Persikraustymas į naują biurą

Pakeisti biurą nėra taip sudėtinga, kaip anksčiau - komercinių patalpų rinkoje svarstyklės pakrypo į pasiūlos pusę. Svarbu tik nesuklysti ir tinkamai pasirinkti, kad naujasis biuras atitiktų visus kompanijos poreikius.

Bet kokioje kompanijoje kraustymasis - tai įvykis, stabdantis jos veiklą. Tačiau toks įvykis - tuo pačiu ir naujas atskaitos taškas. Nuo to, koks bus naujasis biuras, kaip ir nuo to, kaip vyks pats kraustymasis,  priklauso, ar naujas kompanijos gyvenimo etapas taps dar vienu žingsneliu sėkmės link.

Vietos  biurui pasirinkimas

Kiekviena kompanija ankščiau ar vėliau susiduria su poreikiu pakeisti biuro patalpas. Tačiau, kai kraustymosi šmėkla jau artėja prie horizonto, maža tiesiog rasti didesnio ploto biuro patalpas. Reikia įsitikinti, jog šios patalpos idealiai tiks konkrečiai organizacijai. Kitaip tariant, patariame netaupyti ir atlikti „namų darbus" - kruopščią išankstinę analizę.

Tokią analizę gali padėti padaryti ir nekilnojamojo turto agentūros, ir įmonės, kurios specializuojasi efektyvaus darbo erdvių planavimo ir funkcinių zonų paskirstymo srityje, ir architektūros biurai, turintys dizaino padalinius.

Kompanija, besidairanti naujų patalpų įstaigai, turi turėti gerai apgalvotą strateginį planą: juk ieškoma ne tik „teisingų" patalpų, jas vėliau reikės paversti „rezultatyviomis". Tinkamų patalpų paieška - iššūkis kiekvienai kompanijai. Užuot šokinėjus nuo vieno varianto prie kito ar pasirinkus pirmą pasitaikiusį pasiūlymą, bandant „pritempti" įstaigos poreikius prie naujų patalpų galimybių, geriau skirti pakankamai laiko ir dėmesio to vienintelio optimaliausio varianto paieškoms, - juk biuro patalpos gali ne tik pagerinti verslą, bet ir jam kliudyti. Apžiūrėkite mažiausiai trejas siūlomas patalpas, o dar geriau, bent tris jus domiančiame rajone, ir įvertinkite visų jų pranašumus ir trūkumus, nesivadovaukite vien „patinka-nepatinka" principu.

Neapsisprendus, ar geriau patalpas pirkti, ar nuomotis, geriau pasverti visus „už" ir „prieš": kiek ploto reikia normaliam kompanijos darbui, kiek lėšų galima skirti, kiek laiko planuojama praleisti tose patalpose, ar yra žmonių, galinčių užsiimti patalpų priežiūra, ar geriau tą darbą patikėti nuomojamų patalpų administratoriui ir t.t.

Ieškant naujų patalpų, svarbiausiais laikomi trys faktoriai: vieta, vieta ir dar kartą - vieta. Galima pakeisti patalpų išplanavimą, kaimynus, sienų spalvą, bet vietos (ir privažiavimo) nepakeisi. Į „vietos" sąvoką įeina ne  tik patalpų geografinė padėtis, bet ir kaimynystės patrauklumas, triukšmingumas, eismas, pasiekiamumas (taip pat ir visuomeniniu transportu), automobilių parkavimo galimybės ir pan. Svarbios ir kitos sąlygos: ar lanksčios nuomos sąlygos (pvz., draudimas, ar bus galimybė prasitęsti patalpų nuomos sutartį), ar neplanuojama teritorijoje kokių nors svarbių pakeitimų (pvz., didelės statybos) ir pan.

Pabendraukite su nesuinteresuotais asmenimis - jus dominančių patalpų kaimynystėje dirbančių įstaigų darbuotojais, sužinosite, su kokiomis problemomis jie susiduria, o gal įvardins jums dar nežinomų privalumų.  Radus tinkamas patalpas, ypač jas nusprendus nuomotis, ne mažiau svarbu yra gerų santykių su patalpų savininkais ir kaimynais užmezgimas ir palaikymas. Taip galima išvengti įvairių nesusipratimų, sulaukti pagalbos, o kartais ir išvengti nuomos kainos padidinimo. Geras nuomininkas panašus į gerą kaimyną - tai gali atnešti naudos kompanijai ir jos tarnautojams: draugiški santykiai padeda ne tik gauti nuolaidų, bet ir pirmiesiems išgirsti apie planuojamus pakeitimus ir akcijas, taip pat atsilaisvinančias patalpas (jei kompanija ketina ateityje plėstis).

Patalpų analizė prieš nuomojantis - tai kompleksiniai norimų nuomotis patalpų tyrimai. Be viso kito, jie leidžia nuspręsti, kokiame plote ir kaip optimaliai išdėstyti patalpose darbuotojus bei visas pagalbines patalpas. Priimti sprendimą, ar tinka kompanijai biuras, ar ne, remiantis tik ploto kvadratinių metrų skaičiumi, neįmanoma. Netgi kai patalpų plotas vienodas, jos viena nuo kitos gali labai skirtis forma, vidinių laikančiųjų kolonų, lifto šachtų, evakuacinių išėjimų, komunikacijų laikymo konstrukcijų išsidėstymu - visa tai labai įtakoja darbo erdvės organizavimą, tad visa tai geriau išsiaiškinti dar prieš persikraustant. Verta atkreipti dėmesį ne tik į komunikacijų išdėstymą, bet ir į jų būklę. Iki šiol dar pasitaiko pastatų, kurių tinklų būklė tiesiog prašosi remonto. Atskirai reikėtų vertinti elektros tinklų galingumą ir galimybę prie jų prisijungti.

Antras gan svarbus faktorius, į kurį reikėtų atkreipti dėmesį dar prieš kraustantis - tai, žinoma, kompanijos vystymasis ateityje. Jeigu dabartiniame biure darbuotojai sėdi susispaudę, neužtenka jų tiesiog patogiai pasodinti naujose patalpose - reikia taip pat numatyti darbo vietas jų būsimiems kolegoms. Patalpų analizės metu kompanija turi išnagrinėti tokius naujo biuro variantus, kuriuose numatytos būsimos naujos darbo vietos. Žinoma, kartais gana sudėtinga numatyti verslo raidą, todėl sudarinėjant išankstines patalpų zonavimo klientams koncepcijas, reikia numatyti galimybę jas transformuoti ir taip didinti galimų darbuotojų vietų skaičių. Neretai pasitaiko atvejų, kai netinkamos patalpos stabdo jose įsikūrusių įmonių vystymąsi. Renkantis biurą, reikia atkreipti dėmesį ne tik į jo lokaciją (buvimo vietą) bei patalpų pralaidumo galimybes, bet ir padėti pagrindus naujų darbo vietų kūrimui ateityje, nemažinant darbo našumo. Priešingu atveju vėl galite susidurti su poreikiu kraustytis, o tai jau ne tik kraustymosi išlaidos, bet ir neplanuotos lėšos reklamai, proceso organizacijos rūpesčiai naujoje vietoje ir t.t.

Dažniausiai kraustydamasi į naujas biuro patalpas kompanija nori ne tik padidinti turimų kvadratinių metrų skaičių, bet ir pagerinti darbo erdvės kokybę. Kaip to pasiekti? Specialistų atsakymas toks: tik išsamiai išanalizavus  kasdieninius verslo procesus ir juos optimizavus. Maksimaliai efektyvus yra toks biuras, kuriame darbuotojams nereikia gaišti daug laiko judant iš vieno skyriaus į kitą. Dažniausiai žmonės, atsakingi už derybas, turi sėdėti arčiausiai pasitarimo kambarių, o tie, kam dažnai prireikia kompanijos archyvo (buhalterija), turi būti susodinti būtent šalia jo. Šių paprastų veiksmų dėka galima sutaupyti apie 20 minučių darbo laiko per dieną - per metus išeina ištisos dvi savaitės.

Kraustymasis į naują biurą

Kai biuro patalpos surastos, o baldų sustatymo projektas parengtas ir patvirtintas vadovybės, prasideda pats kraustymasis. Yra du būdai, kaip suvaldyti šią „stichinę nelaimę": savo jėgomis arba pasitelkiant profesionalių vežėjų, t.y. perkraustymo kompanijos pagalba.

Pirmasis būdas yra viliojantis dėl sąlyginai mažos kainos, tačiau privalumai ties maža kaina ir baigiasi. Visi besikraustančios organizacijos darbuotojai nukrypsta nuo savo profilinės veiklos ir yra priversti rūpintis savo „ūkiu". Kraustymosi kompanijos geros tuo, jog sudaro tikslų pasiruošimo kraustymuisi, paties kraustymosi bei vėliau reikalingo „išsipakavimo" planą. Čia viskas turi būti suderinta, lyg kariuomenėje - tiksliai, aiškiai ir griežtai pagal planą. Specialistai per kelias valandas išardo baldus ir techniką, ją sužymi, supakuoja, sukrauna į krovininius automobilius. Po to, kai visas biuro turtas  atgabenamas nauju adresu, krovėjai taip pat operatyviai išpakuoja ir surenka baldus bei pastato juos pagal planą numatytose vietose.

„Beskausmio" kraustymosi receptas gana paprastas: laiku atgabenta pakavimo medžiaga, pakankamas krovėjų kiekis, specialus transportas (krovininiai automobiliai, idealiu atveju - išmušti minkštu audiniu, kuriose įrengti saugos diržai), ir svarbiausia - tikslus sutarto laiko paisymas. Norint perkraustyti 25 darbo vietas, pakanka apie 10 valandų, o biuro, kuriame yra 200 darbuotojų, kraustymasis užtruks apie 3 dienas. Kraustymosi kaina priklauso nuo darbo vietų skaičiaus (į vienos „darbo vietos" sąvoką įeina stalas, kompiuteris, kėdė, spintelė bei asmeninių daiktų dėžė). Be to, biuro kraustymosi į naujas patalpas kainą taip pat įtakos sunaudotas įpakavimo medžiagos kiekis bei pastato aukštų skaičius (ypač jeigu pastate nėra krovininio lifto).

Ar reikia naujo biuro

Kai darbuotojai sužino apie artėjantį kraustymąsi, pirmiausia jiems iškyla klausimas „kur?". Klausimas „kodėl?" taip pat svarbus ne tik vadovybei, bet ir eiliniams darbuotojams. Todėl kalbant apie naują biurą, reikėtų iškart panagrinėti persikraustymo priežastis - tai pirmoji rekomendacija. Dažniausia įmonės persikraustymo priežastis - kompanija išaugo, ir sklandžiam darbui jai reikia kiek didesnio ploto. Kompanijos struktūros plėtimasis, darbuotojų skaičiaus augimas rodo stabilias kompanijos pajamas ir užtikrintą padėtį rinkoje. Dėl ko svarbu tai pabrėžti? Dėl to, kad persikraustymas, kuris paprastai sukelia rūpesčius ir nerimą dėl galimų asmeninių nepatogumų šiuo atveju bus suvokiamas pozityviai. Persikraustymą apibūdinus kaip kompanijos (o taip pat kartu ir  jos darbuotojų) klestėjimo ženklą, darbuotojų sąmonėje susidarys loginė grandinė: kraustomės į didesnį (o tai reiškia - į geresnį) biurą - reiškia, kompanija sėkminga - dirbdamas joje gaunu užtikrintą atlyginimą  - karjeros vystymosi galimybės. Vietoje panikos tarp darbuotojų gaunamas korporacinių vertybių vertinimas ir prisidėjimo prie šios kompanijos klestėjimo pojūtis. Toks psichologinis klimatas leis darbuotojams „be skausmo" įveikti persikraustymo keliamus sunkumus.

Kartais pasitaiko, kad persikraustymą sąlygoja poreikis pakeisti kompanijos lokacijos vietą prestižo sumetimais - tai irgi pozityvus momentas. Nereikia net kalbėti, kokią reikšmę sėkmingai įmonės veiklai turi taisyklingai pasirinkta įmonės buveinės vieta. Geresnė įmonės įsikūrimo vieta privilios didesnį klientų skaičių bei pelną, o tai teigiamai atsiliepia organizacijoje dirbantiems specialistams.

Be teigiamų pakitimų kompanijoje taip pat būna ir neigiamų, tokių, kaip nuomos mokesčio didėjimas, ar problemos su patalpų savininku. Kai įmonė išgyvena sunkų metą, ypač svarbu išsaugoti gerus darbuotojus, gerai išmanančius organizacijos „virtuvę". Tokioje situacijoje darbuotojų nuotaika akivaizdi:  neretai daugelis jų ima dairytis naujo darbo dar gerokai iki kraustymosi. Šiuo atveju įmonės vadovui, palaikant santykius su darbuotojais, pravers tam tikras lankstumas. Šiems santykiams pravers papildomi „bonusai", kurie nebūtinai turi būti susiję su finansais: tai gali būti laisvesnio grafiko suteikimas kai kuriems darbuotojams arba sutrumpinta darbo diena.

Darbuotojų motyvacija keičiant biurą

Nepriklausomai nuo biuro kraustymosi priežasties, nepakanka jos tiktai paaiškinti, norint patogiai perkraustyti kompaniją. Darbo su personalu specialistai teigia, jog kraustantis išvengti kai kurių darbuotojų išėjimo iš darbo praktiškai neįmanoma. Per keletą darbo senosiose kompanijos patalpose metų darbuotojai neretai spėja susirasti gyvenamąją vietą netoliese, o vaikus leisti į pakeliui esančius vaikų darželius bei mokyklas. Taip kraustymasis iš paprasto patalpų pasikeitimo jiems pavirsta į globalią katastrofą, apimančią visas gyvenimo sferas.

Prašymus dėl išėjimo iš darbo kraustymosi metu dažniausiai pateikia pagalbinis personalas - valytojai, kurjeriai ir pan. Biuro vietos pasikeitimo teigiamai gali neįvertinti ir aukštos kvalifikacijos specialistai, gaunantys solidžią algą bei žinomi tam tikruose profesiniuose žmonių ratuose. Tokiems darbuotojams nereikės ilgai ieškotis darbo - tikriausiai keletas kitų kompanijų būtų visai ne prieš pasisamdyti patyrusių darbuotojų ir ras tam resursų. „Aukso vidurys" dažniausiai retai palieka kompaniją dėl tokios priežasties, kaip kraustymasis, tačiau ir šios kategorijos darbuotojams reikia padėti įveikti stresą, sukeltą kraustymosi į naujas patalpas. Ką dėl to reikia padaryti? Visų pirma, nereikia naujo įmonės adreso bei žinios apie patį kraustymąsi laikyti paslaptyje. Žinodami apie artėjančius pasikeitimus, darbuotojai galės morališkai pasiruošti artėjančioms permainoms, ištirti naujos darbo vietos infrastruktūrą ir atrasti susiklosčiusios situacijos privalumų - šiam tikslui reikalingas tik laikas ir informacija.

Antra, palengvinkite savo darbuotojams adaptaciją naujoje vietoje šmaikščiu, tačiau taip pat veiksmingu būdu:  paruoškite biurą supančios vietovės  planą, kuriame būtų pažymėti restoranai, kavinės, vaikų darželiai, mokyklos, vaistinės, parduotuvės ir t.t., nepamirškite ir viešojo transporto stotelių. Šį darbą galima patikėti dailininkui, kuris žemėlapį galės paversti gražiu, humoro nestokojančiu paveikslėliu. Patikėkite, išlaidos poligrafijos darbams tikrai atsipirks gera darbuotojų nuotaika ir jų lojalumu rūpestingai vadovybei.

Trečia, ne pro šalį atlikti darbuotojų apklausą tema „Ką norėčiau pakeisti savo darbo vietoje?". Tikriausiai kas nors jau seniai svajoja apie vietą prie lango, o kitam trukdo intensyvaus eismo lauke keliamas triukšmas. Darbo sąlygos, maksimaliai pritaikytos personalui - svarbus faktorius, įtakojantis darbuotojų darbo rezultatus. Be to, taisyklingas naujų kompanijos patalpų skirstymas į skyrius  leis jiems efektyviai bendradarbiauti tarpusavyje.

Ir ketvirta, nauja darbo vieta turi būti ne tik funkcionali, bet ir jauki: jūsų darbuotojai greičiau pripras prie naujojo biuro ir suvoks, jog darbo vietos pasikeitimas - tai tik dar vienas stimulas pagerinti savo gyvenimą.

Asa.lt