos, vaikai. Tuo pat metu nuotolinė darbo vieta yra itin patraukli toms sritims kur darbas apmokamas pagal rezultatą, nereikia reprezentacinių patalpų ir yra efektyvi darbo procesų kontrolės sistema. Nuotoliniu darbo aktualumą ypač suaktyvino koronoviruso pandemija.

Kas gali dirbti nuotoliniu budu

Nuotoliniu būdu pilnu etatu gali dirbti motyvuoti ir gebantys gerai savo laiką organizuoti darbuotojai. Tiems darbuotojams kuriems reikalinga priežiūra biuro sąlygomis darbo našumas sumažėti gali net perpus. Jiem geriau taikyti dalinį laiką dirbant nuotoliniu būdu.
Daug tarptautinių kompanijų kuriose daug darbo galėtų būti atliekama nuotoliniu būdu iki koronoviruso pandemijos retai taikydavo nuotolinį darbą. Tai greičiau būdavo išimtys, nei taisyklė.

Baigęs mokslus Didžiojoje Britanijoje Eduardas įsidarbino tarptautinėje digital agentūroje. Įmonė nuomojasi brangų ofisą Londone centre nežiūrint į tai, kad didžioji dalis darbuotojų galėtų dirbti nuotoliniu būdu. Kai Eduardas sugalvojo grįžti į Lietuvą įmonei buvo naujiena kaip sureguliuoti nuotolinio darbo procesus. Reikėjo susiderinti mokėjimų ir mokesčių klausimus kitoje šalyje, kaip padaryti saugų priėjimą prie duomenų, kaip bendrauti dėl naujų užduočių, kaip organizuoti darbų atskaitomybę. Pasirodo visa tai įmanoma ir gana nesudėtinga ir turima patirtis netgi pravertė kai ofisas ištuštėjo koronoviruso pandemijos metu. Tačiau didžiulis Eduardo privalumas tai didelė motyvacija dirbti ir atlikti skirtas užduotis be papildomos priežiūros. Tuo tarpu neatsakingo požiūrio darbuotojams nuotolinis darbas gali tapti profesiniais spąstais. Ypač jei nuotolinis darbas sudaro didžiąją darbo laiko dalį. Mažėja disciplina, darbo našumas, motyvacija. Reikėtų atsargiai atrinkti tuos kam galima leisti dirbti nuotoliniu būdu ir leisti taip dirbti dalinį laiką.
Pačios patraukliausios sritys kur pasiteisino nuotolinis darbas yra skaitmeninės erdvės darbai. Bene pirmieji pilnai nuotolinį darbą ėmė dirbti programuotojai. Puikiai pilnam etatui nuotolinis darbas tinka turinio kūrėjams, interneto prekybos administratoriams.
Atrodytų duomenų administratoriams šis darbas turėtų tikti, tačiau čia susiduriama su galimomis hakerių atakomis į mažiau apsaugotus namų internetinius tinklus.

Nuotolinis priėjimas prie duomenų

Patogiausia vieta laikyti įmonės duomenis tampa „debesinės" talpyklos. Sprendimų yra įvairių , tai gali būti fizinio serverio talpinimas saugykloje ir gali būti skirta vieta "debesijos" paslaugas teikančios įmonės serveryje. Tiems, kas naudoja didelis duomenų srautus, turi profesionalų serverinį kompiuterį ir stiprų saugos specialistą gali apsimokėti nuomotis vietą fiziniam serveriui saugykloje ir ryšio paslaugas teikiančioje įmonėje. Daugumoje atvejų serveris būna virtualus išskiriant jam vietos dideliame serveryje. Šias paslaugas teikia Amazon, Google Cloud platformos. Yra daugybė kompanijų kurios pernuomoja paslaugas suteikiant priežiūros, instaliacijos, saugos užtikrinimo paslaugas.
Daugybė įmonės veiklos valdymo programų iš karto būna „debesyse" ir nuotolinis vartotojų prisijungimas ne iš biuro prie jų iš karto būna numatytas. Tai CRM ( Customer Relationship Manager - santykių su klientais valdymo) programos turinčios skirtingų teisių pasijungimus darbuotojams. Iš bet kokios vietos darbuotojas gali pasijungti ir pasitikrinti duomenis, istoriją apie klientą, įrašyti pokalbius ir atliktus darbus su klientu. Verta įsigyti projektų valdymo programas. Jose dar papildomos funkcijos kurios leidžia patogiai paskirstyti užduotis, stebėti jų vykdymą ir paskaičiuoti kiekvieno darbuotojo atlikto darbo laiką.
Didžioji dalis buhalterinių programų taip pat būna cloudinės. Darbuotojai pasijungia iš bet kurios vietos ir gali įvesti saskaitas faktūras, pasižiūrėti ataskaitas, susimokėjimus. Dar padeda verslo valdymo programos kurios dažnai būna jau minėtos programos su kiek išplėstais funkcionalumais. Dažnai juose integruotos ar prijungtos personalo valdymo programos.
Mažiau ir nesistemiškai duomenis naudojančioje kompanijoje nuotoliniu būdu padeda duomenų laikymo ir perdavimo aplikacijos kaip Google Drive naudojimas. Ten galima perkelti prezentacijas, tekstinius ir skaičiuoklinius failus, nuotraukas. Perkėlus prie konkrečių failų ar folderių priskiriami įmonės darbuotojai kurie galės taisyti ir papildyti dokumentus.
Ignas dirba didelėje programavimo kompanijoje. Jau trys metai kaip jis keliauja po pasaulį dirbdamas nuotoliniu būdu. Daugiausiai problemų sukelia stabilaus ir saugaus ryšio užtikrinimas naujojoje darbo vietoje. Ryšio kokybė dažnai tampa vienu iš svarbiausių nuomojamo būsto pasirinkimo kriterijų. Taip kaip Ignas ne visada gauna tokią ryšio kokybę kaip žadama su juo pastoviai keliauja stiprintuvai ir wifi įranga. Gana dažnai tenka papildomai užsakinėti ryšio paslaugas, todėl Ignui labiau apsimoka ilgesnį laiką pabūti vienoje vietoje. Visą kitą užtikrina kompanijos sukurtos nuotolinio darbo galimybės. Jos patogios, ištobulintos - labai paprastai pateikiamos darbinės užduotys ir tuo pačiu vykdoma darbo priežiūra ir apskaita.

Nuotolinių pokalbių - konferencijų pravedimas

Darbuotojui reikalinga ne tik priežiūra, bet ir bendravimas su kolegomis. Nuotoliniu būdu dirbant atsiskyrimas nuo bendradarbių aktyvesniems žmonėms yra didelė problema. Taip pat darbuotojai kuriems sunku nuotoliniu budu prisiversti dirbti dar labiau praranda našumą jei su jais nebendraujama ir neįtraukiama į darbinę atmosferą. Techniškai konferencijas pravesti labai nesudėtinga. Anksčiau tai buvo Skype, dabar jį gana sparčiai išstumia kitos konferencinio bendravimo programos. Vieni iš dažniausiai naudojamų yra google aplikacija hangout. Taip pat labai paprasta naudotis zoom.com. Dauguma nuotolinio bendravimo programų turi puikius intuityvaus naudojimo įrankius.

Kiek sudėtingesnė yra pati konferencijos pravedimo technika. Kompanijos turi daug sukurtų technikų ir jų aklai perkelti kitai kompanijai neišeina. Tačiau yra keli bendriniai patarimai kaip nuotolinę bendradarbių konferenciją padaryti efektyvesnę.
*Suteikite konferenciniam bendravimui svarbą - yra kompanijos kurios reikalauja, kad visi konferencijos dalyviai bendrautų stovėdami. Tai priverčia darbuotojus pasitempti. Technologinių darbų darbinę konferenciją pravedant negalima, kad darbuotojai pravedinėtų gulinėdami lovoje ar foteliuke. Tačiau tokios atsipūtusios konferencijos metu gali puikiai tikti kūrybinėje agentūroje kurioje svarstoma kliento kūrybinės reklamos koncepcija. Konferencija su įjungta kamera būtina.
*Neleiskite darbuotojams miegoti - rytinis susirinkimas įprastu laiku prabudins visus miegalius. Vadovas ar moderatorius turi išdėstyti darbines užduotys, gerai, kad kiekvienas konferencijos dalyvis pasidalintų nuveiktais vakar dienos darbais, pasiekimais.
*Visų bendradarbių įtraukimas į bendravimą. Konferencija neturėtų būti vadovo monologas išdėstant užduotis. Turėtų būti bent paklausiama ar visi pokalbio dalyviai suprato užduotis.

Pokalbių programos gana lengvai įvaldomos.

Monika dirba programuotoja startape su biuru Londone, nors fiziškai dirba iš namų Vilniuje. Kiekvieną antradienį iš ryto ( nors jai jau Londono rytas artėja prie pietų) pravedamas grupės susirinkimas. Komanda bendrauja stovėdama, dalinasi savaitės pasiekimais, pokalbio pabaigoje vadovas paskirsto naujas užduotis.  Darbinis bendravimas su kolegomis vyksta dažniausiai kelis kartus per dieną. Pabendrauti tiesiogiai dažnai būna paprasčiau nei susirašyti emailais.Bendravimo langas pastoviai pajungtas ir susirišama momentaliai.

Teisinis nuotolinio darbo reguliavimas

Nuotolinis darbas yra daugiau darbdavio ir darbuotojo susitarimas. Įstatymiškai darbuotojas gali reikalauti dirbti penktadalį darbo nuotoliniu būdu jei yra nėščia, neseniai pagimdžiusi, krūtimi maitinanti darbuotoja. Darbuotojai auginantys vaikus iki 3 metų, vienas auginantis vaiką iki 14 metų arba neįgalų vaiką iki 18 metų. Tačiau ir šiuo atveju darbdavys gali atsisakyti jei įrodo, kad dėl gamybinio būtinumo ar darbo organizavimo ypatumų tai sukeltų per dideles sąnaudas. ( DK 52 str 2 dalis)
Sutartyje turėtų būti nurodytos darbo laiko normos, reikalavimai darbo vietai, suteikiamos darbo priemonės, nustatyta naudojimo tvarka. Darbo laiko apskaitos vykdymo, atsiskaitymo už atliktus darbus tvarka ( DK 52 str 3- 5 d). Taip pat numatoma kaip bus kompensuojamos darbuotojo patiriamos papildomos išlaidos. Darbuotojas pats tvarko darbo laiko apskaitą, bet darbdavys turi teisę stebėti tinkamą pareigų vykdymą nepažeidžiant darbuotojo teisės į privatumą.

Įdarbinimo forma taip pat priklauso nuo susitarimo. Nuotolinis darbas neturi poveikio darbuotojui suteikiamos garantijoms ir teisėms. Tačiau dažniausiai ieškoma priimtiniausio bendradarbiavimo būdo. Labai dažnai nuotoliniai darbuotojai pasirenka individualios veiklos formą.

Ievai dirbusiai Didžiojoje Britanijoje pavyko susitarti dėl darbo nuotoliniu būdu pilnu etatu. Priežastis buvo noras grįžti į Lietuvą. UK įmonė skyrė tą patį biudžetą atlyginimui su UK mokesčiais ir pradžioje buvo bandoma darbintis per tokias tarpininkavimo  paslaugas teikiančią Lietuvos įmonę. Tačiau lietuviški mokesčiai pasirodė tokie, kad atlyginimas į rankas sumažėjo daugiau kaip trečdaliu. Todėl buvo nutarta nuotoliniu būdu teikti paslaugas įforminant bendradarbiavimą su individualia veikla.

Kaip įrengti nuotolinio darbo vietą

Nuotolinio darbo vieta turi būti patogi ir turi būti užtikrintas kokybiškas ryšys. Geriausia parinkti atskirtą nuo bendros erdvės vietą kur netrukdys šeimą ir buitiniai rūpesčiai. Patogus stalas ir krėslas.

Ryšys miesto sąlygomis dažniausiai būna kokybiškas. Tačiau kai kuriais atvejais interneto ryšio kokybė gali būti nepakankama. Tokiais atvejais galima įrengti mobiliojo internetinio ryšio stiprintuvą. Ši įranga leidžia nuotolinio darbo vietą įrengti net ir atokiose vietovėse.

Nuotolinio darbo vieta gali būti įrengta net keliaujant. Net kempingai turi pakankamai gerą interneto ryšį, reikėtų pasirūpinti tik stiprintuvais.

Kaip organizuoti efektyvų nuotolinį darbą

Daugumai nuotolinis darbas tampa tikru iššūkiu. Apie 80 procentų žmonių negali efektyviai dirbti savarankiškai be priežiūros. Svarbu kritiškai įvertinti savo savybes savarankiškam darbui ir jei jų nėra atsisakyti tokios minties arba nuotolinio darbo priežiūrą patikėti kompanijos darbuotojui. net ir savarankiškam žmogui tenka susikurti nuotolinio darbo sistemą. Pasiteisina tokios priemonės:

* sukuriamas griežtas darbinis/poilsio/buitinių darbų režimas. Keliatės nustatytu laiku, rengiatės ir ruošaitės dienai taip kaip į normalų darbą. Prausiatės, pusryčiaujate ir sėdate į darbo vietą. Pietūs nustatomi konkrečiu laiku.

* Atsiribojimas nuo buities. Namų ir buitinių problemų aplink neturi būti. Todėl įsirenkite darbo vietą kur netrukdys šeimos nariai, augintiniai.

* atsiribokite to kas atitraukia dėmesį ir perorientuoja mąstymą kaip žaidimai, bendravimas socialiniuose tinkluose asmeninėmis temomis. Šie užsiėmimai neįtikėtinai įtraukia ir laikas ten prabėga nepastebimai.

*svarbiausius darbus skirtkite darbo dienos pradžiai, tai įtraukia užduočių atlikimui kitam dienos laikotarpiui.

* susiplanuokite konkrečius poilsio ir pramogų laikus. Tokios atsipalaidavimo akimirkos nesugriana disciplinos ir yra puikus motyvatorius aktyviai dirbti.

*dirbti geriau standartinį laiką. Labai negatyviai veikia darbo sustūmimas į laikotarpį prieš projekto pridavimą. Dirbama dieną naktį, pervargstama, prarandama motyvacija, išauga stresas. Toks darbo paskirstymas ypač būdingas programuotojams.

Buvęs programuotojas Gediminas dabar ezoterinių praktikų guru. Profesinė karjera nutrūko po kelerių metų nekontroliuojamo nuotolinio darbo. Užduotys buvo skiriamos mėnesiui, tačiau gediminas matydavo, kad jas galima padaryti per savaitę. Tik tą savaitę dirbant dieną ir naktį. keli projektai pavyko gerai, tris savaitės buvo skirto poilsiui. Tačiau poilsis buvo daugiau beprasmis tinginiavimas žaidžiant žaidimus ir nebuvo kokybiškai pasiilsima. Atėjus darbų periodui nuovargis nbeeleido įsiterpti į darbų terminus, prasidėjo užsakovų spaudimas, augo stresas. Sureguliuoti darbotvarkės Gediminas nesugebėjo, artėjant užsakymo atlikimo terminui augo nenoras ką nors daryti. Prasidėjo įvairios ligos, depresijos, gydytojai diagnozavo nerimo sutrikimą. Galiausiai Gediminas metė programavimą, metėsi į įvairias ezoterines praktikas. Dabar moko kitus atsipalaidavusiai ir visuomeniškai naudingai gyventi. Uždirba penktadalį to ką uždirbtų dirbdamas pagal specialybę programuotoju ir bando save apgaudinėti, kad taip ir turi būti. Viso to pervargimo privedusio prie problemų buvo galima išvengti susidėliojus normalų darbinį grafiką.

Koronovirusas privertė daugybė darbuotojų pereiti prie nuotolinio valdymo. Panašu, kad daug kam patiko dirbti nuotoliniu būdu.

Sergejus Jeriomenko