Pranešimas spaudai

Vis dažniau pranešimas spaudai vadinamas pranešimu visuomenei. Spaudos svarba mažėja, auga internetinės žiniasklaidos svarba.
Dažniausiai pranešimas spaudai rengiamas tada, kai turima žinia gali būti vertinama kaip naujiena, kai organizacijai reikia paskelbti savo poziciją ir kai žinia nėra ypatingai svarbi ir neverta dėl jos organizuoti spaudos konferencijos. Jei rengiama spaudos konferencija ar specialus viešas įvykis, po jų taip pat reikalingas  pranešimas visuomenei.

Kaip pranešimu visuomenei sudominti žiniasklaidą

95+ procentai pranešimų visuomenei nukeliauja į šiukšliadėžę. Didžioji dalis pranešimų visuomenei atmetama nes yra neįdomūs. Pastaruoju metu viešųjų ryšių agentūros, dabar pasivadinusios komunikacijos agentūromis, ima painioti pranešimus visuomenei su edukacinio turinio ir SEO straipsnių kūrimu. Tai kiek padeda sudominant žiniasklaidą nemokamu turiniu, tačiau ir tai laikinas reiškinys. 

Pačia didžiausia žiniasklaida verslui tapo Google. Komunikacijos profesionalai supranta, kad kiekvienas pranešimas visuomenei turi su svarbiomis raktinėmis frazėmis patekti į pirmas Google pozicijas. Mėgėjai ir pažengę komunikacijos specialistai taip pat po truputį tai ima suprasti. Sudominti Google algoritmą kartais sunkiau nei žiniasklaidos redaktorius. Apie patekimą į Google paiešką geras straipsnis "Reklama Google" - spauskite saugią nuorodą.

Sėkmingiausiai žiniasklaidą galima sudominti užmezgus su ja komercinius santykius. Dažniausia su  klientų pranešimais  visuomenei papildomai į redakciją užsuka komercinio skyriaus atstovai. Yra paplitusi praktika tariantis dėl metinio reklaminio biudžeto aptarti ir pranešimų visuomenei talpinimą.

Kaip teisingai paruošti pranešimą visuomenei

Klasikinis pranešimas visuomenei turi tam tikras taisykles.

Pagrindiniai reikalavimai pranešimui spaudai yra aiškumas, tikslumas, logiškumas, informatyvumas. Pranešimas spaudai turėtų būti vieno puslapio apimties. Čia taip pat svarbu taisyklinga kalba, stilius, reikėtų vartoti kuo mažiau visuomenei nesuprantamų terminų, trumpinių ir tekstą parengti be klaidų. Rašant tekstą, turi būti laikomasi raštvedybos standartų: šriftas - Times New Roman, raidžių dydis - 12, tarpai tarp eilučių - 1,5. Rengiant pranešimą, patariama naudoti firminį įmonės blanką. Pranešimas spaudai turi tam tikrą struktūrą, kurios reikėtų laikytis:

1. Po užrašu „Pranešimas spaudai", kairėje lapo pusėje reikėtų parašyti datą ir laiką. Dešinėje - embargo (jeigu būtina). Embargo terminas reiškia draudimą publikuoti informaciją iki nurodytos datos ir laiko. Siekiant, kad žurnalistai teisingai suprastų, vietoj žodžio „embargo" galima rašyti „neplatinti iki...".
2. Toliau rašomas pavadinimas. Jis turi būti aiškus, paprastas, nusakantis pranešimo esmę. Manoma, kad idealus pavadinimas susideda iš 5-10 žodžių, tačiau, jeigu tai neįmanoma, jis gali siekti iki 20 žodžių. Kaip ir kiekviena antraštė, pranešimo pavadinimas turi sudominti skaitytoją, kelti norą skaityti toliau.
3. Pats pranešimas pradedamas įvadu. Jame pranešama svarbiausia žinia. Pranešant pagrindinę žinią, geriausia vadovautis 5W taisykle. Ji turi atsakyti į pagrindinius klausimus: kas (who), ką (what), kodėl (why), kada (when), kur (where). Atsakę į šiuos klausimus, jau turėsite suformuluotą pagrindinę žinią.
4. Kitoje pastraipoje gali būti pateikiami paaiškinimai, apibrėžimai. Čia turėtų užtekti 50-100 žodžių. Jeigu nėra būtina, šios dalies gali ir nebūti pranešime.
5. Kuriant įtaigesnį tekstą, gali būti naudojamos patikimos ir tinkamos citatos. Tai turėtų būti vadovų, ekspertų, patikimų asmenų nuomonės ir įžvalgos, kurios papildytų skelbiamą informaciją. Pranešime pateikiamos ne daugiau kaip trijų asmenų komentarai ar jų citatos. Dažniausiai ši teksto dalis susideda iš 25-75 žodžių.
6. Pranešimo pabaigoje nurodomi papildomi faktai. Jie turi suteikti papildomos informacijos apie pagrindinę žinią. Ši dalis turėtų susidėti iš 25-50 žodžių. Kaip ir prieš tai dvi teksto dalys, ši taip pat gali būti nenaudojama.
7. Paskutinėje dalyje yra nurodomi kontaktai, kur žurnalistas gali kreiptis kilus klausimams. Tai būtų vardas, pavardė, įmonės pavadinimas, pareigos, adresas, telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas ir data. Asmuo, kurio kontaktai skelbiami pranešime, turi žinoti visą informaciją apie skelbiamą naujieną.

Taigi, pranešimas spaudai rengiamas piramidės principu. Pirmiausia pateikiama svarbiausia informacija, o toliau seka žinios papildymas. Parengus pranešimą, geriausia jį suderinti su įmonės vadovu. Taip pat patariama suderinti publikuojamas citatas su asmenimis, kurie jas pasakė, ir jei reikalinga - su tam tikros srities specialistais, geriausia įmonės darbuotojais, kurie patikrintų ar nėra tam tikrų techninio pobūdžio netikslumų. Geriausiai tai atliktų tam tikro padalinio darbuotojai, kurie turi specifinių žinių ir gerai supranta pateiktą informaciją. Paprastai pranešimas žiniasklaidos atstovams siunčiamas elektroniniu paštu arba faksu. Tai greičiausias ir populiariausias siuntimo būdas. Siųsti pranešimą reikia visoms žiniasklaidos priemonėms vienu metu. Kartais skirtingos žiniasklaidos atstovai bendradarbiauja, tad jei bus dienos ar kelių dienų skirtumas tarp siunčiamo pranešimo, galite pelnyti kai kurių žiniasklaidos atstovų nepalankumą įmonės atžvilgiu. Platinant pranešimą, patartina pridėti ir nuotraukų, kurios papildo tekstą ir daro jį įtaigesnį.

Prieš platinant pranešimą spaudai, reikia susidaryti gavėjų sąrašą. Dažniausiai jis sudaromas tik vieną kartą, o sekančiais kartais jis gali būti koreguojamas, papildomas. Gavėjų sąrašas sudaromas taip:

1. Žiniasklaidos kanalų parinkimas (spauda, radijas, televizija, internetas).
2. Žiniasklaidos priemonių atrinkimas (konkretūs spaudos leidiniai, konkrečios radijo ir televizijos laidos, konkrečios interneto svetainės).
3. Konkrečių kontaktų atrinkimas.

Žiniasklaidos priemonės atrenkamos pagal norimos pasiekti auditorijos skaitomumą, žiūrimumą. Jeigu pateikiama informacija bus skirta vyrams, kurie domisi automobiliais, neverta siųsti pranešimo populiariems moterų žurnalams ar moterims skirtoms internetinėms svetainėms. Tokį pranešimą geriausia siųsti toms priemonėms, kurias skaito ar žiūri vyrai.

Išplatinus pranešimą spaudai, reikėtų perskambinti žurnalistams ir pasiteirauti ar jie jį gavo. Jeigu žurnalistas pranešimo negavo, mandagiai paklausiama kokiu adresu būtų galima jį persiųsti, taip pat naudinga trumpai pristatyti pranešimo esmę. Jeigu žurnalistas pranešimą gavo, reikia pasiteirauti ar jis sudomino, galima papildyti informaciją ir pasiteirauti kokios šios publikacijos perspektyvos.

Eglė Kazimieraitienė

Verslo gido Visasverslas.lt informaciją atgaminti visuomenės informavimo priemonėse bei interneto tinklalapiuose be raštiško UAB "IKS" sutikimo draudžiama.