Sandėlio valdymas

Sandėlio įrengimas ir valdymas - tai viena iš esminių logistikos grandžių, turinčių tiesioginę įtaką tiek prekių apyvartai, tiek įmonės veiklos efektyvumui. Tiek pradedant naują veiklą, tiek optimizuojant esamą sandėlio struktūrą, svarbu vadovautis aiškiais principais - nuo patalpos suplanavimo ir įrangos parinkimo iki darbuotojų kompetencijų bei procesų automatizavimo.

Sandėlio pritaikymas

Priklausomai nuo įmonės veiklos pobūdžio, Lietuvoje dažniausiai naudojami šie sandėlių tipai:

• Didmeninės prekybos sandėliai - skirti prekėms, kurios bus perparduodamos kitiems verslams.

• Mažmeninės prekybos sandėliai - dažniausiai naudojami parduotuvėse kaip prekių atsargų saugykla.

• Žaliavų ir medžiagų sandėliai - čia laikomos gamyboje naudojamos žaliavos ir komponentai.

• Gamybiniai sandėliai - skirti nebaigtai gamybai (tarpiniai produktai).

• Galutinės produkcijos sandėliai - čia laikoma jau paruošta pardavimui ar pristatymui produkcija.

• Pagalbiniai sandėliai - juose saugomi įrankiai, pakuotės, atsarginės dalys ir kita įranga.

Sandėlio apskaita

Sandėlio apskaita - tai prekių, žaliavų ir kitų vertybių judėjimo fiksavimas ir kontrolė, siekiant užtikrinti sklandžią įmonės veiklą. Kiekvienas veiksmas turi būti užregistruotas ir pagrįstas dokumentais.

Pagrindinės sandėlio funkcijos:

• Prekių priėmimas;

• Laikymas ir sandėliavimas;

• Vidinis judėjimas tarp padalinių;

• Išdavimas klientui arba gamybai;

• Papildomos funkcijos: rūšiavimas, pakavimas, pervėrimas, ženklinimas, broko atranka, grąžinimai ir kt.

Tvarkinga sandėlio apskaita leidžia:

• Tiksliai žinoti atsargų kiekį bet kuriuo metu;

• Efektyviau planuoti tiekimą, gamybą ir pardavimus;

• Sumažinti inventorizacijos laiką;

• Greitai surasti ir komplektuoti užsakymus;

• Mažinti nuostolius dėl broko ar vagysčių.

Sandėlio planavimas

Patarimas Nr. 1: Planuokite ne tik dabartį, bet ir ateitį

Kuriant sandėlio struktūrą būtina įvertinti ne tik esamas veiklos apimtis, bet ir augimo perspektyvas. Įmonės plėtra, sezoniškumas, rinkos svyravimai - visa tai turi būti įtraukta į planavimą. Rekomenduojama nusistatyti sandėlio apkrovos tikslus trims laikotarpiams: ketvirčiui, metams ir penkeriems metams.

Patarimas Nr. 2: Apibrėžkite konkrečius procesus ir prekių ypatybes

Svarbu žinoti:

• Kokios prekių grupės bus laikomos (dydis, svoris, tinkamumo vartoti terminas);

• Ar reikalingas ženklinimas, specialios laikymo sąlygos;

• Kiek ir kokių operacijų reikia vykdyti (komplektavimas, rūšiavimas, grąžinimai);

• Kokie dokumentai turės būti pildomi ir kas tai darys.

Tai padės suformuluoti reikalavimus patalpoms, įrangai ir IT sistemoms.

Patarimas Nr. 3: Tikrinkite planavimą su ekspertais

Gauti išorinio vertinimo naudinga net ir tada, kai sprendimus priima vidinė komanda. Net nedidelės klaidos planuojant gali tapti nuostoliais jau po kelių mėnesių. Konsultacijos su logistikos ekspertais padeda sumažinti rizikas ir rasti ekonomiškai naudingus sprendimus.

Sandėlio darbo organizavimas

Nors vidiniai darbuotojai, turintys patirties logistikos srityje, gali sėkmingai organizuoti sandėlio veiklą nuo nulio, kai kuriais atvejais ekonomiškiau pasitelkti išorinius ekspertus.

Patarimas Nr. 4: Įvertinkite kaštus ir rizikas. Konsultantai, kurie jau įgyvendino ne vieną sandėlio projektą, gali greičiau pasiūlyti jūsų veiklai, biudžetui ir procesams tinkamiausią sprendimą. Tai padeda išvengti brangiai kainuojančių klaidų, kurios gali atsirasti dirbant savarankiškai.

Sandėlio nuoma ar įsigijimas

Tinkamai parinktos patalpos - vienas svarbiausių sėkmingo sandėlio komponentų. Lietuvoje sprendimas tarp nuomos ir pirkimo priklauso nuo veiklos apimties, lankstumo poreikio ir ilgalaikių planų.

Patarimas Nr. 5: Vertinant patalpų kainą, būtinai išsiaiškinkite, kas į ją įskaičiuota: apsauga, apšvietimas, vaizdo stebėjimas, šildymas, vandentiekis, elektros sąnaudos ir kt.

Patarimas Nr. 6: Jei jūsų apyvarta nedidelė - apsvarstykite galimybę naudotis atsakingo saugojimo paslauga. Tokiu atveju mokėsite tik už realiai naudojamą sandėliavimo plotą.

Patarimas Nr. 7: Jeigu svarstote ilgalaikę nuomą - paskaičiuokite bendrą 10-15 metų sąnaudų sumą ir palyginkite ją su įsigijimo arba atsakingo saugojimo alternatyvomis. Apskaičiuokite NPV, įtraukite infliaciją, nuomos augimą, diskonto normą.

Sandėlio zonavimas

Pagrindinės funkcinės zonos:

• Priėmimo zona;

• Laikymo zona;

• Komplektavimo zona;

• Išsiuntimo zona.

Papildomai gali būti reikalingos:

• Rūšiavimo;

• Pakavimo;

• Grąžinimų;

• Nekondicinių prekių zonos.

Patarimas Nr. 8: Nenaudokite vien tik universalių skaičiavimo formulių - skaičiuokite pagal realų prekių asortimentą ir apyvartą.

Patarimas Nr. 9: Užtikrinkite, kad pagrindinėse zonose būtų pakankamai vietos technikai - pritaikykite pravažiavimo pločius pagal sandėliavimo intensyvumą.

Nepamirškite ir darbuotojams skirtų erdvių: persirengimo kambariai, poilsio zonos, pagalbinės patalpos.

Sandėliavimo įranga

Sandėliavimo sistemų pasirinkimas priklauso nuo prekių savybių. Naudojami:

• Frontaliniai stelažai (universalūs);

• Moduliniai stelažai;

• Mobiliųjų bazių stelažai;

• Kelių aukštų stelažai su aikštelėmis vaikščiojimui;

• Konsoliniai stelažai (ilgos prekės);

Patarimas Nr. 10: Įdiekite adresinį sandėliavimą - tai padės palaikyti tvarką ir spartins užsakymų komplektavimą.

Patarimas Nr. 11: Sandėliuokite vertikaliai, bet išlaikykite lengvą prieinamumą. Kai kuriais atvejais verta įrengti vienos krypties eismo takus ar riboti sankryžas, kad mažėtų darbuotojų susidūrimai.

Patarimas Nr. 12: Dažniausiai judančias pozicijas laikykite kuo arčiau komplektavimo zonos - tai mažins atstumus ir taupys laiką.

Patarimas Nr. 13: Optimaliai naudokite stelažų aukštį. Prisitaikykite prie prekių pokyčių - galvokite apie galimybę greitai perkonfigūruoti.

Patarimas Nr. 14: Sunkios paletės visada turi būti laikomos žemiau - laikykitės saugumo instrukcijų ir neperkraukite lentynų.

Patarimas Nr. 15: Sukurkite atskirą zoną brokui ir pertekliui - taip išvengsite painiavos. Ši zona turėtų būti matomoje vietoje - pavyzdžiui, priešais įėjimą - kad būtų aiškiai matomas prioritetas priimti sprendimus dėl tolesnio tokių prekių likimo (grąžinimas, išpardavimas, utilizacija).

Sandėliavimo įranga

Kėlimo ir pervežimo įranga

Patarimas Nr. 16: Naudinga rinktis vieno gamintojo įrangą - tai palengvina techninę priežiūrą, mažina remonto kaštus ir leidžia keisti dalis tarp skirtingų vienetų.

Brūkšninių kodų įranga ir sandėlio valdymo sistemos (WMS)

• Skaitytuvai - paprasti įrenginiai, tinkami mažesniems sandėliams.

• Duomenų surinkimo terminalai (DST/ТСД) - veikia kaip mini kompiuteriai, leidžia ne tik nuskaityti, bet ir valdyti sandėlio užduotis.

• Etikečių spausdintuvai - parenkami pagal spausdinimo intensyvumą ir žymėjimo tikslą: trumpalaikis (termo) ar ilgalaikis (termo-transferinis).

Patarimas Nr. 17: Naudokite DST ne tik nuskaitymui, bet ir darbuotojų darbo valdymui - WMS gali siųsti jiems užduotis tiesiai į ekraną ir fiksuoti jų eigą.

Patarimas Nr. 18: Žymėkite viską:

• Laikymo vietas - užtikrina sklandų išdėstymą ir surinkimą;

• Sandėlio techniką - leidžia paskirti užduotis pagal įrangos tipą;

• Dokumentus (sąskaitas, važtaraščius) - greitesnis apdorojimas ir mažiau klaidų;

• Darbuotojų korteles - padeda kontroliuoti darbo laiką ir užduočių vykdymą.

Sandėlio procesų valdymas

Patarimas Nr. 19. Supaprastinkite viską, ką įmanoma. Pašalinkite pasikartojančius veiksmus, sumažinkite prekių kilnojimo ciklų skaičių.

Patarimas Nr. 20. Kiekvienas procesas turi būti aprašytas ir reglamentuotas. Visi darbuotojai turi laikytis nustatytų tvarkų - nuo priėmimo iki išsiuntimo.

Patarimas Nr. 21. Subalansuokite darbuotojų ir technikos apkrovimą. Venkite šuolių darbo ritme, naudokite WMS sistemas dokumentams, sandėlio balansui ir inventorizacijai tvarkyti.

Patarimas Nr. 22. Sandėliuokite prekes pagal apyvartos dažnį - dažnai judančias laikykite arčiau komplektavimo zonų.

Patarimas Nr. 23. Planuokite iš anksto, kaip veiks sandėlis piko metu. Naudokite iškvietimų bangas, papildomą darbo jėgą, sumuoto darbo laiko apskaitą. Prireikus - laikinai sustabdykite FIFO, jei produktai negenda, kad galėtumėte optimizuoti maršrutus.

Sandėliavimo procesų optimizavimas

Patarimas Nr. 24. Paženklinkite visus takus, sumontuokite veidrodžius posūkiuose, naudokite technikos šviesos signalus, išmokykite saugaus judėjimo taisyklių.

Patarimas Nr. 25. Įdiekite radijo terminalus - jie leidžia tiesiogiai perduoti užduotis vykdytojams ir matyti atlikimo eigą.

Patarimas Nr. 26. Kombinuokite skirtingus komplektavimo būdus - pagal užsakymus, bangomis, mišrūs variantai.

Patarimas Nr. 27. Sukurkite motyvacinę sistemą pagal produktyvumą - operacijų greitį, kiekį, kokybę.

Patarimas Nr. 28. Jeigu vienas procesas vyksta greičiau nei kitas - įrenkite buferinę zoną. Tai leis išlyginti srautą, apskaičiuokite jos talpą, nustatykite darbuotojų grafiką.

Kaip sumažinti pakrovimo/iškrovimo laiką?

Patarimas Nr. 29. Sukurkite tvarką nenumatytoms situacijoms, kai transportas atvyksta tuo pačiu metu. Venkite nusižengimų tiekimo sutarčių sąlygoms.

Patarimas Nr. 30. Skirstykite tiekėjus pagal patikimumą - nuo pilnos iki atrankinės kontrolės, kai patikimi.

Patarimas Nr. 31. Jei tiekėjas nuolat vėluoja - griežtinkite priemones: gyva eilė be garantijų, baudos, net atsisakymas priimti.

Patarimas Nr. 32. Įtraukite kontrolės punktą (šlagbaumą) į WMS - sistema žinos, kada transportas atvyko, nukreips į tinkamus vartus, priskirs vietą pagal svorį ir transporto tipą.

Patarimas Nr. 33. Leiskite transportui privažiuoti tik tada, kai visa produkcija jau atgabenta prie vartų - taip išvengsite stovėjimo eilių.

Ką daryti, jei prekės atvežamos be žymėjimo?

Patarimas Nr. 34. Turėkite atskirą zoną greitam žymėjimui arba grąžinkite prekes tiekėjui.

Patarimas Nr. 35. Jei tiekėjas reguliariai nemarkiruoja prekių - iš anksto sužinokite kiekį ir spausdinkite etiketes iš anksto.

Patarimas Nr. 36. Žymėjimą galima atlikti ir po priėmimo - suteikite prekėms „neaktyvų" statusą, kuris neleis jų išduoti tol, kol jos nepažymėtos.

Patarimas Nr. 37. Jei būtina vienetų žymėjimo kontrolė - etiketes spausdinkite iš anksto ir tikrinkite pagal etikečių skaičių. Taip išvengsite fizinio vienetų perskaičiavimo.

Kaip padaryti sandėlį pelningu?

Patarimas Nr. 38. Nuomokite nenaudojamą dalį patalpų.

Patarimas Nr. 39. Dar pelningiau - nuomoti ne plotą, o konkrečias vietas (pvz., atsakingas saugojimas). Tai reikalauja investicijų į infrastruktūrą, bet pelnas didesnis.

Patarimas Nr. 40. Siūlykite sandėliavimo paslaugas kitiems (apkrovimas, inventorizacija). Tačiau Lietuvoje tokios schemos sunkiai įgyvendinamos be aktyvaus verslo vystymo.

Didmeninio sandėlio specifika

Patarimas Nr. 41. Naudokite dinaminį adresinį sandėliavimą - WMS paskirs prekes pagal laisvas vietas.

Patarimas Nr. 42. Naudokite įvairias komplektavimo strategijas: bangomis, vienetais, mišriai.

Patarimas Nr. 43. Planuokite išsiuntimo eiles pagal prioritetą.

Patarimas Nr. 44. Integruokite WMS su tiekėjų ir pirkėjų sistemomis - tai pagreitins užsakymų formavimą, leis greičiau rasti analogus ir suteikti klientams aktualią informaciją.

Gamybiniai sandėliai

Patarimas Nr. 45. Kurkite sistemas, kurios neleis kaupti nereikalingų žaliavų ir NGP (nebaigtos gamybos produktų).

Patarimas Nr. 46. Fiksuokite visus gamybinius veiksmus, naudokite partijų ir atsakomybės stebėseną.

Patarimas Nr. 47. Užtikrinkite greitą žaliavų, medžiagų ir pusgaminių apskaitą, kad galėtumėte optimizuoti planavimą, sąnaudas ir užsakymų įvykdymą.

Sandėlis galutinei produkcijai

Patarimas Nr. 48. Nuolat stebėkite užpildymo lygį - tai padės išvengti gamybos stabdymo.

Patarimas Nr. 49. Planuokite išsiuntimus pagal gamybos apimtis ir pardavimų dinamiką.

Patarimas Nr. 50. Jei trūksta vietos - laikinai naudokitės atsakingo saugojimo paslaugomis.

Patarimas Nr. 51. WMS integruokite su gamybinėmis sistemomis (konvejeriai, liftai, karuselės) - tai pagreitins visą ciklą.

Sandėlio automatizavimas

Sandėlio valdymo sėkmė vis labiau priklauso nuo įdiegtos automatizavimo sistemos. Net ir puikiai organizuotas fizinis sandėlis taps neveiksmingu, jei informacijos srautai bus chaotiški arba valdomi rankiniu būdu. Tinkamai parinkta WMS (Warehouse Management System) sistema - tai investicija, kuri atsiperka per trumpą laiką.

Kaip pasirinkti sandėlio valdymo sistemą?

Patarimas Nr. 52. Sudarykite reikalavimų sąrašą. Prieš pasirenkant tiekėją, labai svarbu tiksliai įsivardinti, kokius procesus turi apimti sistema: ar tai bus tik priėmimas ir išdavimas, ar ir atsargų valdymas, inventorizacijos planavimas, darbuotojų užduočių paskirstymas, ataskaitos ir integracija su ERP sistema? Kuo labiau sistema atitiks jūsų specifinius poreikius „iš dėžutės", tuo mažiau kainuos jos pritaikymas ir diegimas.

Patarimas Nr. 53. Rinkitės lanksčią sistemą. Net jei šiuo metu jūsų sandėlio procesai yra paprasti, ilgainiui gali keistis produktų asortimentas, prekių judėjimo modelis, įmonės plėtros planai. Todėl verta rinktis tokią sistemą, kurią galima lengvai praplėsti ar pritaikyti naujiems verslo poreikiams.

WMS dideliems logistikos centrams ir sandėliavimo kompleksams

Dideli logistikos centrai, dirbantys su keliomis įmonėmis, dideliais srautais ir daugybe paslaugų (komplektavimas, pakavimas, rūšiavimas, dokumentų tvarkymas), reikalauja aukštesnės klasės WMS sprendimų.

Patarimas Nr. 54. Jei dirbate dideliu intensyvumu - rinkitės pažangų funkcionalumą turinčią WMS. Tokios sistemos gali:

• Valdyti skirtingų formatų pakuotes ir prekes (palečių, dėžių, vienetų lygiu);

• Fiksuoti kiekvieno darbuotojo darbo rezultatus;

• Prognozuoti personalo apkrovą;

• Formuoti KPI ataskaitas, duomenų suvestines (dashboard'us);

• Automatizuoti sprendimų priėmimą.

Patarimas Nr. 55. Išnaudokite visas integracijos galimybes. Pažangi WMS turėtų integruotis su:

• Svetainėmis (užsakymų perdavimas realiu laiku);

• Konvejerinėmis linijomis;

• Automatiniais rūšiavimo įrenginiais;

• Robotizuotomis sistemomis;

• Kitu naudojamu programiniu įrankiu (ERP, CRM, apskaitos sistemos).

Tai padeda išvengti žmogiškų klaidų, didina operacijų tikslumą ir leidžia greitai prisitaikyti prie verslo aplinkos pokyčių.

Kada verta investuoti į sandėlio automatizavimą

• Jei jūsų sandėlis aptarnauja daugiau nei 500 užsakymų per dieną;

• Jei turite daugiau nei 3 sandėlio darbuotojus vienu metu;

• Jei pastebite pasikartojančias klaidas arba prastovas tarp procesų;

• Jei atsargų valdymas vis dar vyksta „Excel" lentelėse ar popieriuje;

• Jei planuojate plėsti veiklą arba aptarnauti kitas įmones.