Darbo laiko planavimas

2022-09-28 11:14   Peržiūros : 344   Spausdinti


 

Darbo laiko planavimasSėkmingas darbo laiko planavimas

Nesvarbu, ar esate vadovas, ar žemiausio lygio darbuotojas, jūsų tikslas - pasiekti optimalų darbo rezultatą. Vis dėlto dažnai skundžiamasi, kad tai padaryti trukdo laiko stoka. Tačiau ar iš tiesų jums laiko trūksta? Galbūt tiesiog nesugebate jo tinkamai išnaudoti?

Laikas yra vienas svarbiausių veiksnių siekiant verslo sėkmės. Veiksmingas laiko išnaudojimas atneša geresnius darbo rezultatus, o geresni rezultatai - didesnius pinigus. Todėl frazė „laikas - pinigai" yra daugiau nei nuvalkiotas posakis - tai geležinė taisyklė. Kita vertus, sėkmingai išnaudodami laiką taupote ne tik pinigus, bet ir savo laisvalaikį, išvengiate streso ir jo sąlygotų neigiamų emocijų. Visa tai - atlygis už kruopštų laiko planavimą. Deja, nors tik jūs esate savo laiko šeimininkas, jį valdyti nėra taip jau paprasta. Tam trukdo daugybė žmogiškųjų faktorių.

 

Kaip išmokti neatidėlioti užduotis

Nemaža dalis darbuotojų yra linkusi vis atidėlioti savo darbus. Jie užsiima nenaudingais dalykais, kol žino, kad iki užduoties atlikimo termino dar liko nors šiek tiek laiko. Kuo sunkesnė užduotis, tuo labiau tikėtina, kad ji bus atidėliojama. Atidėliotojai yra linkę susikoncentruoti ties lengviausiais darbais, sunkiausius pasilikdami pabaigai. Tačiau koks to rezultatas? Jėgos jau išeikvotos, o svarbiausi darbai dar neatlikti. Todėl net jei dirba tiek pat ar net daugiau valandų nei kiti darbuotojai, atidėliotojai darbo rezultatais pasigirti negali.

Darbai atidėliojami dėl skirtingų priežasčių. Viena jų - nesugebėjimas atskirti svarbių užduočių nuo įprastinių. Darbuotojas gali skubiai griebtis naujausios gautos užduoties, pamiršdamas tą, kuri buvo nustatyta anksčiau, tačiau yra daug svarbesnė. Toks žmogus bus nuolat užsiėmęs, todėl kai ateis laikas atlikti svarbiąsias užduotis, jis jau bus pavargęs ir nebegebės dirbti tinkamai. Kitos atidėliojimo priežastys - nežinojimas nuo ko pradėti, manymas, kad neturite visų užduočiai atlikti būtinų įgūdžių, ar tiesiog nesėkmės baimė. Deja, atidėta užduotis niekur nedingsta, tad anksčiau ar vėliau turėsite ją įveikti. Tačiau pirmiausia turite įveikti savo įprotį atidėlioti. Išsiaiškinkite priežastis, kodėl jūs vis atidėliojate darbus ir bandykite su jomis kovoti. Jei darbus atidėliojate tik todėl, kad nesate joms nusiteikęs, išmokite save motyvuoti darbui. Pavyzdžiui, galite nusistatyti atlygį, kuriuo save apdovanosite, jei užduotį atliksite. Suskaičiuokite ir nuostolius, kuriuos patirsite priešingu atveju. Jei jums vis tiek nepavyksta savęs kontroliuoti, paprašykite kolegų pagalbos. Tegul kas nors kitas stebi jūsų darbą - jausite lengvą spaudimą, todėl nebedrįsite užsiimti nereikalingais darbais. Jei jūsų atidėliojimo priežastis - įsitikinimas, kad užduotis neįveikiama, pabandykite padalyti užduotį į keletą smulkesnių žingsnelių. Susidarykite veiksmų planą ir jo laikykitės. Įveikus pirmuosius žingsnelius, užduotis jau nebeatrodys neįmanoma.

 

Darbo laiko kontrolė

Norint sėkmingai išnaudoti savo laiką, pirmiausia svarbu išsiaiškinti, kokie yra įprastiniai jūsų laiko išnaudojimo įpročiai. Labai dažnai patys nepastebime, kiek laiko išeikvojame veltui, pavyzdžiui, plepėdami su kolegomis ar darydamiesi kavą. O vėliau skundžiamės, kad darbui atlikti pritrūko vos poros valandų. Todėl prieš pradėdami planuoti savo laiką, patikrinkite, kiek laiko per dieną sugaištate darbui, o kiek - visiems kitiems dalykams. Kiekvieną kartą, kai pakeičiate užsiėmimą, užsirašykite. Nesvarbu, tikrinatės elektroninį paštą ar pradedate rašyti ataskaitą - fiksuokite kiekvieną savo užsiėmimo pokytį. Užsirašinėkite, kiek laiko kalbėjote su kolegomis, kada išėjote papietauti ir kada grįžote. Šalia kiekvieno veiksmo užsirašykite laiką ir veiksmo atlikimo trukmę. Keletą kartų per dieną fiksuokite, kaip jaučiatės: galbūt 12 valandą dienos jūs energingas, o 14 valandą - jau pavargęs. Toks užsirašinėjimas gali pasirodyti keistas, tačiau jis veiksmingas. Po kelių tokio fiksavimo dienų jau galėsite matyti, kiek laiko jums reikia darbui, o kiek sugaištate veltui. Tik tai žinodami, galėsite pradėti kontroliuoti savo laiką.

 

Darbo laiko analizė

Susirinkę medžiagą, kaip išnaudojate savo laiką, pradėkite ją analizuoti. Pagal tai galite pradėti planuoti savo laiką. Pirmiausia pasižymėkite darbus, kurių jums atlikti nereikėjo. Galbūt dirbote darbą, už kurį atsakingas kas nors kitas, o gal užsiėmėte tuo, ką turėtumėte atlikti ne darbe, o namie, pavyzdžiui, rašėte asmeninius elektroninius laiškus. Šie veiksmai nebuvo reikalingi, todėl jų į savo planą nebeįtraukite. Sumažinkite laiką skiriamą tokiems dalykams, kaip kavos darymas. Galbūt tokius darbus galite pasidalinti su kolegomis - kiekvieną dieną kavą ruošia vis kitas žmogus. Patikrinkite savo užrašus apie savijautą - kaip jautėtės tam tikru dienos metu. Sunkiausias ir svarbiausias užduotis planuokite tomis valandomis, kada jaučiatės žvaliausiai. Taip darbą atliksite produktyviau ir greičiau. Pabandykite kaip įmanoma sumažinti skirtingų užduočių kaitaliojimą, kad netektų „šokinėti" nuo vieno darbo prie kito. Pavyzdžiui, pasiskirkite laiką, kada atsakinėjate į elektroninius laiškus, ir tai darykite tik tuo metu. Taip sutaupysite laiko sugaištamo nuolat persijunginėjant į skirtingo tipo užduotis.

 

Darbo veiksmų planas

Kitas jūsų žingsnis, planuojant darbo laiką - veiksmų plano sudarymas. Veiksmų planas tėra paprasčiausias užduočių, kurias turite atlikti, sąrašas. Tačiau jis skiriasi nuo būtinų atlikti darbų sąrašo tuo, kad veiksmų planas koncentruojasi į konkretų tikslą: kiekvienas plano žingsnelis priartina jus prie užduoties įvykdymo. Naudinga susirašyti darbo etapus ir jais sekti. Taip matysite, ką jau nuveikėte, o kas dar liko. Tai padės susikaupti rezultatui, o ne tik laiko užėmimui.

 

Darbų sąrašo sudarymas

Jei turite daug darbų, jie jūsų galvoje sukelia tikrą chaosą. Gali būti sunku atsirinkti nuo ko pradėti, o kuo baigti. Todėl naudinga visus savo darbus išdėstyti popieriuje. Taip chaotiška darbų krūva virs tvarkinga sistema, kur kiekvienas darbas turės savo vietą tam tikroje hierarchijoje.

Prieš sudarydami darbų sąrašą, apgalvokite visus savo darbus. Surašykite ant popieriaus viską, ką turite padaryti, neužmiršdami net menkų užduočių. Kai jau turėsite tokį sąrašą, pradėkite darbų įvertinimą. Pasižymėkite svarbiausius darbus. Naudinga visas užduotis įvertinti pagal dešimtbalę sistemą. Kai tai padarysite, perrašykite sąrašą - šįkart jau darbų svarbumo tvarka. Svarbiausias užduotis užrašykite sąrašo pradžioje, o ne tokias svarbias - apačioje. Taip žinosite, nuo ko pradėti ir kurioms užduotims galite skirti daugiau savo laiko ir jėgų.

Planuodami savo laiką, sugaišite vos keletą minučių. Tačiau tai jums gali sutaupyti po kelias valandas per dieną. Todėl rinkitės - chaotiškas darbo ritmas ar tvarkinga sistema.

Darbo laiko kontrolės įrankiai

Darbo laiką geriausiai kontroliuos darbo kalendorius. idealus atvejis jei turite tik vieną debesinį elektroninį darbo kalendorių. Outlook'e yra darbo kalendorius, tačiau jis nesusietas su atliktų darbų istorija, pastabomis dėl klientų. Daug efektyviau kompanijai pagal poreikius ir specifiką sukurtas CRM.

CRM turėtų rūšiuoti ir archyvuoti laiškus, saugoti bendravimo istoriją, priminti apie numatomus darbus ir susitikimus. Gerai pritaikytas CRM gali sutaupyti apie 15 - 30 procentų darbo laiko.

 

 

Erika Brazaitytė

Verslo gido visasverslas.lt informaciją atgaminti visuomenės informavimo priemonėse bei interneto tinklalapiuose be raštiško UAB "IKS" sutikimo draudžiama.

 


Kategorijos: Biuro programinė įranga, virtualios darbo vietos ir serveriai, debesų kompiuterija, CRM, verslo valdymo sistemos, Darbas, karjera, ugdymas, Personalo kūrimas ir valdymas, Biuras, Darbo ir kompanijos veiklos planavimas, Darbo našumo didinimas ir kompanijos procesų tobulinimas
moterys vadovės

Moterys vadovės

Moterų vadovių pranašumai ir trūkumai 

Motyvacinis laiškas

Motyvacinis laiškas

Motyvacinio laiško pavyzdžiai, kaip parašyti motyvacinį laišką turint ir neturint darbinės patirties 

10 bankrutavusio verslininko patarimų

10 bankrutavusio verslininko patarimų

Pagrindinės klaidos versle kurios priveda prie įmonės bankroto, bankrutavusio verslininko įžvalgos 

Kaip greitai susirasti darbą

Kaip greitai susirasti darbą?

Į ką atkreipti daugiau dėmesio ieškant darbo, kas veikia darbdavius pozityviai 

Kaip atpažinti lyderį

Kaip atpažinti lyderį

Kokie būna lyderiai, lyderių tipai, kaip tapti lyderiu 

Aksesuarai verslininkams

Aksesuarai verslininkams

Kokie verslininkams svarbūs aksesuarai turi būti naudojami kasdien ir verslo susitikimuose 

Kaip atpažinti gerą pardavėją

Kaip atpažinti gerą pardavėją?

kas yra geras pardavimo vadybininkas 

Ar esate pasiruošę nuosavam verslui

Ar esate pasiruošę nuosavam verslui

Kaip suprasti ar esate pasiruošę įkurti įmonę, testas išsiaiškinti ar esate pasiruošęs verslui 

Kaip efektyviai dirbti per atstumą

Kaip efektyviai dirbti per atstumą

Kaip įrengti nuotolinę darbo vietą ir kaip sukurti darbinę atmosferą 

Klasikinė darbo apranga moterims

Etiketas darbe

Kaip darbo aplinkoje sukurti gerą pirmą įspūdį ir kokie drabužiai tinkami vilkėti biure. 

Kaip sunkmečiu derėtis dėl atlygio už darbą

Kaip sunkmečiu derėtis dėl atlygio už darbą?

Derybos dėl atlyginimo krizės metu 

Corbis nuotr.

Kandidatų vertinimo testai

Kaip suprasti kandidato į darbuotojo poziciją gebėjimus, profesinių įgūdžių ir psichologiniai testai 

Rekomendacijų tikrinimas

Rekomendacijų tikrinimas

Ar galima pasitikėti rekomendacijomis, kaip patikrinti ar rekomendacija tikra 

darbo sutarties šablonas

Darbo sutarties šablonas

Darbo sutartis, darbo sutarties šablonas, darbo sutarties pavyzdinė forma, terminuota darbo sutartis, darbo sutarties forma, darbo sutartis šablonas 

pietų pertrauka

Pietų pertrauka

Pietų pertraukos laikas, pietų pertraukos reglamentavimas, minimali ir maksimali pietų pertraukos trukmė 

Prisitaikymas prie susiformavusio kolektyvo

Prisitaikymas prie susiformavusio kolektyvo

Kaip prisitaikyti prie susiformavusio kolektyvo, kaip įsilieti į naują kolektyvą 

Temą atitinkančios įmonės kataloge:


1 2 3 4 5
Įvairios menų profesijos: interjero apipavidalintojas, fotografas, dailiųjų metalų dirbinių gamintojas,, elektroninės leidybos maketuotojas, kompiuterinės grafikos projektavimo operatorius, tekstilės dirbinių gamintojas, baldžiaus ir kt.
V. Krėvės pr. 112, Kaunas
Telefonas: +370-37-312061, El. paštas: administratorius@ktdm.lt
Kirpėjų kursai Klaipėdoje. Manikiūro-pedikiūro kursai. Visažisto kursai
Birutės g. 11, Klaipėda
Telefonas: +370-682-49122, El. paštas: daiva.siregama@gmail.com
Verslo kontaktų rytmečiai, verslo pusryčiai. Dalyvauk, dalinkis, gauk! Klubo organizuojami verslo kontaktų rytmečiai skirti Jūsų verslo augimui ir plėtrai. Verslo kontaktų rytmetys.
Pramonės pr. 41, Kaunas
Telefonas: +370-699-54643, El. paštas: dopingasverslui@gmail.com
Saviugdos kursai, praktikos online, savimotyvacijos kursai. Asmeninės koučingo sesijos, koučingo paslaugos, gyvenimo koucingas, karjeros koučingas.
Taikos pr. 88A, Kaunas
Telefonas: +370-682-79005, Mobilus: +370-682-79005, El. paštas: labas@savimotyvacija.lt
Vilniaus dizaino kolegija – prestižinė, novatoriška, išskirtinai į menus ir dizainą orientuota aukštoji mokykla.
Kauno g. 34, Vilnius
Telefonas: +370-5-2611121, Mobilus: +370-685-77770, +370-650-45559, El. paštas: vdk@dizainokolegija.lt
1 2 3 4 5
Kompanijų produkcija
Kirpėjų kursai Klaipėdoje
Plataus profilio kirpėjų kursai Klaipėdoje

Kirpėjų kursai per darbo biržą Klaipėdoje, kirpėjų kursai...

Darbo saugos konsultacijos, kursai, dokumentų ruošimas

Darbo saugos dokumentai. Darbuotojų saugos ir sveikatos i...

Buhalterinės apskaitos kursai Kaune
Buhalterių kursai Kaune

Buhalterinės apskaitos kursai Kaune, buhalterio kvalifika...

Interneto reklamos pardavimo vadybininkas Vilniuje

Reklamos internete pardavimo vadybinin...