Kokybiška vadyba be (vadybos ir kaštų) apskaitos? Ji paprasčiausiai negalima!

Deja, tik retos įmonės vadybos personalas patenkintas informacija, kurią gauna apie vadovaujamą veiklą ir joje dirbančių darbuotojų darbą. Kur kas dažniau vadovams trūksta patikimos informacijos, kuria remdamiesi jie galėtų drąsiai priimti reikalingus verslo vadybos sprendimus. Kita vertus, daugelis vadovų vargsta su daugybe jiems nereikalingų duomenų, kuriuos gauna iš įvairių padalinių, taip pat ir buhalterijos darbuotojų. Kaip vadovai galėtų efektyviai išspręsti itin svarbius informacinio aprūpinimo klausimus, kad galėtų efektyviai vadovauti verslui, aptarsime šioje publikacijoje.

Atrodytų, kiekvienam savaime suprantama, kad norint priimti teisingą ir racionalų verslo vadybos sprendimą, būtina turėti tinkamai parengtą kokybišką informaciją. Tačiau daugelio įmonių vadovai nesugeba pasiekti, kad jie ir jiems pavaldūs žemesnės grandies vadovai būtų aprūpinami reikalinga patikima informacija. Viena tokio nesugebėjimo priežasčių - didžiąją dalį informacijos apie įmonės ir jos padalinių vykdomą veiklą tam tikrais būdais formuoja įmonės buhalterinės apskaitos sistema, kurios veikimo principų ir taikomos metodikos vadovai dažniausiai neišmano. Todėl šią sritį atidavę tvarkyti išimtinai buhalteriams, vadovai paprastai „nusiplauna rankas" ir galiausiai patys nukenčia. Vadybos poreikiams tenkinti skirtą vadybos ir kaštų apskaitą kol kas išmano retos įmonės apskaitos specialistai. Tad jos neišmanydami dažnai suformuoja vadovams skirtą informaciją visiškai nemokšiškais būdais, todėl tokia informacija neretai iš tikrųjų tėra mažaverčiai (kartais beverčiai ar net žalingi) duomenys. Vadovai pernelyg pasitikėdami savo buhalteriais ir visiškai nesidomėdami apskaitos sritimi naiviai tikisi iš jų gauti reikalingos informacijos ir galiausiai lieka apgauti. Suprantama, vadybos ir kaštų apskaitos neišmanantys buhalteriai nesiekia piktybiškai apgauti vadovus (išskyrus atvejus, kai susiduriama su sąmoningai vykdomomis apgaulėmis). Tokia apgavystė atsitinka lyg ir netyčia, pavyzdžiui, buhalteriui nusprendus, kad tam tikros vadovo užsakytos informacijos apie veiklą pateikti neįmanoma ir apie tai informavus vadovą (nors iš tikrųjų tokiai informacijai gauti paprasčiausiai nepakanka buhalterio turimos kvalifikacijos). Dar blogiau, kai neišmanydami reikalingos metodikos įmonės apskaitos aparato darbuotojai „pradeda improvizuoti" ir pateikia vadovams iš esmės klaidingai apskaičiuotus rodiklius, kurie vadovus suklaidina ir paskatina priimti klaidingus verslo vadybos sprendimus. Tarkime, netinkamais būdais apskaičiuota įmonės gaminamų ir parduodamų prekių pilnoji arba komercinė savikaina gali būti gerokai padidinta (arba sumažinta),  o ja vadovaudamiesi vadovai nuostolingas prekes gali traktuoti kaip pelningas (arba atvirkščiai) ir priimti klaidingus su jomis susijusius sprendimus. Taip lengva sužlugdyti ir visą verslą! O svarbiausia, kad vadovus dėl reikiamos kvalifikacijos stokos suklaidinę buhalteriai dažnai patys nesuvokia, jog jų pateikiama vadovams „informacija" yra klaidinga!

Tačiau tai išsprendžiama. Nenorėdami pakliūti į minėtas pinkles vadovai turi žinoti, ką jie gali ir turi padaryti, kad jų įmonėse būtų išvengta tokių blogybių. Pirmiausia vadovai patys bent minimaliai turi orientuotis įmonės buhalterinės apskaitos sistemoje ir skirti dvi apskaitos rūšis: finansinę apskaitą ir menedžmento (kitaip - vadybos ir kaštų) apskaitą. Pastarosios paskirtis - teikti informaciją įmonių vadybos aparatams. Finansinės apskaitos pagrindinis tikslas - parengti privalomą (ir valdžios reglamentuojamą) finansinių ataskaitų rinkinį apie įmonės per praėjusius finansinius metus vykdytą veiklą ir informuoti įmonės savininkus, atitinkamas valdžios institucijas, kreditorius bei kitus suinteresuotus asmenis apie tai, kiek įmonė turi turto, kokie jos įsipareigojimai, kokį pelną uždirbo (ar patyrė nuostolį) per praėjusius ataskaitinius metus. Tokiose finansinėse ataskaitose neturi būti paviešinta informacija, kuri galėtų pakenkti įmonei (t. y. ataskaitose neturi būti atskleista komercinių ir gamybinių paslapčių), todėl visa ataskaitose esanti informacija apie įmonę pateikiama apibendrintai - į tai orientuota ir visa finansinės apskaitos metodika. Šios apskaitos priemonėmis įmonėje vykdoma veikla neatspindima taip, kad galėtų praversti įmonės ar jos padalinių vadovams priimant konkrečius verslo vadybos sprendimus. Taip ir turi būti, nes vadovus tiek operatyviai, tiek einamajai vadybai reikalinga informacija turi aprūpinti kita buhalterinės apskaitos rūšis - vadybos ir kaštų apskaita. Ši apskaita yra gerokai jaunesnė nei finansinė apskaita - vadybos ir kaštų apskaita galutinai susiformavo tik prieš keletą dešimtmečių ir iki pat šių dienų yra nuolat tobulinama. Jokie reglamentai neįpareigoja įmonių vesti menedžmento apskaitą. Šią apskaitą įmonės veda savo iniciatyva, kad jų vadybos personalas gautų jiems reikalingą informaciją apie įmonėje vykstančius veiklos procesus. Taigi vadybos ir kaštų apskaitos vedimo įmonėse iniciatoriai yra įmonių vadovai. Jie turi pareikalauti iš savo apskaitos specialistų, kad ši apskaita įmonėje būtų įdiegta, ir patys turėtų vadovauti diegimo procesui. Tai natūralu ir normalu - juk vadybos ir kaštų apskaita pirmiausia vadovams ir yra reikalinga!

Vadybos ir kaštų apskaitos nereglamentavimas valstybės mastu skatina tai, kad šios apskaitos dalis buhalterių ne tik kad nemoka vesti, bet jos net nežino (kitaip nei finansinę apskaitą, kurios vedimas reglamentuotas atitinkamais norminiais aktais). Tiesą sakant, nemažai šalies įmonių buhalterių net neįsivaizduoja esant tokią apskaitą, nors ji Lietuvos įmonėse diegiama jau antrą dešimtį metų. Nežinodami šios apskaitos, buhalteriai, iš vadovų gavę užsakymą pateikti tam tikrą informaciją apie įmonėje vykstančius veiklos procesus (pavyzdžiui, tam tikrų įmonės veikloje atliekamų darbų savikainą), bando ją išgauti pasitelkdami turimas finansinės apskaitos žinias, kurios šiuo atveju visiškai bevertės. Taip, nežinodami apie specialių vadybos ir kaštų apskaitoje taikomų metodų egzistavimą, apskaitos darbuotojai kalkuliuoja įmonės gaminamų bei parduodamų produktų savikainą, nustatinėja įmonėje atliekamų darbų kaštus bei vertina padalinių ir darbuotojų veiklos efektyvumą „žalio supratimo" neturėdami, kaip iš tikrųjų reikia tai daryti. Argi nebaisu, kad tokios saviveiklos rezultatais naudojasi įmonių vadovai priimdami galbūt visai įmonei gyvybiškai svarbius sprendimus? Todėl nenorintys pamatyti vadovaujamų įmonių žlugimo vadovai neturi būti abejingi įmonėje esančiai informacinei sistemai, o pirmiausia buhalterinės apskaitos sistemai. Deja, bet šia gyvybiškai svarbia įmonės veiklos vadybos (o kartu ir visos vykdomos veiklos) sėkmei sritimi - įmonėje įdiegta buhalterinės apskaitos sistema ir joje dirbančių apskaitos darbuotojų kvalifikacija - vadovai turi domėtis.

Vadybos ir kaštų apskaitos sistemos būna labai įvairios, nes kiekvienoje įmonėje diegiama būtent jos vidinius poreikius geriausiai atitinkanti šios apskaitos sistema, kuriai esminę įtaką daro įmonės vykdomos veiklos pobūdis, jos dydis, įmonės organizacinė struktūra, taikomi vadybos modeliai, specifiniai vadovų informaciniai poreikiai ir kiti veiksniai. Kadangi vadybos ir kaštų apskaita nereglamentuojama (to paprasčiausiai nebūtų galima padaryti) jokioje valstybėje, niekas nepasakys, koks šios apskaitos modelis turi būti įdiegtas vienoje ar kitoje įmonėje. Kokią sistemą įmonė pasirengs, lems tik joje dirbančių apskaitos specialistų bei vadovų kvalifikacija ir egzistuojantys poreikiai informacijai bei galimybės tuos poreikius patenkinti. Sukurtos ir įmonėje įdiegtos menedžmento apskaitos sistemos kokybė dažniausiai paaiškėja ne iš karto ir objektyviai ją įvertinti nėra paprasta. Tam reikalingos ne tik geros vadybos bei apskaitos (pirmiausia - vadybos ir kaštų apskaitos) žinios, bet ir atitinkama šio darbo patirtis. Dažniausiai vadovai patys nepajėgia įvertinti įmonėje esančios informacinės sistemos kokybės, nes neturi net minimalių vadybos ir kaštų apskaitos žinių. Taigi šioje srityje jie tampa visiškai priklausomi nuo jų vadovaujamose įmonėse dirbančių specialistų, kuriems pavedama vadovų informacinio aprūpinimo funkcija, kvalifikacijos ir gebėjimų. Tačiau vadovai iš tokios padėties turi kelias išeitis. Pirmoji iš jų - gerai išmokti vadybos ir kaštų apskaitą bei tiesiogiai vadovauti visiems šios apskaitos diegimo darbams įmonėje. Antroji, labiau realistinė, be to, nepaneigianti pirmosios, bet ją papildanti, - sudaryti sąlygas įmonėje dirbantiems apskaitos darbuotojams kelti savo kvalifikaciją vadybos ir kaštų apskaitos srityje (šiais laikais pakanka įvairių mokymo produktų šia tema). Trečioji išeitis - samdyti vadybos ir kaštų apskaitos srities konsultantus, kurie, gerai ją išmanydami ir turėdami didelės darbo įvairiose įmonėse patirties, gali padėti išvengti rimtų klaidų diegiant šią apskaitą bei sutaupyti lėšų, kurių gali prireikti nuolat perdarant nekokybišką apskaitos sistemą. Suprantama, išmintingiausia pasinaudoti visomis išvardytomis išeitimis, nes kiekviena jų yra labai prasminga. Įmonių vadovams (taip pat žemesnių grandžių vadovams ir vadybininkams) pravartu išmanyti vadybos ir kaštų apskaitą, kad žinotų jos galimybes bei mokėtų jomis naudotis, pavyzdžiui, kad tinkamai pareikalautų iš pavaldžių darbuotojų reikalingos sprendimui priimti informacijos ir, ją gavę, įvertintų sau svarbiais aspektais, bet nelauktų „protingo" jos traktavimo iš buhalterio lūpų. Diegiant vadybos ir kaštų apskaitą, samdyti konsultantus visuomet prasminga, tačiau ir tokiu atveju geriausia, kai konsultantai padeda tik sudėtingesniais šios apskaitos metodikos kūrimo bei diegimo klausimais, o visus pagrindinius darbus atlieka pačios įmonės specialistai. Taip visuomet būna ne tik pigiau, bet ir kur kas efektyviau. Iš šalies samdomi konsultantai niekada labai neįsigilins į įmonės specifiką ir problematiką (per trumpą laiką tai paprasčiausiai neįmanoma, o jei konsultantai dirbs labai ilgai, tai įmonei kainuos pasakiškus pinigus), kurią puikiai žino įmonėje dirbantys specialistai. Todėl pastarieji ir turi diegti sau skirtą apskaitos sistemą. Be to, pasamdytiems konsultantams baigus darbus, įmonėje sukurtą menedžmento apskaitos sistemą vis tiek reikės nuolatos prižiūrėti ir tobulinti - juk nei verslas, nei jo vadyba vietoje nestovi. Tad diegiant vadybos ir kaštų apskaitą tiesiogiai dalyvavę įmonės darbuotojai įdiegtą apskaitos sistemą ir toliau galės prižiūrėti. Tačiau, kad įmonės specialistai galėtų parengti kokybišką apskaitos sistemą bei ją tinkamai prižiūrėti vėliau, jų kvalifikacija šioje srityje turi būti labai aukšta. Kitaip nieko gero nereikia tikėtis.

Kiekvienam įmonės vadovui svarbu ne tik įgyvendinti kokybišką įmonės veiklos vadybos sistemą, bet ir visa tai pasiekti su kuo mažesniais kaštais. Tam prieš diegiantis vadybos ir kaštų apskaitą reikia labai gerai įvertinti savo tikruosius poreikius ir aiškiai apsibrėžti tikslus, keliamus šiai apskaitai. O tada ieškoti alternatyvų norimam rezultatui pasiekti. Juk apskaitos sistema (kaip ir pati vadyba) gali būti labai brangi, bet neefektyvi, tačiau gali būti ir pakankamai kokybiška, nors gana nebrangi. Šiuo atveju rezultatą daug labiau lemia šį darbą atliekančių specialistų kvalifikacija, nei, tarkime, naudojamos kompiuterinės apskaitos programa ar kiti panašūs techniniai sprendimai. Daugelio įmonių patirtis rodo, kad nekvalifikuoti darbuotojai dirbdami su geromis ir galingomis kompiuterio programomis gali pridaryti daug blogybių (prigaminti daugybę niekam nenaudingų duomenų, kuriais bus apšiukšlinti visi vadybos darbuotojai), o kvalifikuoti specialistai su palyginti nebrangiomis ir nesudėtingomis sistemomis gali duoti neįkainojamą naudą. Tad nepalyginamai išmintingiau investuoti į įmonės apskaitos darbuotojų ir vadybininkų kvalifikaciją, nes tokia investicija garantuotai atsipirks su kaupu, be to, kur kas greičiau, nei atsipirktų investicijos į minėtas kompiuterines sistemas.

Auditorius Valdas Jagminas
UAB „Pačiolis"