Verslo renginių organizavimas

Verslo susitikimai ir konferencijos šiuolaikiniame pasaulyje tampa kasdienybe, tačiau Lietuvoje vis dar pasigendama gerosios tokio tipo renginių organizavimo praktikos ir patirties. Konferencijų ir kitų verslo renginių organizavimas priskiriamas papildomoms viešbučių verslo funkcijoms, todėl pasigendama aiškios strategijos ir aukšto lygio pasiūlos tikslinei rinkai. Analizuojant Lietuvos ir kaimyninių valstybių konferencijų turizmo rinkos pokyčius, pastebima, kad vietinis verslas neefektyviai panaudoja turimą potencialą.

Konferencijos - tai formalūs susitikimai, kurie apima įvairaus tipo bendravimą: konsultacijas, diskusijas, seminarus, posėdžius ir kt. Savo turiniu konferencijos organizavimas apima daugelį turizmo paslaugų ir savo mastu, net jei konferencija ir nėra labai didelė dalyvių skaičiumi, yra priskirtinas prie sudėtingų renginių organizavimo kategorijos.

Verslo renginiuose viskas turi būti apgalvota iš anksto ir iki smulkiausių detalių.

Tarptautinių konferencijų turizmo programinėje studijoje pastebima, kad remiantis pasaulinės statistikos duomenimis kompanija gali sutaupyti net iki 70 proc. komandiruotėms skirtų lėšų, jei dalykinių kelionių organizavimu užsiima tos srities profesionalai. Tačiau Lietuvoje pastebimas šių profesionalų stygius, o dalykinius renginius organizuojančios įmonės į juos žiūri pernelyg siaurai. Gerosios praktikos pavyzdžiu šioje srityje yra išmanioji susitikimų ir renginių organizavimo koncepcija, sėkmingai taikoma tiek pasaulinio lygio, tiek vietinių verslo renginių organizavimui įvairiose pasaulio valstybėse.

Verslo renginių organizavimo procesas

Kiekvieno verslo renginio organizavimas yra skirstomas į tam tikrus etapus. Žvelgiant į pasaulinę praktiką ir didelių tarptautinių renginių organizavimo patirtį Lietuvoje, pastebimi trys etapai: renginio planavimas, renginio plano įgyvendinimas ir renginio užbaigimas. Optimizuoti šį procesą padeda sinergija tarp renginių organizatoriaus, užsakovo ir paslaugų teikėjų. Bendradarbiavimą taip pat palengvina ir kompleksinis paslaugų teikimo paketas, kai visos renginiui reikalingos paslaugos yra gaunamos tiesiogisi iš vieno teikėjo. Išmanioji susitikimų ir renginių organizavimo koncepcija apima visus svarbiausius elementus ir verslo renginių organizatoriams bei užsakovams siūlo lankstų kompleksinių paslaugų paketą iš vienų rankų (apgyvendinimą, maitinimą, patalpų nuomą).

Verslo renginių planavimas

Kaip ir bet kuriam kitam strateginiam verslo sprendimui, renginiui turi susiformuoti poreikis bei idėja. Planavimo etapo pradžia yra šios idėjos ir poreikio renginiui išgryninimas - verslo renginys turi turėti vienokį ar kitokį teigiamą poveikį verslui (renginį organizuojančiai įmonei). Patys pirmieji žingsniai yra esminių renginio parametrų nustatymas:

• Renginio temos formulavimas. Renginio tema turi būti susijusi su idėja ir poreikiu organizuoti renginį, tačiau taip pat ir atspindėti paties renginio tikslą, būti įdomi ir aktuali. Tai tarsi renginio turinio apibrėžimas, atliekantis tiek reprezentacinę, tiek informavimo funkcijas.
• Renginio tikslai. Verslo renginiai suteikia puikių progų užmegzti naudingus kontaktus, pristatyti naujas koncepcijas ar net susirasti klientų. Žinoma, ne visi tikslai yra skelbiami viešai ir pateikiami reklaminiame lankstinuke, tačiau tai taip pat nereiškia, kad jie neturi būti keliami. Apibendrinant galima sakyti, kad renginio organizavimas įmonei privalo atsipirkti, o šiame atsipirkime ir slypi „vidiniai" renginiui keliami tikslai.
• Tikslinio segmento identifikavimas. Svarbu tiksliai įvardinti ne tik renginio temą bei siekiamus tikslus, bet ir tikslinį segmentą, kuriam renginys skirtas. Jau pradiniame planavimo etape preliminariai nusprendžiamas ir renginio dalyvių skaičius.
• Renginio datos parinkimas. Pradiniame planavimo etape parenkama preliminari renginio data atsižvelgiant į tikslinį dalyvių segmentą,galimą potencialių dalyvių darbotvarkę bei tuo metu įmanomai vyksiančius renginius, įdomius tikslinei grupei.
• Renginio trukmė. Atsižvelgiant į temą, renginio tikslus ir mastą yra nustatoma renginio trukmė. Paprastai verslo renginiai nėra labai ilgi: tai gali būti pusdienį ar dieną trunkantis seminaras ar specializuoti mokymai, kelias dienas ar savaitę trunkanti konferencija.
• Renginio formatas. Tai renginio pobūdis, kurį iš dalies lemia tematika ir turinys. Vis dėlto yra pastebima, kad efektyviau yra taikyti keletą skirtingų formatų elementų, kai dalis informacijos yra pateikiama klausymo forma (pavyzdžiui, skaitomi pranešimai, pristatymai) derinant ją su diskusija, o aptarimui ir informacijos įsisavinimui dar papildomai skiriant laiko neformaliam bendravimui arba, esant galimybei, grupinėms praktinėms užduotims.
• Renginio vieta. Atsižvelgiant į kitus renginio parametrus yra pasirenkama tinkamiausia geografinė vieta ir pagal ją yra ieškoma konkrečios renginio vietos (t.y. tinkamo dydžio patalpų, apgyvendinimo, maitinimo vietų ir kt.). Labai svarbu įvertinti vietos randamumo ir pasiekiamumo paprastumą, ypač jei numatoma kviesti svečių iš kitos šalies. Jiems taip pat bus privalumas siūlomos pramogos po renginių, lengvas susisiekimas su centrine miesto dalimi.

Pagrindinių renginio parametrų nustatymas padeda atsakyti į daugelį klausimų ir pradėti detalų renginio planavimą. Minėtieji renginio parametrai yra sprendžiami aukšto lygio vadovų į pagalbą pasitelkiant vidinius žmogiškuosius išteklius arba renginių organizavimo profesionalus. Vėlesniame planavimo etape sudaroma renginio įgyvendinimo komanda, kurios nariams deleguojamos konkrečios funkcijos.

Renginio komandos organizacinę ašį sudaro renginio vadovas, kuris tradiciškai yra deleguojamas iš renginį inicijuojančios organizacijos. Šiam asmeniui yra suteikiama diskrecija priimti įvairius su renginiu susijusius sprendimus, renginio komandos valdymo klausimus.

Renginio organizacinės komandos vadovas yra tarpinė grandis, kuri užtikrina efektyvų ir sklandų bendradarbiavimą tarp įmonės, inicijavusios renginį, ir įgyvendinančiųjų projektą asmenų ir / ar paslaugų įmonių.

Verslo renginių organizavimo procese vienas svarbiausių etapų - planavimas.

Organizacinė komanda gali būti sudaryta iš vidinių įmonės žmogiškųjų išteklių, jei yra pakankamą kompetenciją reikalingoje srityje turinčių darbuotojų, arba specialiai renginio organizavimo laikotarpiui samdomų profesionalų. Taip pat organizacinė komanda gali būti ir mišri. Be renginio vadovo, komandoje taip pat turi būti už šias sritis atsakingi asmenys, kuriems deleguojamos atitinkamos funkcijos:

• finansai - atsakingas už finansų paskirstymą visais renginio etapais, atsiskaitymą su paslaugų tiekėjais ir kt.,
• renginio koordinavimas - renginio dalyvių kvietimas, renginio vedėjo parinkimas, informacijos ir dalomosios medžiagos paruošimas, diskusijų temų generavimas ir kt.
• ūkio reikalai - renginiui reikalingų priemonių pirkimas, medžiagos paruošimas, inventorius, aprūpinimas reikalinga kompiuterine technika ir kt.,
• apgyvendinimas - renginio dalyvių apgyvendinimas, apgyvendinimo vietos parinkimas, derybos su apgyvendinimo paslaugas teikiančiomis įmonėmis ir kt.,
• logistika - atsakingas už renginio dalyvių transportą, pervežimo tarp apgyvendinimo vietos ir renginio vietos organizavimas, dalyvių pasitikimas ir kt.,
• technika - audio/video technikos paruošimas naudojimui, išdėliojimas ir pajungimas, IT sprendimai, kompiuterinės technikos paruošimas ir kt.,
• viešieji ryšiai - atsakingas už komunikaciją, bendravimą su žiniasklaida, informacijos sklaidą ir kt.

Išvardintos sritys pateikiamos kaip pavyzdinės, atsižvelgiant į renginio specifiką funkcijos gali būti jungiamos tarpusavyje arba, priešingai, deleguojamos didesniam atsakingų specialistų skaičiui.

Renginio planavimo etapas užbaigiamas detalaus tvarkaraščio ir darbų plano parengimu, kuriame kiekvienam renginio organizacinės komandos nariui yra numatomos konkrečios užduotys ir jų įgyvendinimo terminai bei jų eiliškumas.

Verslo renginių eiga

Užbaigus planavimo etapą pereinama prie įgyvendinimo: nuosekliai įgyvendinamas renginio planas. Reikia pastebėti, kad ir kaip detaliai viskas būtų suplanuota - netikėtų nesklandumų grėsmė visada išlieka. Apie juos renginio komandos vadovas turi pagalvoti iš anksto ir, kilus tokiai grėsmei ar jos pavojui, atitinkamai pakoreguoti renginio planą.

Prieš atvykstant renginio svečiams ir dalyviams visi paruošiamieji darbai turi būti baigti. Organizacinės komandos dalyvavimas renginio organizavime tęsiasi tol, kol renginys yra užbaigiamas, todėl renginio metu jie tęsia savo funkcijų vykdymą. Užbaigus paruošiamuosius darbus renginio metu deleguojamos funkcijos yra perskirstomos, komandos narius vadovas trumpai informuoja ir deleguoja naujas funkcijas:

• renginio dalyvių pasitikimą ir palydėjimą į jiems skirtą vietą,
• informacijos teikimo užtikrinimą viso renginio metu,
• darbui renginio metu reikalingo inventoriaus užtikrinimą,
• renginio patalpų priežiūrą,
• renginiui reikalingos technikos sklandaus veikimo užtikrinimą,
• pagalbą renginio vedėjui, pranešėjams ir kt,
• renginio tvarkaraščio laikymosi užtikrinimą,
• maitinimo užtikrinimą.

Organizavimo procesą palengvina paprastai pasiekiamos aukštos kokybės paslaugos, dėl kurių renginio organizatorius ar užsakovas, jei renginį organizuoja pats, gali susitarti tiesiogiai su paslaugos teikėju. Išmanioji susitikimų ir renginių organizavimo praktika paremta aiškiai ir suprantamai kiekvienam pateikiama informacija, kuri leidžia sutaupyti laiko ieškant skirtingų paslaugų teikėjų. organizatoriai pasirūpins ryšiu, patalpomis, apgyvendinimu ir maistu - renginio organizatoriui tereikia pasirinkti jį tenkinantį paslaugų komplekso variantą.

Kompleksinių paslaugų teikimo galimybė leidžia sumažinti verslo renginių organizavimo kaštus ir iš anksto tiksliai planuoti renginio biudžetą.

Verslo renginių užbaigimas

Paskutinysis verslo renginio organizavimo etapas - užbaigimas. Šio etapo metu turi būti pasirūpinama sklandžiu renginio dalyvių išvykimu, dalomosios ir / ar reklaminės medžiagos įteikimu. Renginiui pasibaigus yra atliekama analizė, vertinami rezultatai ir renginio tikslų įgyvendinimas. Jei organizuojamas didesnis renginys, užbaigimo etape taip pat svarbi ir komunikacija: naudingi rezultatai ir pasiekti tikslai publikuojami žiniasklaidos priemonėse, platinama informacija apie renginio pabaigą.

Verslo renginiai yra puiki priemonė įmonei užmegzti naudingus ryšius, gauti naujų kontaktų. Jau renginiui besibaigiant reikėtų pradėti šiuos ryšius plėtoti, užtikrinti grįžtamąjį ryšį. Šiam tikslui pasiekti efektyviai išnaudojamos šiuolaikinės technologijos: renginiui gali būti sukuriamos specialios programėlės, kurios suvienytų renginio dalyvių kontaktus į bendrą grupę ir leistų net renginiui pasibaigus dalintis susijusia informacija, taip palaikyti tolesnį ryšį su dalyviais išlaikant jų susidomėjimą.

Verslo renginių sėkmės veiksniai

Siekiant optimizuoti verslo renginių organizavimo procesą yra suvokiama profesionalių paslaugų teikiama pridedamoji vertė. Dėl savo trumpalaikiškumo ir efektyvaus informacijos įsisavinimo poreikio klaidos verslo renginiuose nėra atleistinos. Tai lemia kokybiškų paslaugų paieškoms skiriamo laiko sąnaudų didėjimą ir sudėtingą derinimo etapą, kai skirtingos paslaugos (pavyzdžiui, maitinimas, apgyvendinimas ir kt.) yra perkamos iš skirtingų tiekėjų. Kompleksinių paslaugų paketas leidžia sutaupyti organizacinius kaštus ir užtikrina sklandesnį procesą, suteikia aukštos kokybės garantiją.

Išmanioji susitikimų ir renginių organizavimo koncepcija yra pagrįsta tinkamo maisto, gėrimų, renginio vietų ir technologijų, reikalingų svečių kasdienio gyvenimo ir darbo poreikių patenkinimui, užtikrinimu. Nuo tradicinio verslo renginių organizavimo, ši koncepcija išsiskiria savo modernumu ir šiuolaikinių technologijų pritaikymo galimybėmis organizacinio proceso optimizavimui. Išmanioji susitikimų ir renginių organizavimo koncepcija grindžiama trimis komponentais, kuriais yra ryšys, pasirinkimas ir bendruomenė. Ši orientacija leidžia užduoti teisingus klausimus ir tuo pačiu atsakyti į juos tiksliai sužinant, kokių tikslų susitikimo ar renginio metu siekia kiekvienas dalyvis ir jam padėti. Pagrindinis išmaniųjų susitikimų koncepcijos tikslas - suteikti dalyviams geriausią verslo susitikimų patirtį.

Ryšys

Visi žinome, kokie yra svarbūs ryšiai šiuolaikiniame pasaulyje, o ypač versle. Siekiant palengvinti verslo renginių dalyvių komunikaciją tiek tarpusavyje, tiek išorinėje aplinkoje, moderniame požiūryje į verslo renginių organizavimą daug dėmesio yra skiriama kokybiško ryšio galimybėms užtikrinti. Vienas svarbiausių elementų - internetas, kuris renginio dalyviams suteikia galimybę renginio metu deleguoti darbus savo pavaldiniams ar kolegoms, atsakyti į svarbius laiškus, naršyti arba palaikyti ryšį su šeima. Ryšiui užtikrinti sėdimos vietos renginio dalyviams yra įrengiamos taip, kad dviems dalyviams tektų mažiausiai vienas šakutės lizdas, taip pat adapterių pagalba užtikrinama ir telefonų ar kitos technikos pakrovimo galimybė. Tai smulkmenos, kuriomis niekada nereikės rūpintis, nei renginio organizatoriui, nei dalyviams.

Verslo renginiuose turi būti apgalvotos visos smulkmenos.

Dar paprastesnei komunikacijai užtikrinti padeda susitikimų programėlę, kuri suteikia svečiui:

• išsamią informaciją apie renginį,
• erdvę bendrauti su kitais programėlės naudotojais,
• komunikaciją su organizatoriumi siunčiant tekstines užklausas,
• prisijungimą prie socialinių tinklų,
• vietinę ir kitą reikalingą informaciją.

Ši programėlė taip pat suteikia ir papildomą galimybę planuoti susitikimus sukuriant specialų internetinį puslapį, prieinamą ribotam ratui (renginio dalyviams) naudotojų.

Pasirinkimas

Išmanioji susitikimų ir renginių organizavimo koncepcija renginio organizatoriui leidžia rinktis norimą paketą: galimi valandiniai susitikimai, pusdienio susitikimai, dienos susitikimai arba pilnas paketas, apimantis visas paslaugas 24 valandoms.

Reikėtų tiksliai iš anksto planuoti renginio biudžetą pagal dalyvių skaičių ir pageidaujamą paslaugų kompleksą.

Maistas - svarbus verslo renginių elementas.

Reikia pasirūpinti išmania maitinimo sistema, kuri apima šiuos pagrindinius elementus:

• šešis pagrindinis maisto vertės principus: savitarna, sezoniškumas, vietiniai produktai ir puikus skonis, subalansuota mityba, lengvai valgoma,
• besikeičiantis kavos pertraukėlės būdas,
• aiškūs pietų pasiūlymai,
• užkandžiai,
• priderinimą prie renginio,
• nuoseklumą.

Šie principai leidžia pasiekti, kad grįžęs iš verslo renginio, asmuo parsivežtų ne tik puikius renginio įspūdžius, bet ir puikią maitinimo patirtį - ilgam išliekantį įspūdį.

Bendruomeniškumas

Tai ryšio tarp renginių dalyvių ir vietos bendruomenės palaikymas, kuris susideda iš „Tausok gamtą" programos, kurios dėka energijos suvartojimas mažinamas, o visa anglies emisija, susidaranti dėl įvairių organizuojamų susitikimų ir renginių, gali būti kompensuojama pasinaudojant Club Carlson programos atlygio sistema. Taip pat renginio darbuotojai visada yra pasiruošę pasisveikinti, padėti ir aptarnauti taip, kad viršytų lūkesčius. Renginio organizatoriui išmanioji susitikimų ir renginių organizavimo koncepcija leis lengvai:

• pažinti renginio dalyvį,
• sekti atvykimo laiką,
• naudoti renginio dalyvių vardus,
• patikrinti renginio dalyvių lūkesčių patenkinimą,
• padėkoti renginio dalyviams.

Išmaniosios susitikimų ir renginių organizavimo koncepcijos pranašumai tradicinio renginių organizavimo kontekste

Išmanioji susitikimų ir renginių organizavimo koncepcija yra viena iš pelningiausių šio tinklo veiklos sričių ir turi stiprų konkurencinį pranašumą pelningame verslo renginių versle. Šios koncepcijos populiarumą lemia klientui, organizauojančiam savo verslo renginį, suteikiama pridėtinė vertė. Palyginti su tradiciniu verslo renginių organizavimo procesu, išmaniosios koncepcijos taikymas leidžia išvengti daugybės rūpesčių ir optimizuoti darbą.

Renginių organizatorių siūloma paslauga apima geras ir inovatyvias idėjas bei naudingus patarimus, kurie garantuos renginio sėkmę. Pasirinkus išmaniąją susitikimų ir renginių organizavimo koncepciją renginio organizatoriui į pagalbą ateis patirtį ir žinias sukaupusi profesionalų komanda, kuri dirba tam, kad kiekvienam renginiui pasiūlytų individualius ir labiausiai tinkančius sprendimus. Tai leidžia išvengti rizikos ir maksimaliai sumažinti laiko ir finansinius kaštus, kurių pareikalautų vienkartinės renginio organizavimo komandos formavimas.

Moderniųjų technologijų pritaikymas išmaniąją susitikimų ir renginių organizavimo koncepciją padaro universaliai pritaikoma bet kokio tipo renginio organizavimo atveju. Tai leis išspręsti tokias problemas kaip vėlavimas ar negalėjimas atvykti, rengti verslo renginius, kurie įgalintų dalyvius juose dalyvauti nuotoliniu būdu ir kt.

Aiškiai pateikiama informacija ir puiki patirtis renginio dalyviams paliks ilgalaikius teigiamus įspūdžius, taigi prisimindami susitikimą, jie kartu prisimins ir jame gautą informaciją. Išmanioji susitikimų ir renginių organizavimo koncepcija keičia požiūrį į komunikaciją ir panaudojant moderniąsias technologijas užtikrina grįžtamąjį ryšį tarp organizatoriaus ir renginio dalyvių.

Išmanioji susitikimų ir renginių organizavimo koncepcija suteikia galimybę įvairius verslo renginius organizuoti greitai ir efektyviai, minimalizuoti nesėkmės riziką. Tai naujas požiūris į verslo renginius ir į jų organizavimą, kuris garantuoja gerą patirtį tiek renginį organizuojančiai įmonei, tiek renginio dalyviams.