Socialinis intranetas – nauja priemonė darbo našumui didinti

Darbuotojai kasdien susiduria su dideliu informacijos srautų ir bendravimo tarpusavyje poreikiu. Reikalinga informacija dažniausiai yra dalinamasi elektroninio pašto pagalba, tačiau tai reikalauja daug laiko, o užvirus diskusijoms siųstas failas dažnai tiesiog pasimeta laiškų gausoje. Toks bendravimas nėra efektyvus ir padidina problemai spręsti reikalingas laiko sąnaudas, taigi mažina darbo našumą. Efektyvi vidinė komunikacija ne tik padeda sumažinti darbuotojams priskirtos užduoties laiko kaštus, bet ir padeda bendrauti.

Šiuolaikiška vidinė komunikacija

Įmonės viduje neišvengiamai nuolat vyksta informacijos mainai, kurie apibrėžiami kaip vidinė komunikacija. Reikia pastebėti, kad ši informacija, kuria darbuotojai dalinasi, apima įvairias tiek su darbu, tiek su organizaciniais klausimais susijusias sritis. Žinoma, čia dominuoja darbinių problemų sprendimas, tačiau neišvengiama ir tam tikrų teigiamai mikroaplinkai kurti naudingų informacijos srautų: pavyzdžiui, kolegų gimtadienių datų ir sveikinimų, kolektyvinių pramogų ar tiesiog pasiūlymų bei diskusijų kaip biurą geriau pritaikyti darbui.

Šie klausimai tiek mažose, tiek ir didesnėse įmonėse dažnai yra sprendžiami elektroniniu paštu arba grupiniais Skype pokalbiais. Abu šie būdai turi esminių trūkumų: grupinis susirašinėjimas el. paštu atima daug laiko, jame pasimeta reikalingi failai. Skype pokalbiai taip pat kelia grėsmę „pamesti" svarbias bylas tarp pokalbių, reikalauja aktyvaus ir savalaikio įsitraukimo į diskusiją, kuris darbinėje aplinkoje ne tik nėra pageidaujamas, bet dažnai nėra ir objektyviai įmanomas.

Spręsti darbuotojų tarpusavio bendravimo problemas padeda IBO socialinis intranetas. Tai sistema, kuri suteikia erdvę darbuotojams dalintis reikalinga informacija, rašyti pranešimus, organizuoti susitikimus ir gauti priminimus.

Darbuotojų ir vadovo santykis

Socialinis intranetas gali būti naudojamas įvairias pareigas užimančių įmonės darbuotojų, jei tik yra poreikis. Čia patogu laikyti kontaktinius duomenis, sekti dokumentų numeraciją ir patogiai atlikti daug kitų kasdienio darbo funkcijų. Stebėdamas veiksmus socialiniame intranete, įmonės vadovas gali be jokių papildomų pastabų patikrinti, ar yra laikomasi numatytų terminų, kokioje įgyvendinimo stadijoje konkrečiu momentu yra vienas ar kitas projektas.

Paprastai bendraudami su darbuotojais aukšto lygio vadovai išlaiko formalumą, pabrėžia savo statusą. Dėl šių priežasčių darbuotojai dažnai vengia pradėti diskusiją su vadovu, rodyti savo iniciatyvumą ar teikti pasiūlymus. Socialiniame intranete kiekvienas vartotojas gali atlikti tuos veiksmus, kurie yra reikalingi: čia galima pradėti neformalią diskusiją ir teikti pasiūlymus tiek vadovui, tiek bendradarbiams.

Socialiniame intranete vadovams ne tik patogu sekti ir kontroliuoti deleguotas užduotis, bet ir pranešti bendrą informaciją, pradėti diskusiją. Šiuolaikinės įmonės vis dažniau turi darbuotojų, kurie retai būna biure - intranetas šiems darbuotojams leis aktyviai dalyvauti įmonės vidinėje komunikacijoje, nepriklausomai nuo to, ar jie sėdi biure, ar yra išvykę į komandiruotes.

IBO socialinis intranetas padeda lengvai ir greitai perduoti darbus darbuotojui atostogaujant ar susirgus. Tai sumažins nesusipratimų ir problemų rizikos potencialą tiek įmonės viduje, tiek ir santykyje su klientais. „Komunikacija yra svarbiausias dalykas įmonės gyvenime. Paprastas pavyzdys: Jonas susitarė su klientu apie parduodamos prekės kainą. Staiga Jonas suserga ir jo darbus perima kolega Petras. Jei įmonėje prastai išvystyta komunikacija, Petras klientui gali pasiūlyti didesnę ar mažesnę kainą. Klientas nesupras, ar įmonė, iš kurios jis nori pirkti, bando jį apgauti.", - pateikia pavyzdį IBO socialinio intraneto paslaugas teikiančios bendrovės „Socialinis intranetas" vadovas Viktoras Jarusevičius.

Greitai įdiegiamos naujovės darbo vietoje

Įvairūs tyrimai patvirtina darbuotojų polinkį priešintis naujovėms. Ši tendencija itin išryškėja diegiant informacines sistemas ar jas keičiant, naujinant. IBO socialinis intranetas - vartotojui draugiškas ir greitai įsisavinimas įrankis, kuris užtikrina sklandžią vidinę komunikaciją įmonėje.

Socialinio intraneto sistemos populiarios visame pasaulyje. Darbo efektyvumui didinti ir sklandžiai vidinei komunikacijai užtikrinti jas naudoja daugelis didžiųjų pasaulio kompanijų. Viktoras Jarusevičius užsimena, kad pasaulinė praktika ir noras patogiai apjungti visas iki šiol naudotas vidinės komunikacijos sistemas į vieną sistemą, orientuotą pagal vartotojo poreikius, paskatino sukurti IBO socialinį intranetą. Tai lengvai ir greitai įdiegiamas įrankis, padedantis gerinti įmonės teikiamų paslaugų kokybę, optimizuoti vidinės komunikacijos laiko kaštus ir skatinti darbuotojų bendravimą.