Informacinės sistemos, skirtos elektroninių dokumentų valdymui, I dalis

Informacinių technologijų raida sudarė palankias sąlygas informacijos srauto padidėjimui. Šiuo metu informacijos vaidmuo greitai didėja, todėl dokumentų valdymui kuriamos informacinės sistemos. Informacinės sistemos automatizuoja dokumentų valdymo procesus, kartu užtikrindamos efektyvų dokumentų gyvavimo laikotarpį, todėl jų kūrimui turi būti skiriamas ypatingai didelis dėmesys.

Organizacijų poreikis greičiau atlikti darbo procesus, dokumentų rengimo procedūras, greičiau perduoti informaciją ir dokumentus, paskatina tirti tokių sistemų funkcionalumą ir taikymą. Informacinės sistemos tampa neatsiejamos nuo organizacijų, jų struktūros, veiklos procesų, tikslų, darbuotojų, partnerių bei klientų. Todėl kuriant informacines sistemas yra ypač svarbu perprasti organizacijų valdymą. Juk neretai organizacijų padaliniai yra geografiškai nutolę, todėl efektyviam elektroninių dokumentų valdymui bei organizacijų veiklos užtikrinimui itin svarbios tampa informacinės sistemos. Norint greitai ir sistemingai parengti dokumentą bei jį suderinti su informacine sistema, svarbus tampa informacinės sistemos funkcionavimą užtikrinantis procesų vykdymas, sistemos kontrolės, kokybės principai.

Elektroniniai dokumentai užima vis svarbesnę padėtį įstaigų, institucijų, įmonių ir archyvų veikloje. Atsiranda teisės aktai, kurie reglamentuoja elektroninius dokumentus, atsiranda tokių dokumentų praktika įvairiose šalyse. Beje, elektroniniai dokumentai yra priemonė pagerinti prieinamumą prie dokumentų. Elektroninis dokumentas aiškinamas kaip rašytinis dokumentas išreikštas elektronine forma. Elektroninis dokumentas laikomas ekvivalentišku rašytiniam dokumentui, kai yra užtikrintas funkcijų, keliamų dokumentui įgyvendinimas, nepriklausomai nuo taikomų technologijų. Šis principas įtvirtintas daugelyje valstybių įstatymuose, skiriasi konkretus šio bendrojo principo įgyvendinimo priemonių reglamentavimas. Dokumentas turi būti „originalus". Jeigu įstatymas reikalauja, kad dokumentas būtų pateiktas originaliame formate, tai jį atitinka elektroninių duomenų pranešimas, kuriame užtikrinama, kad informacija nebuvo pakeista nuo to laiko, kai elektroninų duomenų pranešimas buvo baigtas sudaryti pirmą kartą ir išsiųstas, iki tol kol jį gavo adresatas. Elektroninių dokumentų valdymo taisykles Lietuvoje nustato 2011 m. gruodžio 29 d. Lietuvos Vyriausiojo archyvaro įsakymas „Dėl elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo". Elektroninių dokumentų valdymo sistema šiame įsakyme aiškinama, kaip informacinių technologijų pagrindu veikianti įstaigos dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta elektroniniams dokumentams rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, saugoti ir naikinti. Elektroninių dokumentų valdymo sistemos turi atlikti tokias funkcijas kaip, elektroninių dokumentų valdymas, elektroninio dokumento atitikmens specifikacijai patikrinimas, užtikrinimas, kad tas pats elektroninis dokumentas nebus užregistruotas antrą kartą, elektroninio parašo ir specifikacijų taisyklių nustatyta tvarka formavimas ir tikrinimas, paieškos vykdymas visuose elektroninių dokumentų valdymo sistemų lygmenyse, paieškos rezultatų pateikimas, elektroninių dokumentų perkėlimo metu atliktų veiksmų sąrašo sudarymas, elektroninių dokumentų naikinimas tik turint patvirtintą dokumentų naikinimo aktą.[1] Anot Ingos Petravičiūtės, elektroninių dokumentų patikimumas užtikrinamas pasirenkant tinkamas elektroninių dokumentų valdymo apsaugos priemones ir elektroninių dokumentų valdymo metodus. Tokios priemonės ir metodai garantuoja, kad dokumentai bus apsaugoti nuo tyčinio ar netyčinio sugadinimo, pateikimo, praradimo, saugojimo ar perdavimo metu bei suklastojimo.[2] Taigi, reikia atsižvelgti į tai ir kruopščiai derinti elektroninių dokumentų valdymo sistemas, bei prireikus, jas atnaujinti, tam, kad dokumentuose užfiksuota informacija išliktų patikima.

Norint valdyti elektroninius dokumentus, reikalingos informacinės sistemos, kurios padeda efektyviai valdyti dokumentus ir išsaugoti juos ilgą laiką. Naudojantis šiomis sistemomis, per daug trumpesnį laiko tarpą, galima atlikti visus dokumentų valdymui reikalingus veiksmus, tokius kaip jų parengimas, redagavimas, archyvavimas, išsaugojimas, naikinimas. Elektroninių dokumentų rengimą nustato Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės, kurios padeda organizacijoms greitai ir sklandžiai parengti reikalingus dokumentus. Dokumentų valdymo sistemos kuriamos įstaigų atskaitingumo tikslais, įtraukiant dokumentą į sistemą, užtikrinimas jo patikimumas. Sistemose fiksuojama visa informacija apie vykdytus procesus, administracines funkcijas, atliktų veiksmų eigą ir seką. Tokius principu yra sukuriama dokumentų įrodomoji vertė. Į informacines sistemas įtraukiami ir registruojami popieriniai dokumentai, kurie sistemoje tampa elektroninias dokumentais. Tokių dokumentų valdymas, remiantis dokumentų valdymo specifikacijomis, standartais, įstatymais ir teisės aktais tampa daug paprastesnis, dokumentai išlieka patikimi ir autentiški visą savo gyvavimo laikotarpį bei užtikrinamama greita prieiga ieškant reikalingų dokumentų.

Augantis vyriausybinių organizacijų verslo valdymas naudojantis elektroniniais dokumentais, lėmė tai, kaip dokumentai yra sukurti ir saugomi šiandien. Elektroninių dokumentų išsaugojimas kelia sunkumų valstybinėms institucijoms, kurios turi užtikrinti, kad patikimi dokumentai būtų išlaikomi tam tikrą laiką ir užtikrintų oficialaus verslo atskaitomybę, veiklos tęstinumą, atkūrimą, institucinę ir socialinę atmintį. Valstybinėms organizacijoms reikia praktikų priemonių, pagal kurias elektroniniai dokumentai būtų perimti iš rengėjo į žmonių, kurie yra atsakingi jų išlikimą, vėliau į archyvą, nesukeliant pavojaus elektroninių dokumentų išlikimui ir patikimumui.

Tam kad elektroniniai dokumentai būtų nuolat prieinami, jie turi būti perkeliami į naujas programines įrangas. Toks dokumentų perkėlimas yra labai svarbus. Dokumentų migracija apima elektroninių dokumentų perdavimą iš vienos programinės įrangos į kitą, išsaugant jų vientisumą ir išlaikant prieinamumą. O, kad būtų išsaugotas esamos informacijos išsamumas, autentiškumas ir kontekstas, valstybinėms institucijomns atitenka didelė atsakomybė, tinkamai valdyti programas.

Sistemingam ir efektyviam dokumentų valdymui ir informacinių sistemų funkcionalumui buvo parengtos specifikacijos, kuriose išdėstyti reikalavimai būtini valdyti organizacijų veiklos procesus. Dokumentų ir informacinių sistemų reikalavimams apibrėžti 1994 m. buvo įkurtas Dokumentų gyvavimo ciklo valdymo forumas, trumpiau žinomas kaip DLM forumas. Šiandien DLM forumas yra svarbus Europos centras, rengiantis elektroninės informacijos archyvavimo ir valdymo standartus ir teikiantis konsultacijas ne tik Europos Sąjungos valstybėms, bet ir kitoms šalims, besidominčioms informacijos valdymu. Taip pat bendradarbiauja su daugeliu taprtautinių organizacijų ir asociacijų iš viso pasaulio.

Svarbu paminėti, jog DLM Forumas parengė elektroninių dokumentų valdymo modelio reikalavimus, tokius kaip MoReq, MoReq2 ir MoReq2010 - dokumentų valdymo sistemų modulių reikalavimus. 2001 m. DLM forumas paskelbė Europos standartą MoReq, elektroninių dokumentų valdymo modelio reikalavimus. MoReq greitai įsitvirtino kaip visos Europos dokumentų valdymo specifikacija. 2008 m. buvo parengtas MoReq2 ir pirmą kartą įtraukta testavimo programa. MoReq2010 yra naujausia dokumentų valdymo specifikacijos versija. Ši versija yra didelis žingsnis į priekį kalbant apie dokumentų valdymo standartus.

MoReq specifikacija, kuri buvo pradėta rengti 1999 m. ir paskelbta 2001 m., reglamentavo elektroninių dokumentų valdymą ir buvo skirta tiek viešajam, tiek privačiam sektoriui: elektroninių dokumentų valdymo sistemų vartotojam, mokslo įstaigoms, mokomosioms organizacijoms, kurios specifikaciją naudojo kaip mokymo medžiagą, elektroninių dokumentų valdymo sistemų kūrėjams. Pastariesiems specifikacija padėjo išsiaiškinti kokių funkcijų ir savybių reikia sistemos kurti ir valdyti. MoReq specifikacija taikoma tiek elektroninėms, tiek mišrioms byloms (pvz. bylos, tapinančios tiek elektroninius, tiek popierinius dokumentus). MoReq palaiko elektroninių įrašų valdymą norimais pasitikėjimo ir integralumo lygiais, susiedama elektroninės aplinkos privalumus su tradiciniais dokumentų valdymo principais. Sistema yra pragmatiška dar ir tuo požiūriu, kad apima nefunkcinius reikalavimus, tokius kaip: dokumentų valdymas, darbo sekų sudarymas, skaitmeninis išsaugojimas ir pan. Reikalavimai taip pat rengti pagal Europinius viešųjų pirkimų reglamentus. MoReq yra bendra ir modulinė specifikacija, joje galima pridėti papildomas funkcijas, reikalingas konkrečiam atvejui, arba atvirkščiai, galima atsisakyti tam tikrų MoReq siūlomų komponentų.

MoReq specifikacijoje buvo numatyti tokie reikalavimai kaip klasifikacija, kontrolė ir apsauga, saugojimas ir naikinimas, dokumentų patekimas į sistemą, identifikatorių suteikimas, paieškos ir atrankos ataskaitų pateikimas. Klasifikacija apibrėžia elektroninių dokumentų organizavimą, tvarkymą į elektronines bylas bei ryšių tarp bylų organizuotumą. Bylos yra klasifikuojamos pagal tam tikras klases. Kalbant apie kontrolę ir apsaugą, sistema privalo suteikti prieigos, veiksmų, atliktų su dokumentų naudojimu apsaugą ir kontrolę, taip pat apima galimybes apsaugoti dokumentus nuo atsarginio kopijavimo sistemos gedimo, bei sudaro galimybę susigrąžinti dokumentus iš atsarginių kopijų. Saugojimo ir naikinimo reikalavimai nustato esminius dokumentų saugojimo, naudojimo ir šalinimo iš operacinių sistemų principus, taip pat nustato saugojimo grafikų, peržiūros bei perdavimo principus. Kalbant apie dokumentų patekimą į sistemą, čia pateikiami dokumento registravimo, nusprendžiant pagal kokią klasę jis turi būti klasifikuojamas, pridedant metaduomenų ir perkeliant dokumentą į sistemą, reikalavimai. Metaduomenys įvardinami kaip elektroninių dokumentų idnetifikavimo, autentifikavimo, informacijos apie dokumento kilmę, veiklos procesus, asmenis, kūrusius dokumentą, fiksavimo vertė. Identifikatorių suteikimas nustatų jų suteikimą klasėms, byloms, tomams, dokumentų nuorašams, dokumentams reikalavimus. Paieškos ir atrankos ataskaitų pateikimas leidžia surasti dokumentus, kai tikslūs duomenys nėra gerai žinomi, pateikiami paieškos rezultatų peržiūrėjimo bei spausdinimo reikalavimai. Taip pat nustatomi ne elektroninių, hibridinių dokumentų išsaugojimo ir disponavimų jais, elektroninio parašo, elektroninių vandenženklių, šifravimo, suderinamumo ir prieinamumo reikalavimai. Ši specifikacija buvo svarbus žingsnis elektroninių dokumentų valdyme, kuri leido sudaryti bendrą požiūrį į elektroninius dokumentus ir jų valdymą.

MoReq2 specifikacijoje aprašomi bendrieji elektroninių dokumentų tvarkymo sistemos reikalavimai. Ši specifikacija - tai atnaujinta ir išplėsta 2001 m. išleistos MoReq elektroninių dokumentų valdymo versija. MoReq2, 2008 m. buvo sudaryta DLM forumo, Europos Komisijos ir kitų viešų bei privačių organizacijų, susijusių su elektroninių dokumentų valdymu iniciatyva. Pirmoji specifikacija buvo itin sėkminga, ji buvo naudojama ne tik Europoje, bet ir už jos ribų. Tačiau technologijų kaita ir plėtra padarė didelį poveikį elektroninių dokumentų kūrimui, registravimui ir tvarkymui. Todėl siekiant ir toliau išsaugoti MoReq vertę, buvo būtina atnaujinti bei išplėsti reikalavimus, tam, kad būtų apimtos kai kurios naujos, pastarųjų metų bėgyje svarbą įgavusios, sritys. Kadangi MoReq2 turi būti lanksti, ji buvo sukurta kaip modulinė specifikacija, tai reiškia, kad ji gali būti pritaikyta skirtingoms aplinkoms. Šioje specifikacijoje randamas bazinis modulis su pagrindiniais reikalavimais, kurie yra privalomi elektroninių dokumentų valdymui, bei pasirinktiniai moduliai, kurie gali būti pridėti, jei reikalingos papildomos funkcijos. Svarbu paminėti, jog MoReq2 specifikacijoje buvo įvestas vadinamasis nulinis skyrius. Toks skyrius leido valstybėms, atsižvelgiant į jų skirtingas kalbas, teisės aktus, reglamentus ir dokumentų valdymo principus, pridėti savo specialius nacionalinius reikalavimus. MoReq2 specifikacijoje buvo pirmą kartą numatyta programinės įrangos bandymo režimo įdiegimo galimybė. Šis buvo specialiai sukurtas nepriklausomam atitikties bandymui atlikti. Būtent šiuo tikslu atitikties bandymo moduliai sukurti kartu su pačiais tipiniais reikalavimais.

Siekiant užtikrinti suderinamumą, MoReq2 turi būti evoliucinis atnaujinimas į pradinį MoReq, o ne radikaliai kitoks produktas. "Evoliucinio atnaujinimo" sąvoka yra labai svarbi. MoReq2 yra beveik visiškai suderinama su MoReq (nedideli nesuderinamumai yra aiškiai nurodyti). MoReq2 grindžiamas tomis pačiomis sąvokomis. MoReq2 specifikacijoje klasifikacijos reikalavimus papildė bylų organizavimas. Dokumentų patekimą į sistemą papildė dokumentų deklaravimas. Šiame skyriuje atsirado skenavimo ir atvaizdavimo poskyris. Minint skirtumus yra išskiriami trys svarbiausi specifikacijų skirtumai: struktūra, turinys, klasifikaciją.

Kalbant apie MoReq2 specifikacijos struktūrą, lyginant su pirmąja MoReq versija, ji be abejo turi skirtumų. Pirmąją versiją sudarė tik specifikacija, o MoReq2 versiją sudaro pagrindinė specifikacijos dalis bei kitos dalys, tokios kaip minėtas metaduomenų modelis, XML schema, tikrinimo galimybė. Metaduomenų modelyje išskiriama išsamesnė atskira metaduomenų reikalavimų dalis. Šios atskiros dalies tikslas yra apibrėžti pagrindinius reikalingus metaduomenis, tam, kad keičiantis dokumentais tarp elektroninių dokumentų valdymo sistemų, nebūtų prarasti būtini duomenys. Taip pat vienas iš reikalavimų, būtų nustatyti tokius duomenis, tam, kad būtų galima panaudoti XML schemą.

MoReq2 specifikacija buvo papildyta nauja stuktūros dalimi, tai XML schema, kuri reikalauja, kad dokumentai būtų perduoti XML formatu. Tokioje schemoje yra nurodoma kaip XML formatu aprašyti subjektus. Galima teigti, jog tokio reikalavimo pateikimas leidžia daug lengviau ir sklandžiau atlikti dokumentų perdavimą. Labai svarbus reikalavimas, įvestas naujoje MoReq2 versijoje, yra tikrinimo galimybė, kuri leidžia programinių įrangų kūrėjams sukurti sistemą, atitinkančią šios specifikacijos reikalavimus. Tikrinimo galimybė yra aktuali ne tik sistemų kūrėjams, bet ir tiekėjams, kadangi šie turėjo galimybę savo sukurtus produktus patikrinti MoReq2 tikrinimo filiale, bei įgyti sertifikatą, jog jų produktas atitinka specifikacijos reikalavimus.

Kaip jau buvo minėta, ši specifikacija bando apimti reikalavimus, kurie tiktų skirtingų šalių, skirtingų pramonės šakų sistemoms valdyti, kadangi kiekviena šalis turi skirtingas tradicijas, kalbą, teisės aktus, reglamentus, požiūrius ir reikalavimus, skirtus dokumentų valdymui. Dėl šios priežasties MoReq2 pridėjo nulinį skyrių, kad būtų nustatyti pagrindiniai nacionaliniai reikalavimai, tokie kaip, pagrindinių terminologijos ir pagrindinių sąvokų vertimai, nacionaliniai standartai ir nurodymai dėl prieinamumo, potencialūs ir kiti nacionaliniai reikalavimai, nacionalinių įstatymų ir kitų teisės aktų reikalavimai, nacionalinių išteklių, dėl papildomos informacijos reikalavimai. Būtent dėl šio nulinio skyriaus, MoReq2 specifikacija yra labai patogi, kadangi ją galima derinti su įprastu kiekvienoje šalyje esamu dokumentų valdymu. Svarbu į tai, kad MoReq2 specifikacijos reikalavimai yra moduliniai, tai reiškia, kad jie gali būti taikomi ne visi. Būtent dėl šios priežasties šios specifikacijos taikymas tapo daug patogesnis ir lengvai pritaikomas.

Pabrėžtina, kad skirtumų rasta ir klasifikacijos reikalavimuose. Čia atsiranda naujos sąvokos, tokios kaip komponentas ir pobylė. Taigi dokumentas gali būti fiksuojamas į klasę, bylą, pobylę ir tomą. Kai ankstesnėje versijoje (MoReq) dokumentai pagal lygius buvo klasifikuojami į tomus ir bylas. MoReq2 specifikacijoje dokumentai sisteminami į tomus, jei tokie yra reikalingi, vėliau į pobyles ir galiausiai į bylas. Visos pobylės privalo turėti pavadinimą, kuris atitiktų saugomų dokumentų rūšį. Dar vienas naujas reikalavimas buvo komponentas, kurį galima aiškinti kaip atskirą elektroninį subjektą, kuris sudaro elektroninį dokumentą.

Taigi antroji MoReq versija, MoReq2, sulaukė dar daugiau susidomėjimo nei pirmoji, kadangi atsirado svarbių pakitimų, tokių kaip esminiai struktūros, turinio bei klasifikacijos skirtumai. MoReq2 tapo daug prieinamesnis, išsamesnis, juo galėjo naudotis įvairios šalys, kadangi specifikacija tapo lengvai pritaikoma valstybėms, nepaisant įstatymų ir teisės aktų, įsigalėjusių taisyklių skirtumų.

Nuo tada, kai 2001 m., buvo parengta MoReq specifikacija, ji buvo plačiai naudojama įvairiomis kalbomis visoje Europoje ir už jos ribų. Potencialūs vartotojai ir elektroninių dokumentų valdymo specialistai suprato MoReq vertę, sukuriant dokumentų valdymų sistemas. MoReq specifikacija šiandien yra laikoma besąlygiškos sėkmės projektu, kuriuo buvo daug kartų remtąsi daugelyje žemynų ir kuris iki šiol atlieka pagrindinį vaidmenį elektroninių dokumentų valdymo srityje.

Neilgai trukus išleista naujausia speficikacijos versija - MoReq2010, kuri toliau diegia naujoves ir savo pokyčiais peržengia ankstesnes specifikacijas. Pagrindiniai šios specifikacijos tikslai apima dinamiškumą ir sąveiką. MoReq2010 - išplėsta ir yra pritaikyta spręsti specifinius organizacijos poreikius įvairiuose sektoriuose. MoReq2010 specifikacija.

MoReq2010 - tai naujausia MoReq, elektroninių dokumentų valdymo specifikacijos, versija, kuri buvo parengta 2010 m.. ši, kol kas paskutinioji versija nustato elektroninių dokumentų valdymo sistemų reikalavimus. Nagrinėjant informacinių sistemų, skirtų įstaigų dokumentams valdyti, MoReq2010 specifikacija yra itin svarbi. Šios versijos turinį sudaro tokie reikalavimai, kaip klasifikavimas, dokumentų naudojimo paslaugos, metaduomenų modelis, naikinimo grafikai, paieška ir ataskaitų rengimas, eksportavimas, nefunkciniai reikalavimai.

Ši specifikacija skiriasi nuo ankstesnės MoReq2 versijos, todėl būtų galima išskirti esminius skirtumus. Vienas iš aiškiausių skirtumų būtų pakeistas specifikacijos pavadinimas. Ankstesnės specifikacijos buvo pavadintos - Modulinių elektroninių dokumentų valdymo reikalavimai (Model Requirements for The Management of Electronic Records), ši pavadinta - Moduliniai elektroninių dokumentų sistemų reikalavimai (Modular Requirements for Records Systems). Analizuojant pakeistą pavadinimą galima daryti išvadą, jog ankstesnėse speficikacijose labiau buvo orientuojamasi į elektroninių dokumentų valdymą, o MoReq2010 - į elektroninių dokumentų sistemas. Svarbiu aspektu MoReq2010 specifikacijoje tapo pagrindinių sistemų galimybės. Pagrindinės sistemos jau gali turėti ir kitas sistemas, kuriose galėtų būti saugomos elektroninių dokumentų kopijos. Išsaugant dokumentų kopijas, apsisaugoma nuo pagrindinės nuo pagrindinės sistemos dokumentų praradimo. Pakeičiant naudotą sistemą į kitą, naujoji perima veiksmų istoriją, kuri buvo atkikta dokumentams esant senojoje sistemoje. Tokia sistema apsaugo dokumentus ir kartu pritaiko jų saugojimo taisykles. Naujoji sistema perduoda kiekvieno atskiro objekto, kuris yra sistemoje, veiksmų istoriją. Gerai yra tai, kad sistema žymi visus veiksmus, atliktus nuo elektroninio dokumento sukūrimo ar priėmimo į sistemą, iki pat jo perdavimo į kitą saugojimo vietą. Norint, kad kita sistema atrastų ir suprastų atliktų veiksmų istoriją, visiems dokumentams privalo būti suteikti unikalūs identifikatoriai, kitaip vadinami, atpažinimo numeriais.

Kitas svarbus aspektas, kuris nebuvo minėtas ir naudotas ansktesnėse MoReq versijose, būtų naikinimas „iš apačios į viršų". Tokie naikinimo grafikai taikomi tik dokumentams, bet ne grupėms. Dokumentų naikinimas, atsižvelgiant į šios specifikacijos reikalavimus vyksta automatiškai, tai reiškia, kad grupę sudarantys dokumentai gali būti naikinami po vieną, tačiau, kai sunaikinamas paskutinis dokumentas, grupė taip pat būna sunaikinta. Grupė privalo būti iki galo užbaigta, tam, kad būtų galima ją sunaikinti, tačiau jei ji nebuvo iki šiol naudota, naikinimas nėra daromas. Kai iki galo sunaikinamos visos dukterinės grupės, privalo būti sunaikinamos ir motininės. Kalbant apie naikinimo grafikus, ankstesnėse MoReq versijose, dokumentams buvo pritaikoma keletas saugojimo grafikų, iš kuri reikėdavo rinktis vieną svarbesnįjį. MoReq2010 specifikacija reikalauja, jog dokumentui būtų suteiktas tik vienas naikinimo grafikas, tačiau jį būtų galima koreguoti kvalifikuotam ir tai daryti įgaliotam asmeniui. Vienas iš privalumų vėliausioje versijoje yra tas, kad naikinimo grafikai gali kisti. Grafikus galima nustatyti su skirtingais saugojimo ar naikinimo būdais.

MoReq specifikacija teigia, jog nėra vienos sistemos, tinkančios visam organizacijos gyvavimo laikotarpiui, taigi neneigia, jog sistemos organizacijos veikloje kinta. To pasekoje, didelę svarbą įgyja dokumentų perdavimas. MoReq2010 reikalavimuose nustatyta, jog sistemos, kurios atitinka specifikacijos reikalavimus, galėtų perduoti dokumentą kartu su dokumentu susijusius metaduomenis bet kuriuo saugojimo metu. Toks dalykas reikalingas, tam, kad naujoji sistema, kuri priims dokumentą, galėtų suprasti kokie saugojimo terminai, saugojimo taisyklės buvo taikomi, dokumentui esant ankstesnėje sistemoje. Taip pat viename iš reikalavimų nurodyta, kad naujausioje versijoje yra galimi pasibaigusių saugojimo terminų priminimai. 

Naujausioje MoReq2010 versijoje atsirado termininijos pokyčių, o kartu su jais iškilo ir nauji reikalavimai. Šioje versijoje nebevartojama bylos sąvoka. Bylos sąvoką pakeitė grupė. Grupė yra aiškinama kaip tarpusavyje susiję dokumentai. Naujas ir svarbus pokytis yra tas, kad ji tapo priemone, suteikiančia dokumentams jų saugojimo taisykles, anksčiau jos buvo priemone orientavimuisi dokumentų sistemose. Ankstesnėje, MoReq2 versijoje lygių skaičius byloje buvo ribojamas, byla dar buvo dalinama į pobyles ir tomus. Tačiau elektroninių dokumentų valdymo sistemose, kurios atitinka MoReq2010 reikalavimus, grupė jau gali turėti tiek lygių, kiek jai reikia. Grupė pagal reikalavimus gali būti šakninė, motininė ir dukterinė. Šakninė grupė - tai pati pirmoji grupė, kurią gali sudaryti kelių lygių grupės. Motininė grupė jau yra aukštesnio lygio grupė kitai grupei. Atsižvelgiant į motininę grupę pastaroji yra dukterinė, nes ji yra žemesnio lygio.

Moreq2010 elektroninių dokumentų valdymo sistemų reikalavimuose jau gali būti taikomos kelios, specifikacijos reikalavimus atitinkančios sistemoms klasifikacijos. Vienas dokumentas gali būti suklasifikuotas pagal šio grupę arba, jei jis yra susijęs su kitais dokumentais, gali būti suklasifikuotas atskirai. Svarbu yra atrinkti kuri iš klasifikacijų yra pirminė, jeigu dokumentas buvo klasifikuotas kelis kartus.

 MoReq2010 specifikacija buvo sukurta taip, kad pagrindiniai reikalavimai yra bendri ir tinkami visoms organizacijoms. Jei kuri organizacija turi išskirtinių reikalavimų kuriant informacines sistemas, gali būti sukurtas naujas modelis, atsižvelgiant į organizacijos reikalavimus. Ankstesnės MoReq versijos labai smulkiai apibrėždavo sistemas, kurios atitiktų elektroninių dokumentų valdymo poreikius organizacijose, neatsižvelgdami į jų sektorius. Todėl elektroninių dokumentų valdymo sistemų sudarytojams reikėjo jas nuolat keisti, kad būtų galima pritaikyti visiems sektoriams. Toks sistemų konfigūravimas labai padidino dokumentų valdymo sistemų kainas.

Naujausia MoReq2010 versija nebėra tokia konkreti kaip ankstesnės MoReq bei MoReq2 versijos. Šiose versijoje buvo nustatyti elektroninio parašo reikalavimai, administratoriaus ir vartotojų funkcijos ir galimi atlikti veiksmai, MoReq2010, tokios sąvokos jau nebėra minimos.

Taigi MoReq2010 specifikacija skiriasi nuo ankstesnių specifikacijų, ji nėra tokia konkreti, taip ankstesnės. Taip pat ši versija labiau orientuojasi elektroninių dokumentų valdymo sistemas, o ne į pačius elektroninių dokumentų valdymo reikalavimus. Orientavimasis į sistemas suteikia organizacijoms pasirinkti tokius modulius, kurie joms yra patys tinkamiausi. Kol kas ši specifikacija yra labai nauja, kaip ir visos versijos, ji turi ir pliusų ir minusų, todėl, tam, kad ji būtų tinkamai įvertinta reikia didesnės patirties dirbant su šia specifikacija.

Nagrinėtos MoReq, MoReq2 ir MoReq2010 specifikacijos aiškiai apibrėžia elektroninių dokumentų ir informacinių sistemų valdymo reikalavimus, klasifikaciją, kontrolę, apsaugą, saugojimą, dokumentų patekimą į sistemą. Šios specifikacijos yra pritaikytos spręsti specifinius organizacijos poreikius įvairiuose sektoriuose.  MoReq2010 išdėstyti elektroninių dokumentų valdymo sistemų reikalavimai apibrėžia informacinių sistemų svarbą bei jų funkcionalumą, padedantį sistemingai valdyti sistemoje esančius dokumentus, pagreitinti jų paiešką bei atlikti kitus su dokumentų valdymu susijusius procesus.

[1] „Dėl elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo": Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymas. Prieiga per internetą: http://tar.tic.lt/Default.aspx?id=2&item=results&aktoid=2AD436DD-C914-41F3-B1CF-F76F0B2DC482

[2] PETRAVIČIŪTĖ Inga. Elektroninių dokumentų Lietuvos nacionaliniame dokumentų fonde valdymas. Disertacija. Vilnius.