Darbo laiko kontrolė - saugiam ir sklandžiam įmonės darbui

Darbo laiko kontrolė yra procesas, kurio metu registruojama ir stebima darbuotojų dirbamo laiko apimtis. Šis procesas itin svarbus tiek darbuotojų atlyginimo skaičiavimui, tiek organizacijos veiklos efektyvumo vertinimui. Darbo laiko apskaita suteikia svarbią informaciją apie darbuotojų produktyvumą ir efektyvumą, padeda užtikrinti darbuotojų teises, laikytis teisinių reikalavimų, efektyviai valdyti įmonės veiklą ir priimti sprendimus, susijusius su žmogiškųjų išteklių ir darbo organizavimu. Šiuolaikinės darbo laiko kontrolės sistemos dažnai yra automatizuotos, lanksčios ir integruotos į kitas įmonės valdymo sistemas. Jos naudoja įvairias technologijas, kad būtų užtikrintas tikslumas ir patogumas įmonės darbuotojams bei vadovams.

Praėjimo kontrolės įranga

Praėjimo kontrolės įranga padeda įmonėms geriau valdyti žmonių srautus ir apsaugoti savo teritorijas nuo nepageidautinų lankytojų. Tai ypač svarbu vietose, kuriose lankosi didelis žmonių srautas, saugomi svarbūs duomenys ar brangus turtas.

Praėjimo kontrolė gali būti naudinga įvairiose srityse ir organizacijose:

• įmonėse / biuruose praėjimo kontrolė naudojama siekiant apsaugoti pastatus ir patalpas užtikrinant, kad tik autorizuoti darbuotojai bei svečiai galėtų patekti į tam tikras vietas;
• mokyklose / universitetuose praėjimo kontrolės įranga diegiama siekiant užtikrinti, kad tik šių įstaigų darbuotojai ir moksleiviai / studentai gali patekti į teritoriją ir patalpas;
• sporto arenose / renginių vietose praėjimo kontrolė skirta žmonių srautui reguliuoti ir saugumui užtikrinti, ypač vykstant dideliems renginiams, varžyboms;
• transporto infrastruktūroje - oro uostuose, traukinių, autobusų stotyse ir kitose panašiose vietose praėjimo kontrolės sistemos diegiamos siekiant valdyti ir stebėti keleivių srautus;
• gamybos įmonėse praėjimo kontrolės sistema naudojama, norint kontroliuoti prieigą prie jautrių ar pavojingų įrenginių, patalpų ir pan., užtikrinant darbuotojų saugumą;
• būstuose - daugiabučiuose ar privačiuose namuose praėjimo kontrolės sistema taikoma siekiant užtikrinti gyventojų saugumą;
• valstybės institucijose - teismuose, policijos departamento patalpose ar kitose viešosios tarnybos vietose praėjimo kontrolės sistemos naudojamos siekiant užtikrinti saugumą ir stebėti prieigą prie saugomų patalų ar teritorijų.

Praėjimo kontrolės įranga gali būti naudinga įvairiose srityse ir organizacijose

Praėjimo kontrolės įranga montuojama priklausomai nuo durų tipo. Tai gali būti:

• elektromagnetas;
• gaudyklė;
• skaitytuvas;
• išėjimo mygtukas.

Jeigu norima stebėti ir sekti darbo laiko apskaitą, skaitytuvai privalomi iš abiejų durų pusių. Įeidamas ar išeidamas darbuotojas prie skaitytuvo priglaudžia kortelę, durys atsidaro. Neturintys kortelės, turi laukti už durų, kol kažkas įleis.

Praėjimo kontrolės sistemai naudojama įvairi įranga, atsižvelgiant į individualius poreikius:

• paprasti skaitytuvai;
• skaitytuvai su klaviatūra;
• skaitytuvai su QR kodų nuskaitymu
• skaitytuvai su veido atpažinimo funkcijomis.

Skaitytuvas su veido atpažinimo funkcija labiausiai praverčia, kai reikia ypatingos praėjimo kontrolės, kurios neužtikrina kitos priemonės (RFID pakabukai, NFC kortelės).

Skaitytuvus su QR kodu dažniausiai renkasi pramogomis užsiimančios įmonės, kurios sugeneruoja renginio bilietus su QR kodu.

Gamyklos darbuotojų darbo laiko kontrolė

Gamyklos darbuotojų darbo laiko kontrolė užtikrina, kad darbuotojai laiku atvyktų į darbą ir laiku išvyktų. Ji taip pat gali būti naudojama darbuotojų paskatinimo ir darbo organizavimo tikslais.

Gamyklos darbuotojų darbo laiko kontrolės sistemą paprastai sudaro skaitytuvai, kurie įrengiami iš abiejų durų pusių. Įprastai tai būna: lauko durys, lauko ir cecho durys arba lauko, cecho ir valgomojo durys ir pan. Trumpai tariant - tai durys, pro kurias cirkuliuoja didžiausi darbuotojų srautai. Kai kuriais atvejais darbdaviai nori stebėti ne tik į darbą ateinančių ir iš jo išeinančių darbuotojų srautą, bet ir kiek laiko darbuotojas dirbo, o kiek praleido rūkomajame ar valgykloje. Galima išskirti kelis darbo laiko kontrolės veikimo principus:

• laiko sekimo sistema gali sekti darbuotojų darbo laiką - biometriniai skeneriai nuskaito pirštų atspaudus arba veido atpažinimo sistemos identifikuoja darbuotojus, kai jie įeina ir išeina iš darbo vietos;
• elektroninė darbo grafikų sistema - naudodamiesi specialia programine įranga arba internetine platforma darbuotojai gali matyti savo darbo grafikus ir įrašyti savo buvimo vietą;
• darbuotojų priežiūros kontrolė - vadybininkai arba saugos personalas gali prižiūrėti darbuotojus, kaip šie laikosi numatyto darbo grafiko, ar nesikiša į draudžiamas veiklas darbo metu ir pan.;
• automatizuota ataskaitų sistema gali generuoti ataskaitas apie darbuotojų darbo laiką, pertraukas, viršvalandžius ir kitus svarbius parametrus. Tai naudinga atlyginimų skaičiavimams, mokesčių deklaravimui ir kitoms administracinėms procedūroms;
• narystės kortelės ar identifikavimas - darbuotojai gali turėti specialias korteles arba identifikatorius, kurie fiksuoja buvimo vietą ir laiką, kada darbuotojas praeina pro kontrolės tašką.

Gamyklos darbuotojų darbo laiko kontrolė užtikrina, kad darbuotojai laiku atvyktų į darbą ir laiku išvyktų

Šias darbuotojų darbo laiko kontrolės sistemas galima pritaikyti skirtingoms įmonėms, atsižvelgiant į jų poreikius, dydį, darbuotojų skaičių ir pan. Jos naudojamos skirtingose pramonės šakose nuo mažų įmonių iki didelių gamyklų kompleksų. Svarbu, kad tokių sistemų naudojimas būtų suderintas su darbuotojų teisėmis ir privatumo reikalavimais.

Mažos įmonės darbo laiko kontrolė

Mažos įmonės dažnai naudoja paprastesnes, mažesnio masto organizacijoms pritaikytas darbo laiko kontrolės sistemas.

• Ranka užpildomi darbo laiko žurnalai - elektroniniai dokumentai, kuriuose darbuotojai pažymi savo atvykimą ir išvykimą iš darbo vietos ar pertraukų laiką.
• Elektroninės darbo laiko sekimo programos, leidžiančios darbuotojams įrašyti savo darbo valandas per mobiliuosius įrenginius arba kompiuterį. Šios programos dažnai turi ir papildomų funkcijų, pvz., galimybę pažymėti atostogų arba nedarbingumo laikotarpius.
• Biometrinės identifikacijos sistemos, tokios kaip piršto atspaudų skaitytuvai ar veido atpažinimo technologija, padeda užtikrinti, kad darbo vietoje būtų tiksliai registruojamas darbuotojų atvykimas ir išvykimas.
• Priežiūros kontrolė - vadovai gali tiesiogiai stebėti darbuotojų darbo laiką ir įsitikindami, kad jie laikosi numatyto darbo grafiko.

Šios sistemos gali būti naudojamos mažose įmonėse, siekiant užtikrinti efektyvią darbo laiko kontrolę, sumažinti taisyklių nesilaikymo ar neteisėto elgesio tarp darbuotojų galimybes. Tokios sistemos lengvai naudojamos ir ne pernelyg brangios, atsižvelgiant į mažos įmonės išteklių ir poreikių ribotumą. Taip pat svarbu atsižvelgti į darbuotojų privatumo reikalavimus ir teises.

Mažos įmonės darbo laiko kontrolė turi nepažeisti darbuotojų privatumo reikalavimų

Vidutinės įmonės darbo laiko kontrolė

Vidutinės įmonės dažniausiai naudoja kiek sudėtingesnes darbo laiko kontrolės sistemas nei mažos įmonės, nes jose dirba daugiau darbuotojų ir jų veiklos spektras platesnis.

• Elektroninės darbo laiko sekimo sistemos leidžia darbuotojams elektroniniu būdu įrašyti savo darbo laiką. Tokios sistemos gali būti pasiekiamos per kompiuterius ar mobiliuosius įrenginius, jose gali būti integruotos darbo grafikų valdymo ir atlyginimų skaičiavimo sistemos.
• Biometrinės kontrolės sistemos - piršto atspaudų skaitytuvai arba veido atpažinimo technologija padeda užtikrinti tikslų darbo laiko fiksavimą.
• Internetinės darbo laiko sekimo ir valdymo sistemos leidžia įmonės vadovams lengvai valdyti darbo grafikus, darbuotojų atostogas ir pertraukas, stebėti darbo laiko ataskaitas. Tai suteikia galimybę efektyviai planuoti žmogiškųjų išteklių poreikius ir optimizuoti darbo procesus.
• Automatizuoti laiko skaičiavimo įrankiai leidžia greitai ir tiksliai apskaičiuoti darbuotojų darbo valandas, viršvalandžius, atostogas ir kitus darbo laiko parametrus.
• Mobiliosios programos ir žiniatinklio paslaugos leidžia darbuotojams lengvai įrašyti savo darbo laiką ir atostogas, o vadovams stebėti ir valdyti darbo laiko duomenis iš bet kurios vietos.

Vidutinės įmonės darbo laiko kontrolė

Šios sistemos gali būti pritaikytos vidutinės įmonės poreikiams, suteikiant efektyvų būdą stebėti ir valdyti darbo laiką bei optimizuoti darbo procesus. Svarbu pasirinkti tokias sistemas, kurios atitinka įmonės poreikius, yra lengvai naudojamos ir užtikrina duomenų saugumą bei darbuotojų privatumą.

Didelės įmonės darbo laiko kontrolė

Didelės įmonės dažnai naudoja išplėstas ir sudėtingas darbo laiko kontrolės sistemas, kurios leidžia efektyviai stebėti ir valdyti didelį darbuotojų skaičių.

• Integruotos darbo laiko sekimo ir HR valdymo sistemos leidžia centralizuotai stebėti ir kontroliuoti visus darbuotojų duomenis ir procesus. Šios sistemos veikia kartu su personalo valdymo, atlyginimų ir atostogų skaičiavimo bei kitomis HR procesų reguliavimo funkcijomis.
• Biometrinės identifikavimo sistemos, tokios kaip pirštų atspaudų, veido atpažinimo ar asmens identifikavimo skaitytuvai, užtikrina tikslų darbo laiko fiksavimą.
• Automatizuotos darbo laiko ataskaitų ir atlyginimų skaičiavimo sistemos leidžia greitai ir efektyviai generuoti darbo laiko ataskaitas, apskaičiuoti atlyginimus, viršvalandžius, premijas ir kitus su darbuotojų darbo laiku susijusius duomenis.
• Laiko valdymo patikrinimo sistemos leidžia vadybininkams stebėti ir patikrinti darbuotojų darbo laiką realiuoju laiku. Tai suteikia galimybę greitai reaguoti į bet kokius nukrypimus nuo numatyto darbo grafiko ar kitus niuansus.
• Prižiūrimos kontrolės sistemos - kai kurios didelės įmonės gali samdyti saugos personalą, kuris prižiūri darbuotojų darbo vietą ir stebi jų elgesį, kad būtų užtikrinta, jog darbuotojai laikosi numatytų taisyklių ir procedūrų.
• Integracija į kitas įmonės sistemas - siekiant optimizuoti visą verslo veiklą, galima suderinti darbo laiko kontrolės sistemas su kitomis įmonės sistemomis, tokiomis kaip prekybos ar gamybos valdymo sistemos.

Šios sudėtingos darbo laiko kontrolės sistemos leidžia didelėms įmonėms efektyviai valdyti didelio masto darbuotojų grupes, optimizuoti darbo procesus, užtikrinti veiklos efektyvumą bei efektyviai naudoti darbuotojų laiką ir išteklius. Tačiau, reikėtų atsižvelgti į tai, kad tokių sistemų diegimas gali būti brangus ir reikalauti nuolatinio techninio palaikymo.

Didelės įmonės darbo laiko kontrolės sistemos gali būti integruotos į kitas organizacijos sistemas

Nuotolinio darbo laiko kontrolė

Nuotolinio darbo laiko kontrolė yra svarbi, ypač dabartinėje situacijoje, kai daugelis įmonių suteikia darbuotojams galimybę dirbti iš namų ar kitų nuotolinių vietų. Išskiriami keli būdai, kaip galima kontroliuoti darbo laiką nuotolinio darbo metu:

• elektroninės darbo laiko sekimo programos - naudojant specializuotas programų sistemas arba internetines platformas, darbuotojai gali registruoti savo darbo laiką nuotoliniu būdu. Tokios programos leidžia darbuotojams įrašyti savo darbo laiko pradžią ir pabaigą, pertraukų laiką ir kitus su darbo laiku susijusius duomenis;
• laiko sekimo programinė įranga - tai programos, kurios gali stebėti darbuotojų veiklą kompiuteryje ir registruoti jų aktyvumą. Šios programos gali fiksuoti, kiek laiko darbuotojas praleidžia dirbdamas prie kompiuterio, kuriose programose jis dirba ir kokie veiksmai vykdomi darbo metu;
• laiko skaičiavimo kortelės ar identifikatoriai - kai kurios įmonės nuotolinio darbo metu naudoja darbuotojų identifikacijos sistemas, kurios leidžia registruoti jų darbo laiką naudojant specialius identifikatorius arba korteles;
• nuolatinės komunikacijos kanalai - nuotolinio darbo metu komunikacijos kanalai, tokie kaip elektroninis paštas, pokalbių programos arba projektų valdymo platformos, gali būti naudojami siekiant stebėti darbuotojų aktyvumą ir užduočių įvykdymo laiką;
• reguliarios būsenos ataskaitos - darbuotojai gali teikti reguliarias ataskaitas apie savo darbo veiklą ir progresą, kad vadovai galėtų stebėti jų darbo laiką ir rezultatus;
• periodinės virtualios susitikimų sesijos su vadovais arba komandos nariais gali būti naudojamos ne tik bendravimui, bet ir darbo rezultatų aptarimui ir stebėjimui.

Šios priemonės padeda užtikrinti, kad nuotoliniu būdu dirbantys darbuotojai laikytųsi numatytų darbo laiko ir užduočių įvykdymo taisyklių, o įmonė efektyviai valdytų darbo procesus, net ir darbuotojams dirbant ne biure. Tačiau svarbu, kad tokių kontrolės priemonių naudojimas atitiktų darbuotojų privatumo reikalavimus.

Bet kokios kontrolės priemonės naudojimas turi nepažeisti darbuotojų teisių ir privatumo

Automatinės darbo laiko kontrolės sistemos jūsų verslui

„Acoris" automatinės darbo laiko kontrolės sistemos jūsų verslui gali būti naudingos tuo, kad jos pasižymi daugybe privalumų, kurie padeda įmonėms efektyviai valdyti darbo laiką ir optimizuoti veiklą. Pagrindiniai automatinių darbo laiko kontrolės sistemų privalumai:

• tikslumas - „Acoris" sistemos naudoja elektroninius ar biometrinius metodus, kurie užtikrina, kad darbo laiko duomenys būtų registruojami tiksliomis valandomis ir minutėmis;
• efektyvumas - „Acoris" sistemos leidžia automatizuoti darbo laiko apskaitą sutaupant resursus, kuriuos būtų reikėję skirti rankinei darbo laiko apskaitai;
• lankstumas - automatines „Acoris" darbo laiko kontrolės sistemas galima pritaikyti įvairiems darbo režimams ir įmonių poreikiams;
• patogumas - darbuotojams naudotis „Acoris" automatinėmis darbo laiko kontrolės sistemomis dažnai yra labai patogu - jie gali lengvai įrašyti savo darbo valandas ar atostogas naudodami mobiliuosius įrenginius arba tiesiog paspaudę kelis mygtukus kompiuteryje;
• pasiekiamumas - dauguma „Acoris" automatinės darbo laiko kontrolės sistemų yra pasiekiamos internetu arba mobiliosiomis aplikacijomis, todėl darbuotojai savo darbo laiko duomenis gali tvarkyti iš bet kurios vietos ir bet kuriuo metu;
• taisyklių laikymasis - automatinės „Acoris" darbo laiko kontrolės sistemos padeda užtikrinti, kad darbuotojai laikytųsi įmonės nustatytų darbo laiko ir atostogų taisyklių bei teisinių reikalavimų, padedančių išvengti nesklandumų ir konfliktų;
• analitinės galimybės - „Acoris" sistemose dažnai įdiegti analitiniai įrankiai, leidžiantys vadovams ir personalo valdymo specialistams analizuoti darbo laiko duomenis, stebėti tendencijas ir priimti sprendimus, susijusius su darbuotojų valdymu ir veiklos optimizavimu.

„Acoris" diegiama darbo laiko kontrolės sistema padeda įmonių darbuotojams laikytis disciplinos, fiksuoti darbo valandų apskaitą, užtikrina, kad į objektą nepatektų pašaliniai asmenys

Trumpai tariant, „Acoris" diegiama darbo laiko kontrolės sistema padeda įmonių darbuotojams laikytis disciplinos, fiksuoti darbo valandų apskaitą, užtikrina, kad į objektą nepatektų pašaliniai asmenys. Negana to, įsirengusi automatizuotą darbo laiko kontrolės sistemą, įmonė sutaupo administracijos darbo laiko sąnaudas ir pinigines lėšas, nes nebereikia samdyti apsaugos darbuotojų.

Jei jus domina nuotolinio darbo laiko apskaita, galite pasinaudoti telefone įdiegiama „Acoris DLA" programėle, kurią galima pritaikyti bet kuriai organizacijai ir bet kuriai veiklai. Pvz., statybų bendrovei galima pasiūlyti „Acoris DLA" darbo laiko apskaitos programėlę, kuri suveikia nuskaičius NFC žymę (tagą). NFC žymė Acoris.tech programoje įvedama kaip tam tikra darbo vieta (pvz., daugiabučio statybvietė). Darbų vadovas NFC žymę įrengia matomoje vietoje, o darbuotojas atėjęs į darbą prie jos priglaudžia savo telefoną. Tokiu būdu sistema pažymi, kad šiandien toks ir toks asmuo atėjo į darbą. Baigus darbą ir paliekant darbo vietą, procesas pakartojamas. Sistema pažymi, kad darbuotojas išėjo iš darbo. Tokiu būdu labai paprasta skaičiuoti realias darbo valandas.

Plačiau apie „Acoris" darbo laiko kontrolės sistemas bei kitą produkciją pakonsultuos specialistai telefonu +370 630 23304 ar el. paštu info@acoris.lt.