Informacinės sistemos, skirtos elektroninių dokumentų valdymui, II dalis
2014-04-22 16:16 Peržiūros : 570 SpausdintiTarptautinių standartų reikalavimai informacinėms sistemoms ir jų funkcionalumui
Efektyviam informacinių sistemų funkcionavimui rengiami tarptautiniai standartai, kadangi šiuolaikinių technologijų bazės priklauso nuo detalaus procesų ir terminijos aprašymo. Pasak Adolfo Kaziliūno, standartizavimu galima sukurti bendrą techninę aplinką, įvesti tvarką mus supančiame technikos pasaulyje. Efektyvus standartizavimas yra svarbus veiksnys sudarant konkrečiai apibrėžtą sampratą apie daugelį techninių klausimų. Nesant tinkamai standartizacijos veiklai, naujų sistemų kūrimas gali būti bevertis. Jei nėra suderinamumo ir efektyvios sąveikos net ir pažangiausios sistemos gali netekti reikšmės ir nebūti naudojamos. Todėl galima teigti, jog standartizavimo veikla turi būti sisteminga ir subalansuota.
Standartus visame pasaulyje koordinuoja ir organizuoja kelios organizacijos. Viena iš jų - Tarptautinė standartizavimo organizacija (ISO). Lietuvos Respublika taip pat yra ISO narė - korespondentė. Tarptautinė standartizavimo organizacija (ISO) buvo įkurta 1946 m.. Šios organizacijos pagrindinys uždavinys - rengti tarptautinius standartus, kurie skatintų tarptautinę prekybą bei techninį progresą. Pasak Adolfo Kaziliūno, būtent tokie standartai padeda įveikti techines kliūtis, kurios atsiranda tarp šalių dėl nesuderintų nacionalinių standartų ir vyriausybinių nutarimų. Taip pat tai yra gera priemonė tarptautinei patirčiai akumuliuoti. Svarbu paminėti, kad tarptautinių standartų projektus rengia tarptautiniai komitetai, pakomitečiai bei darbo grupės, kurios veikia įvairiose pasaulio šalyse, o tarp jų yra nuolat palaikomas ryšys.
Lietuvoje standartizacijos veiklą koordinuoja Valdymo reformų ir savivaldybių reikalų ministerijos Lietuvos standartizacijos departamentas, kurio tikslas yra įvesti tvarką įvairiose srityse, nustatant bendruosius nuostatus uždaviniams spręsti. Šio departamento pagrindiniai uždaviniai yra rengti metines standartizacijos darbų programas; organizuoti Lietuvos standartizacijos darbų programas; organizuoti Lietuvos standartų ir kitų standartizacijos dokumentų rengimą, jų tvirtinimą, spausdinimą bei platinimą; kaupti tarptautinį ir Europos normatyvinių dokumentų fondus, koordinuoti tokių dokumentų platinimą laikantis autoriaus teisės normų bei tarptautinių sutarčių, atstovauti Lietuvai tarptautinėse ir Europos standartizacijos organizacijose. Lietuvos standartus rengia standartizacijos technikos komitetai, kuriuos steigia ir tvirtina Lietuvos standartizacijos departamentas. Lietuvos standartais dažniausiai tampa tarptautiniai arba Europos standartai.
Pateikiami tarptautiniai standartai, apibrėžiantys reikalavimus informacinėms sistemoms, skirtoms valdyti dokumentus, bei jų funkcionalumui. LST ISO 15489 - 1 tarptautinį standartą parengė technikos komiteto ISO/TC 46 Information and documentation (Informacija ir dokumentavimas) SC 11 pakomitetis Archives/records management (Archyvų ir (arba) dokumentų valdymas). Šis 15489 tarptautinis standartas susideda iš kelių dalių, turinčių vieną bendrą antraštę Information ir documentation - Records management (Informacija ir dokumentai. Dokumentų valdymas).: Part 1: General (1 dalis: Bendrieji dalykai); Part 2:Guidelines [Technical Report] (2 dalis. Rekomendacijos [techninė ataskaita].
Šiame standarte išdėstomos viešosiose ar privačiose organizacijose parengtų dokumentų valdymo rekomendacijos, skirtos vidaus ir išorės vartotojams. Tokios rekomendacijos skirtos užtikrinti tinkamą dokumentų rengimą, valdymą ir laikymą. Minėtas standartas taikomas bet kokios viešosios ar privačios organizacijos, asmens veikloje, kurio vienas iš uždavinių yra parengti ir išlaikyti dokumentus, parengtų ar gautų dokumentų, nepaisant jų pateikimo būdo ar laikmenos, valdymui. Taip pat teikti rekomendacijas, kurios paaiškina kaip nustatyti organizacijų atsakomybės už dokumentus ir dokumentų valdymo strategijas, procedūras, sistemas, procesus; kaip kurti ir įgyvendinti dokumentų valdymo sistemas, tačiau neapima archyvinių dokumentų valdymo archyvinėse institucijose. Dokumentų valdymas šiame standarte aiškinamas, kaip vadybos sritis, apimanti veiksmingą ir sisteminę dokumentų rengimo, gavimo, išsaugojimo, priežiūros, naudojimo ir disponavimo jais kontrolę, įskaitant veiksmus, susijusius su veiklos įrodymų ir informacijos apie veiklos sritis bei sandorius fiksavimu dokumentuose. Informacinė sistema aiškinama, kaip įstaiga ar programinė priemonė, užtikrinanti dokumentų atranką, įsigijimą ir išsauogjimą, jų prieinamumą ir dokumentų naikinimo patvirtinimą.
ISO 15489 - 1 tarptautiniame standarte pateikiama dokumentų valdymo nauda, norminamosios aplinkos reikalavimai, politika ir atskaitomybė, dokumentų valdymo reikalavimai, dokumentų valdymo sistemų projektavimas ir kūrimas, dokumentų valdymas ir kontrolės priemonės. Analizuojant dokumentų valdymo naudą, juose esanti informacija yra vertingas išteklius ir su tam tikra verte susijęs turtas, todėl labai svarbus yra sisteminis požiūris, norint apsaugoti ir išsaugoti reikalingus dokumentus kaip veiklos įrodymą. Naudojantis dokumentų valdymo sistema galima daug lengviau valdyti įstaigose esančius dokumentus, sužinoti apie įstaigos veiklą, užtikrinti atskaitomybę suinteresuotiems asmenims. Taigi dokumentai įstaigai, organizacijai ar privačiam asmeniui suteikia galimybę efektyviai ir atsakingai veikti nustatyta tvarka, nuosekliai bei teisėtai teikti paslaugas bei įforminti veiklos politiką ir valdymo sprendimų priėmimą. Taip pat palengvina tinkamą veiklos atlikimą, užtikrina veiklos tęstinumą, padeda laikantis įstatymų ir kitų teisės aktų, dokumentais galima naudotis kaip apsaugos priemone. Svarbu, kad visos organizacijos nusistatytų normatyvinę aplinką, kuri įtakoja jų veiklą. Tokią aplinką sudaro įstatymai, teismų praktika, teisės aktai, kurie reglamentuoja konkrečias valdymo sritis bei bendrą veiklos aplinką; privalomosios veiklos taisyklės; savanoriškai taikomi geros praktikos, elgsenos bei profesinės etikos kodeksai.
Norint įgyvendinti tinkamą ir išsamią dokumentų valdymo programą, kuri nustatytų, kokie dokumentai turėtų būti rengiami kiekvienai veiklai ir kokią informaciją į tokius dokumentus yra būtina įtraukti; apibrėžtų dokumentų parengimo formą; nustatytų metaduomenis (metaduomenys šiame standarte aiškinami, kaip duomenys, nusakantys dokumento aplinką, turinį, sandarą ir jų valdymą per laiką); reikalavimai, dokumentų paieškai ir naudojimui. Svarbus išlieka dokumento autentiškumas, patikimumas, vientisumas bei tinkamumas naudoti. Dokumento autentiškumas privalo būti įrodytas. Kalbant apie patikimumą, patikimimas dokumentas yra toks, kurio turiniu galima pasitikėti. Dokumentas vaidinamas vientisu, kai jis yra užbaigtas ir nebepakeičiamas. Tinkantis naudoti dokumentas yra toks, kurį galima nustatyti, surasti, pateikti bei suprasti.
Dokumentų valdymo sistemų savybės yra panašios kaip ir pačios dokumento savybės. Sistemos privalo būti patikimos, galėtų fiksuoti visus su atitinkama veikla susijusius dokumentus; dokumentų tvarkymas turi atspindėti dokumentų rengėjų veiklą; dokumentai turi būti apsaugoti nuo nenumatymo pakeitimo ar neteisėto disponavimo; turi būti pirminiu informacijos apie dokumentą šaltiniu; privalo užtikrinti prieigą prie reikalingų dokumentų ir susijusių metaduomenų. Dokumentų valdymo sistema turi prisitaikyti prie veiklos kintamumo, tačiau nekeisti joje esančių dokumentų savybių. Sistemos taip pat turi būti vientisos, išsamios, sistemingos, valdomos, laikantis nustatytų reikalavimų.
Standarte aptariamas dokumentų valdymo sistemų kūrimas ir įgyvendinimas. Kuriant tokias sistemas svarbu atsižvelgti į su dokumentais susijusių veiksmų dokumentavimą, fizinio saugojimo laikmeną ir apsaugą, valdymas, turi būti paskirstytas, tai reiškia, jog turi būti užtikrintos alternatyvios dokumentų saugojimo vietos. Taip pat minimas sistemos ir dokumentų konvertavimas bei perkėlimas, prieiga prie dokumentų, paieška, naudojimas, saugojimas bei sprendimų priėmimas. Minint dokumentų valdymo ir kontrolės priemones, standarte aptartas dokumentų valdymo sistemoje laikytinų dokumentų nustatymas, t.y. kokie dokumentai turėtų būti įtraukti į dokumentų valdymo sistemą, taip pat dokumentų saugojimo laiko nustatymas; dokumentų įtraukimas į dokumentų valdymo sistemą; dokumentų registravimas, kurio pagrindinis tikslas yra pateikti įrodymus, kad dokumentas buvo parengtas ar įtrauktas į dokumentų valdymo sistemą; veiklos sričių klasifikavimas, kuris veiksmingai padeda vykdyti dokumentų valdymo veiklą; dokumentų saugojimas ir tvarkymas, tai reškia, jog dokumentai turi būti saugomi tokioje laikmenoje, kurioje jie išliktų autentiški, patikimi, kad būtų galimas jų naudojimas ir išsaugojimas visą reikalingą laiką. Toks pats principas išlieka ir elektroninių dokumentų valdymo sistemoms. Jos privalo būti sukurtos taip, kad dokumentai išliktų prieinami, autentiški, patikimi, galimi naudoti net ir keičiant sistemą. Svarbi prieiga prie dokumentų ir jų sekimas. Organizacijos turėtų turėti tam tikras nuostatas, kuriose būtų reglamentuota kas, kada ir kokiomis sąlygomis gali turėti prieigą prie dokumentų. Dokumentų sekimu siekiama užtikrinti jų paiešką, užkirsti kelią dokumentų praradimui, stebėti jų naudojimą ir išlaikyti galimybę nustatyti atskirų dokumentų originalus. Prieš naikinant dokumentus reikia gauti leidimą tai daryti. Negalima naikinti dokumentų, kurie yra susiję su neužbaigtais tyrimais, naikinimas turi būti toks, kad būtų išsaugotas dokumentuose esančios informacijos konfidencialumas. Svarbu, kad dokumentų valdymo veiksmus ir dokumentų valdymo sistemas aprašantys dokumentai atitiktų teisinius, organizacinius ir techninius reikalavimus. Apibendrinus, galima pasakyti, jog dokumentų savybės yra panašios su informacinių sistemų savybėmis, jos kaip ir dokumentai privalo būti patikimos, saugios, fiksuojančios organizacijoje su dokumentais atliktus veiksmus visą reikalingą laiką bei prisitaikyti prie veiklos kintamumo.
Efektyviam darbui su informacine sistema, reikalingi dokumentų valdymo procesų reikalavimai. Tokius reikalavimus apibrėžia tarptautinis standartas LST ISO 23081 - 1 ir LST ISO 23081-2:2009. Standartas LST ISO 23081 - 1 Informacija ir dokumentai - Dokumentų valdymo procesai - Dokumentų metaduomenys - 1 dalis: Principai (angl. Information and documentation - Records management processes - Metadata for records, Part 1: Principles) apibrėžia dokumentų valdymo metaduomenų palaikymo ir valdymo principus. Lietuvos standartizacijos departamentas mini, jog tokie principai yra nuolat taikomi dokumentams ir jų metaduomenims bei visiems juos veikiantiems procesams, bet kuriai sistemai, kurioje jie egzistuoja ir bet kuriai už jų valdymą atsakingai organizacijai.
Standartas LST ISO 23081-2:2009 Informacija ir dokumentavimas. Dokumentų metaduomenų valdymas. 2 dalis: Koncepcijos ir realizacijos klausimai (angl. Information and documentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues) nustato apibrėžtų metaduomenų elementų struktūrą, atitinkančius ISO 23081-1 standarto principus bei įgyvendinimą. Pagrindiniai metaduomenų elementai susideda iš turinio informacijos, kuri apibūdina intelektualią elektroninių dokumentų teikiamą informaciją, tokią kaip tematiką ar žanras; konteksto informacijos, kuri apibūdina veiksmus, atliktus su dokumentu; bei struktūros informacijos, kuri apima formalius ryšius tarp elektroninių dokumentų bei jų atskirų struktūrnių dalių. Šios specifikacijos tikslai yra sudaryti standartizuotą dokumentų aprašymą, suteikti bendrą supratimą užfiksuotų taškų sumavimui, kad būtų užtikrinta dokumentų sąveika ir aktuali dokumentų informacija tarp informacinių sistemų bei sudaryti sąlygas ir nustatyti standartus pagal kuriuos galima pakartotinai valdyti dokumentų metaduomenis keičiant sistemas. Be to, ji nurodo lemiamus sprendimo momentus, kurie turi būti apsprendžiami ir įtvirtinami dokumentuose, įgyvendinant dokumentų metaduomenų valdymą. Tuo siekiama nustatyti pagrindines problemas, kurias bandoma išspręsti įgyvendinant dokumentų metaduomenų valdymą; nustatyti ir paaiškinti įvairius būdus, kaip tas problemas išspręsti, nustatyti skirtingus kelius, priimant sprendimus ir pasirenkant metaduomenų valdymą.
Galima daryti išvadą, jog šis pateikia standartizuoto dokumento aprašymo reikalavimus, tam, kad būtų užtikrinta dokumentų sąveika, pakartotinas dokumentų metaduomenų valdymas tarp informacinių sistemų arba keičiant sistemas. Taigi dokumentų valdymo ir informacinių sistemų veikimas yra tarpusavyje susijęs.
Informacinių sistemų funkcionalumo atžvilgiu labai svarbus būtų tarptautinis standartas ISO 16175, kurį sudaro trys dalys. Šis standartas nustato pagrindinius funkcinius reikalavimus bei principus, kurie nustato dokumentų valdymą elektroninėje erdvėje. Standarte apibrėžiama kaip dokumentų valdymas atsispindi informacinėse sistemose. ISO 16175-1:2010 Informacija ir dokumentavimas - Principai ir funkciniai reikalavimai dokumentams elektroninėje biuro aplinkoje. - 1 dalis: Apžvalga ir pagrindiniai principai. (angl. ISO 16175-1:2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 1: Overview and statement of principles). Taprtautinis standartas 16.175-1 nustato pagrindinius principus ir funkcinius reikalavimus naudojamus programinei įrangai kurti ir valdyti dokumentus elektroninėje biuro aplinkoje. Jis yra skirtas būti naudojamas kartu su ISO 16.175-2 ir ISO 16.175-3.
Tarptautinis standartas 16.175-1 nustato geros praktikos pagrindinius principus, įgyvendinimo gaires, standarte nustatomos rizikos rūšys ir galimos priemonės sumažinti riziką, kuriomis siekiama sudaryti sąlygas geriau valdyti dokumentus organizacijose; gerinti galimybes, kad būtų laikomasi teisės aktais nustatytų įgaliojimų (pavyzdžiui, duomenų apsaugos ir privatumo); užtikrinti efektyvų dokumentų valdymą (pavyzdžiui, atskaitomybės, skaidrumo ir didesnio paslaugų teikimo); didinti bendrą informuotumą apie automatinį dokumentų valdymo pajėgumą per pagrindinius principus, sklaida ir maksimaliai padidinti kryžminio jurisdikcijos nuoseklumą dėl funkcinių reikalavimų dokumentų valdyme, kad pasaulio archyvai, apskaitos registrų ir informacijos valdymo bendruomenės kalbėtų vienu balsu. Pažymėtina, jog šiame standarte pateikiama efektyvaus valdymo praktika, išvardinamos rizikos rūšys, kurių nustatymas palengvina dokumentų valdymą elektroninėje biuro aplinkoje.
Tarptautinis standartas 16175-2:2010 Informacija ir dokumentavimas - Principai ir funkciniai reikalavimai dokumentams elektroninėje biuro aplinkoje. - 2 dalis: Skaitmeninių dokumentų valdymo sistemų gairės ir funkciniai reikalavimai. (angl. ISO 16175-2:2011 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems). Šis standartas yra taikomas produktams, kurie paprastai vadinami "elektroninių dokumentų valdymo sistemos" arba "įmonės turinio valdymo sistemos". Jį galima būtų sieti su Europos komisijos parengtais MoReq reikalavimais, kadangi abi specifikacijos apibrėžia elektroninių dokumentų valdymo sistemų reikalavimus. Standartas 16175-2:2011 naudoja terminą skaitmeninių dokumentų valdymo sistemų terminą toms programinėms įrangoms, kurių pagrindinė funkcija yra dokumentų tvarkymas. Ja nesiekiama nustatyti reikalavimus dokumentamns. Skaitmeniniai objektai, sukurti elektroninio pašto, tekstų apdorojimo programa, skaičiuoklės ir vaizdavimo programų (pavyzdžiui, tekstiniai dokumentai ir nejudantys arba judantys vaizdai), pripažįstami turintys vertę ir yra valdomi per skaitmeninių dokumentų valdymo sistemas, kurios atitinka funkcinius reikalavimus, nustatytus ISO 16175-2:2011. Skaitmeninių dokumentų valdymo sistemų dokumentai gali būti saugomi įvairiais skirtingais formatais, bei gali būti valdomi hibridinių dokumentų masėje, apimant tiek skaitmeninius, tiek neskaitmeninius elementus.
Tarptautinis standartas 16175-2:2011 nebando įtraukti reikalavimų, kurie nėra būdingi, ar būtini, dokumentų valdyme, pavyzdžiui, bendra valdymo sistema ir projektavimo reikalavimai. Ji apima bendrus visų programinės įrangos programų reikalavimus, pavyzdžiui, veiklos, mastelio ir praktiškumo. Atsižvelgiant į tikslinę auditoriją standarte 16175-2:2011, daroma prielaida, kad reikia žinių apie projektavimo specifikacijas, viešuosius pirkimus ir vertinimo procesų lygį, todėl šie klausimai yra įtraukti į tarptautinį standartą 16175-2:2011.
Taprtautinis standartas 16175-2:2011 nesuteikia ilgalaikio skaitmeninių dokumentų išsaugojimo principų, šis klausimas turi būti sprendžiamas atskirai per specialią sistemą, skaitmeninio išsaugojimo ar skaitmeninio archyvavimo strateginiu lygiu. Jie turi būti vertinami atsižvelgiant į specifinės migracijos ir konversijos plano lygmenis. Vis dėlto pripažįstama, kad reikia išlaikyti dokumentus tol, kol jie yra reikalingi, o į potencialius formato senėjimo klausimus reikia atsižvelgti taikant funkcinius reikalavimus.
Taigi, standartas 16175-2:2011 formuluoja skaitmeninių dokumentų valdymo sistemų funkcinių reikalavimų rinkinį. Šie reikalavimai taikomi nepriklausomai nuo to, kurioje terpėje jie buvo sukurti ir / arba saugomi. Reikalavimai yra skirti apibrėžti procesus ir skaitmeninių dokumentų valdymo sistemų nustatymo ir dokumentų valdymo reikalavimus, nustatyti dokumentų valdymo funkcijas, kurias reikia įtraukti į sistemų projektavimo specifikacijas, kai yra kuriamos, perdaromos ar perkamos skaitmeninių dokumentų valdymo sistemų programinės įrangos, peržiūrėti dokumentų valdymo funkcionalumą arba įvertinti esamą skaitmeninių dokumentų valdymo sistemos atitiktį.
Tarptautinis standartas 16175-3:2010 Informacija ir dokumentavimas - Principai ir funkciniai reikalavimai dokumentams elektroninėje biuro aplinkoje. - 3 dalis: Dokumentų verslo sistemų gairės ir funkciniai reikalavimai (angl. ISO 16175-3:2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems). Šis 16175-3:2010 standartas nurodo bendruosius dokumentų tvarkymo reikalavimus ir gaires, tinkamas dokumentų identifikavimui ir valdymui verslo veikloje, sudaromas per verslo sistemas. Šios gairės padeda suprasti procesus ir reikalavimus nustatant ir valdant verslo sistemų dokumentus, plėtoti dokumentų funkcionalumą reikalavimus, įvertinti dokumentų valdymo pajėgumus siūlomus individualiai arba verslo sistemos programinėse įrangose bei peržiūrėti dokumentų funkcionalumą arba įvertinti, ar laikomasi esamų verslo sistemų reikalavimų. Standartas 16175-3:2010 nustato reikalavimus dėl dokumentų eksportavimo į sistemą, kai galimas ilgalaikis veiklos arba dokumentų migracijos į kitas sistemas išsaugojimas, tačiau jame nėra tiksliai nurodomi ilgalaikio skaitmeninių dokumentų išsaugojimo reikalavimai.
Šis tarptautinis standartas 16175-3:2010 nėra taikomas dokumentų valdymui labai integruotose programinės įrangos aplinkose. Šis standartas nenurodo bendro sistemos valdymo, nei projektavimo reikalavimų, pavyzdžiui, praktiškumo, ataskaitų rengimo, sistemos administravimo ir našumo. Standartas taip pat nenurodo reikalavimų besivystančioms projektavimo specifikacijoms, pirkimo ir vertinimo procesams.
Apibendrinant pasakytina, jog nagrinėti tarptautiniai standartai nustato dokumentų valdymo reikalavimus ir gaires, kurios palengvina informacinėse sistemoje esančių dokumentų valdymą, padeda taikyti nustatytus teisės aktus, kad dokumentai išliktų autentiški, patikimi ir išsaugoti visą jų naudojimo organizacijoje laikotarpį. Išanalizavus tarptautinius standartus, kurie nustato pagrindinius dokumentų ir informacinių sistemų valdymo reikalavimus, matyti, jog efektyviam ir sklandžiam informacinių sistemų funkcionavimui, ypatingai svarbūs sistemiški ir įstatymais bei teisės aktais paremti dokumentų valdymo procesai. Informacinė sistema turi būti tokia pat patikima kaip ir dokumentas, užtikrinantis organizacijų veiklos procesus bei atliekanti saugumo užtikrinimo, paieškos, kontrolės funkcijas.
Komentuokite ir vertinkite!
Norėdami komentuoti ir vertinti - prisijunkite arba Registruokitės!