Spaudos konferencija

Spaudos konferenciją reikėtų organizuoti tada, kai norima pranešti iš tiesų svarbią žinią. Norint įsitikinti, kad spaudos konferencija reikalinga, reikėtų numatyti ar bus kuriama tam tikra pridėtinė vertė įmonei ir ar žinia tikrai aktuali ir reikšminga visuomenei. Dažniausiai konferencija rengiama tokiomis temomis:

• Savininkų, vadovų kaita;
• Įmonės finansiniai rezultatai;
• Investicijos, įmonės plėtra;
• Naujas produktas ar paslauga;
• Neeilinis įvykis.

Spaudos konferencijos organizavimas yra nelengvas ir atsakingas darbas, ypač jei ją reikia surengti per trumpą laiko tarpą. Vienas asmuo organizuojantis konferenciją gali ne visada tinkamai jai pasiruošti, ką nors pamiršti, todėl geriausia suburti komandą ir paskirstyti darbus.

Įmonės vadovas turi įvertinti žinią ir nuspręsti ar tikrai reikia rengti spaudos konferenciją. Jis turėtų atrinkti visą reikalingą informaciją ir ją kontroliuoti. Vadovas taip pat turėtų parinkti spaudos konferencijos dalyvius. Jeigu įmonė turi viešųjų ryšių specialistą, šiuos klausimus vadovas gali aptarti su juo. Dalyvavimas spaudos konferencijoje vadovui nevisada yra privalomas. Jis turi dalyvauti tada, kai yra pranešamos itin svarbios naujienos susijusios su įmonės strategija, plėtra, investicijomis. Kai yra pristatomas naujas produktas, neeilinis įvykis, specialus įmonės komentaras po kažkokių įvykių, vadovas gali ir nedalyvauti.

Viešųjų ryšių specialistas/projektų vadovas atsakingas už pagrindinės žinios formavimą, jos parengimą ir pateikimą. Šis darbuotojas turi surinkti visą informaciją, ją paruošti ir paskirstyti kitiems kalbantiesiems. Reikalingas ir konferencijų dalyvių pasisakymo planas, kad informacija būtų organizuota ir nepadrika. Spaudos konferencijos metu būtina parinkti vedėją, kuris pradės kalbėti jos metu, pristatys dalyvius ir reguliuos visą konferencijos eigą. Dažniausiai tai būna įmonės atstovas spaudai. Svarbu numatyti žurnalistų užduodamus klausimus ir iš anksto pasiruošti atsakymus. Rengiant kvietimą žurnalistams, reikėtų pasistengti, kad jis išsiskirtų iš kitų ir būtų pastebimas, intriguojantis. Jame reikia nurodyti spaudos konferencijos esmę, temą, datą, laiką, vietą, konferencijos dalyvius ir kontaktus, kur galima kreiptis norint gauti papildomos informacijos. Kvietimą reikėtų išsiųsti likus maždaug keturioms dienoms iki konferencijos pradžios. Išsiuntus kvietimus kitą dieną galite paskambinti žurnalistams ir pasiteirauti ar jie tikrai gavo kvietimą ir ar dalyvaus konferencijoje, ar nereikia papildomos informacijos. Dažniausiai siūloma atrinkti žurnalistus, kurie rašo ta tema, apie kurią bus kalbama. Išanalizuokite žiniasklaidos darbuotojų sąrašą ir kvieskite tuos, kurie neabejotinai susidomės konferencijos tema. Nepamirškite paruošti informacijos paketo žurnalistams. Tai gali būti spausdinta informacija segtuvuose arba informacija kompaktiniuose diskuose. Informacijos pakete reikia pateikti tokią informaciją: trumpas įmonės pristatymas, įmonės struktūra ir jos akcininkai arba savininkai, konferencijoje dalyvaujančių asmenų biografijos (jei užimamos aukštos pareigos), išsamiau pristatoma tema, rekomendacijos ar nepriklausomų ekspertų komentarai. Jeigu yra galimybė, patartina naudoti grafinius, vaizdinius elementus. Pateikiami ir atitinkamo asmens kontaktiniai duomenys, su kuriuo galima susisiekti dėl informacijos papildymo ar patikslinimo. Spaudos konferencijos laikas ir data taip pat yra labai svarbūs žinios pateikimui. Geriausia konferenciją rengti vidury savaitės (ne pirmadienį ir ne penktadienį), apie 10-13 valandą. Vidutiniškai spaudos konferencija turėtų užtrukti apie 40 minučių. Po spaudos konferencijos išplatinkite pranešimą spaudai ir nuotraukas žurnalistams, kurie dalyvavo konferencijoje, ir tiems kurie negalėjo dalyvauti.

Asmuo atsakingas už techninius dalykus turi numatyti spaudos konferencijos vietą, pasirūpinti tinkamu apšvietimu televizijos operatorių ir fotografų darbui, tinkama garso ir vaizdo įranga. Taip pat turi būti pasirūpinta žiniasklaidos atstovų sutikimu (registracija) ir išlydėjimu, jų susodinimu, konferencijų dalyvių kortelėmis. Verta paminėti, kad žurnalistų registracija yra reikalinga, nes vėliau galima analizuoti kokios žiniasklaidos priemonės domisi įmone, koks žurnalistas konkrečiai domisi viena ar kita tema, ir prireikus, galima vystyti tolimesnius ryšius. Dažniausiai registruojami tokie žurnalistų duomenys: vardas, pavardė, žiniasklaidos priemonė, pareigos, telefono numeris, elektroninio pašto adresas. Registracijos metu, žurnalistams išdalinami jau paruošti spaudos konferencijos informacijos paketai ir, jeigu numatyta, reklaminės dovanėlės (suvenyrai). Jei spaudos konferencija planuojama ilgesnė, galima pasiruošti simbolinėmis vaišėmis ir gaiviaisiais gėrimais. Taip pat reikia nepamiršti papuošti patalpą įmonės simbolika. Tam tinka tentas su įmonės logotipu, kuris kabinamas už pranešėjų nugaros, vėliava arba vėliavėlės ant stalo ir kita. Jeigu spaudos konferencijoje yra svečių iš užsienio, reikia pasirūpinti ir vertėju, kuris užtikrins efektyvų bendravimą.

Spaudos konferencijos efektyvumą būtų galima vertinti pagal susidomėjusių ir atvykusių žurnalistų skaičių, pagal paskelbtos žinios kiekį ir kokybę žiniasklaidos priemonėse.

Eglė Kazimieraitienė

Verslo gido Visasverslas.lt informaciją atgaminti visuomenės informavimo priemonėse bei interneto tinklalapiuose be raštiško UAB "IKS" sutikimo draudžiama.