Renkamės kompiuterius įmonei – ką vertėtų žinoti

Tinkamos techninės įrangos verslo užduotims atlikti  pasirinkimas gali tapti nelengvu galvosūkiu. Be kompiuterinės technikos šiandieniniame versle išsiversti neįmanoma, o efektyvus jos pritaikymas įmonės poreikiams bei finansinėms galimybėms nėra paprastas procesas.

Siekiant aprūpinti kompiuteriais verslo subjektą, kaip ir perkant AK namams, svarbu tinkamai pasverti darbus, kurie bus dirbami. Daugeliu atveju biuro kompiuteriams nereikia didelių techninių pajėgumų, nes dokumentų redagavimui pakanka ir vidutinės galios sistemų. Kita vertus, daugiau investuoti bei galingesnę įrangą pirkti vilioja viltis tokiu būdu sumažinti jos nuvertėjimą bei nukelti kompiuterių ūkio atnaujinimo darbus į kuo tolimesnę ateitį. Sprendimų reikia priimti nemažai, tad pabandysime padėti nepasiklysti apsisprendžiant, kokių gi kompiuterių verslui reikia, į ką atsižvelgti juos įsigijant.

Staliniai ar nešiojamieji

Pastaruoju metu vis daugiau kalbama apie augantį nešiojamų kompiuterių populiarumą. Rinkos specialistai prognozuoja, kad iki 2011 metų nešiojamiesiems tenkanti pasaulinės kompiuterių rinkos dalis pasieks 66%. Namų vartotojų sektoriuje nešiojami modeliai stalinius jau užtikrinai lenkia, tačiau verslas lieka ištikimas staliniams kompiuteriams.

Nesunku suprasti kodėl - visų pirma, jei nėra poreikio kompiuterį transportuoti, staliniai modeliai yra pigesni bei užtikrina geresnę spartą už tas pačias lėšas. Be to, tradiciškai staliniai AK laikomi patikimesniais - komponentai juose ne taip suspausti, mažiau kaista. Stalinius kompiuterius lengva atnaujinti ar pakeisti sugedusias jų dalis kitomis, tuo tarpu nešiojamųjų kompiuterių atveju tai ne taip paprasta, jiems būdingesnis architektūrinis uždarumas, dalys brangesnės.

Žinoma, nešiojami kompiuteriai nepakeičiami ten, kur mobilumo tikrai reikia - aktyvių pardavimų atstovams, dažnai keliaujantiems vadovams, namuose didelę dalį laiko dirbantiems darbuotojams. Tokiais atvejais darbo vieta, galbūt - ir su "docking station" uostu, biure gali būti, bet pats kompiuteris, žinoma, turi būti nešiojamas. Svarbu tik tinkamai įvertinti tai, jog informaciją nešiojamuose kompiuteriuose reikia tinkamai apsaugoti - jie gal būti pavogti, tad būtinas informacijos kietajame diske kodavimas, apsauginių užraktų naudojimas kuomet dirbama biure.

Kita silpnoji vieta - belaidžio tinklo posistemės, kuriomis dažnas nešiojamasis dabar ginkluotas - siekiant visiško verslo informacijos saugumo tikslingiau visgi naudoti tradicinį laidinį duomenų perdavimo būdą. Belaidžio tinklo apsaugos algoritmai tobulėja, bet visi jie įveikiami.

Numatoma nauda

Prieš imantis kompiuterių ūkio atnaujinimo ar naujų pirkimo svarbu apžvelgti verslo tikslus bei pasverti, kokią naudą jis galėtų duoti. Daugeliu atveju prieisite išvados, kad kompiuterių atnaujinimas tikslingas siekiant sumažinti einamųjų užduočių atlikimo kaštus, pagerinti klientų aptarnavimą, didinant darbo efektyvumą arba imantis su IT susijusios veiklos apskritai.

Prieš imantis techninių specifikacijų svarbu ir apžvelgti esamą techninę baze -suderinamumas su ja itin svarbus. Jei yra sistemų suderinamumo problemų, tikslinga paskaičiuoti, kiek kainuos jas išspręsti. Gal paaiškės, jog paprasčiau pakeisti visą įrangą biure, nei vargti derinant tai, kas tarpusavyje nedera.

Taip pat svarbu įvertinti ne tik esamus poreikius, bet ir atsižvelgti į perspektyvą, galimybes plėsti kompiuterių ūkį, tobulinti įrangą, jei, tarkime, darbuotojų skaičius imtų didėti. Šios srities teoretikai teigia, kad kompiuteriai tampa netinkami verslo reikmėms po trijų-penkių metų naudojimo nes jie tiesiog neatitinka naujos programinės įrangos keliamų reikalavimų. Jei planuojate laikui bėgant dalies įrangos atsisakyti, į planus įtraukite ir jos sunaikinimo kaštus.

Techniniai parametrai

Techninių būsimų kompiuterių parametrų parinkimą bei konkursinių pasiūlymų peržiūrą tikslinga atlikti drauge su už IT ūkį įmonėje atsakingu asmeniu. Jo kompetencijoje turėtų būti žinoti, kaip artimiausiu laiku keisis verslui aktualios programinės įrangos versijos, kokie konkretūs parametrai svarbūs vienoms ar kitoms užduotims.

Vargu ar galima parengti optimalaus kompiuterio verslui aprašymą, tad pabandysime duoti keletą bendresnio pobūdžio patarimų, kurie galėtų būti naudingi ilgesnėje perspektyvoje.

Visų pirma, svarbu priderinti kompiuterius prie atliekamų darbų tipo. Dizainerio ar vaizdo montuotojo sistema niekuomet neturėtų būti tokių pačių parametrų kaip ir vadybininko kompiuteris - jei visiems minėtiems darbuotojams skirsime silpnus kompiuterius, dizaineris ir montuotojas tikrai nebus patenkinti, na o jei visus apginkluosime našiomis sistemomis - veltui išmesime lėšas vadybininko atveju, nes galingo AK jam nereikia. Taigi, pradėti reikėtų nuo esamų bei būsimų darbo vietų sąrašo čia pat išskiriant, kas kiekvienai iš jų svarbu. Esant galimybei galima išklausyti ir darbuotojų pasiūlymų - savo srities profesionalai dažniausiai puikiai žino, kokia sistema tenkintų jų poreikius.

Nepriklausomai nuo poreikių, 2008 metais komplektuojamame verslo kompiuteryje turėtų būti bent 512 MB operatyviosios atminties bei 2 GHz taktinio dažnio pagrindinis procesorius. Kiti parametrai labiau priklauso nuo konkrečių užduočių. Verta išskirti ypatingą monitorių svarba - jiems taupyti nereikėtų, nes keitimo kaštai dideli, o ir ergonominiai reikalavimai nemaži. Patikimumą svarbu įvertinti renkantis ir kitus komponentus, drauge su kaina jis turėtų sudaryti svarbiausių techninės įrangos atrankos kriterijų porą.

Jei drauge su įprastiniais kompiuteriais planuojama pirkti ir tarnybinę stotį (serverį), kuri palengvins keitimąsi informacija su klientais bei įmonės viduje, svarbu netaikyti jai tų pačių reikalavimų kaip ir biuro sistemoms. Nepertraukiamas tarnybinės stoties darbas itin svarbus, tad tikslinga investuoti į modelį, kuriame daugelį komponentų bus galima keisti sistemos neišjungiant. Nepigiai kainuos, bet investicijas veikiausiai pateisins ir moderni atsarginių kopijų sistema, užtikrina fizinė tarnybinės stoties apsauga atskiroje patalpoje ar spintoje. Jei vidiniai IT personalo resursai riboti, tarnybinės stoties atveju tikrai verta apsvarstyti paslaugų bei įrangos nuomos galimybe. Tokiu atveju dėl įmonės tinklo darbo galėsite būti ramūs.

Pirkimas ar nuoma?

Kompiuterinės įrangos nuoma sparčiai populiarėja, daugėja jos paslaugas siūlančių įmonių. Jos aiškiai nurodo tokio įrangos naudojimo būdo privalumus, tačiau jis, kaip ir kompiuterių pirkimas, turi tiek teigiamų, tiek ne visuomet priimtinų aspektų.

Kompiuterių pirkimas patogus tuo, jog įmonė nesusaistoma ilgalaikiais įsipareigojimais, pasikeitus aplinkybėms galima IT ūkį greitai iš pagrindų restruktūrizuoti. Investavimas į IT taip pat gali būti tikslingas siekiant efektyviai panaudoti pajamas vidinėms investicijoms. Trūkumų taip pat nemažai - ženkliausiais iš jų yra tai, kad reikia iškart sumokėti visą perkamos įrangos vertę, tokiu būdu varžant apyvartines lėšas. Kompiuteriai sparčiai sensta ir jei jie buvo pirkti tenka rūpintis senų sistemų sunaikinimu, sugedus - keisti dalis bei remontuoti, taigi, būtinas IT personalo dalyvavimas, atsiranda papildomų organizacinių sunkumų.

Kompiuterių nuoma patogi tuo, jog įrangos kaštai padalijami konkrečiam laikotarpiui, jie yra lengvai prognozuojami bei ne taip ženkliai įtakoja apyvartinių lėšų srautus. Taip pat sumažėjo ir administravimo, senų kompiuterių pašalinimo rūpesčiais bei kaštai - jie gula ant nuomą siūlančios įmonės pečių. Daug vargo nusimeta ir neliekant poreikio išlaikyti IT prižiūrinčių darbuotojų darbo vietas, investuoti į jų kompetencijos kėlimą. Sumažėja veiklos rizika, nereikia kompiuterinės technikos apskaityti įmonės balanse - jos savininku lieka nuomotojas.

Nuoma itin paranki tuomet, jei gedimo atveju norima jį pataisyti maksimaliai sparčiai. Nereikia laukti kol įmonės IT specialistai spręs problemą ar keis sugedusias dalis - nuomojančioji bendrovė gali tiesiog pastatyti laikiną darbo vietą arba sutvarkyti problemas greičiau nes tame specializuojasi. Be to, nuomojama įranga suderinama tarpusavyje - pavyzdžiui, nereikia vargti svarstant, kaip gi sujungti naujai suformuotą skyriaus potinklį su įmonės tinklu, į tai papildomai investuoti.

Tarp galimų trūkumų - dažniausiai visgi kiek didesnė bendra kaina, ne visuomet sklandus nuomotojo ir įrangos nuomininko bendradarbiavimas. Problemų administraciniuose reikaluose padeda išvengti kruopštus paslaugos tiekėjo pasirinkimas.

Vakarų rinkose ima ryškėti tendencija, kad kompiuterių pirkimą dažniau renkasi smulkus bei itin stambus verslas. Pirmuoju atveju išlaidos nedidelės, galimų problemų irgi mažiau, antruoju - jau apsimoka išlaikyti atskirą padalinį, kuris prižiūri IT ūkį. Tuo tarpu stambesnės smulkios bei vidutinio dydžio įmonės vis dažniau renkasi įrangos nuomą kaip patogią alternatyvą tradiciniam pirkimui.

Patirties analizė

Jei kompiuteriai įmonės veikloje labai svarbūs, jų ūkio priežiūrai galima taikyti ir kitose veiklos srityse naudingą taktiką - po rimtesnių pokyčių parengti vadinamąjį „ko išmokome" dokumentą, kuriame būtų surašyti esminiai įrangos keitimo ar įsigijimo aspektai: nenumatytos problemos, suderinamumo bėdos, ar įranga atitiko poreikius, jei ne - kodėl. Jei įmonėje veikia nuosekli patirties dokumentavimo sistema, tokie užrašai gali būti itin naudingi prireikus dar kartą kompiuterinę techniką pirkti ar atnaujinti. O tai daryti, deja, tenka gana dažnai - sparnuotoji DOS komandinės eilutės laikų frazė „kompiuteris septyniems metams" šiame technologijų amžiuje negalioja.

Vygintas Kunigėnas