Atskaitomybė vadovui

2011-04-05 15:50   Peržiūros : 3679   Spausdinti


Įmonių vadybos aparato darbuotojai - tiek aukščiausi vadovai, tiek žemesniųjų grandžių vadybininkai - sprendimams priimti naudojasi įvairia jiems reikalinga, su sprendžiamu klausimu susijusia informacija. Suprantama, vadovai visuomet nori, kad jų gaunama informacija būtų pakankamai išsami ir patikima, kad jos pagalba būtų galima minimaliai sumažinti klaidingo sprendimo priėmimo riziką. Straipsnyje trumpai aptarsime pagrindinius dalykus, susijusius su įmonių ir padalinių vadovams skirta atskaitomybe, siekiant gauti kokybišką informaciją apie vadovaujamą veiklą.

Daugeliui vadovų (ir žmonėms apskritai) būdinga vengti priimti ryžtingus sprendimus dėl vadovaujamos veiklos, kol jie nedisponuoja pakankama informacija. Menedžmento (vadybos ir kaštų) apskaitos informacijos pagrindu suformuotos vadybos aparato darbuotojams pateikiamos vidinės ataskaitos leidžia sumažinti nežinomybę, kuriai esant jie privalo priimti reikiamus sprendimus. Įmonių vadybos personalo informavimo tikslais rengiamų vidinių ataskaitų įvairovė - didžiulė, nes šios ataskaitos sudaromos tam tikriems, dažnai labai specifiniams va­dy­bos poreikiams tenkinti ir todėl kiek­vie­no­je įmo­nė­je iš esmės skiriasi. Kuriant įmonės vidinių ataskaitų sistemą, būtina labai gerai žinoti, ko iš jos tikimasi, kitaip sakant, kokią informaciją būtina formuoti tose ataskaitose, kad vadybos darbuotojai galėtų dirbti kokybiškai. Šiuo atveju reikia įvertinti tai, kad dažnam žmogui kiekvienas papildomas dokumentas suteikia saugumo pojūtį, nors jame visai nebūtinai yra svarbios ar naujos informacijos. Tai labai žalingas (nors itin gajus) biurokratinis požiūris: įvykis tampa svarbus tik tuomet, kai jis kokiu nors būdu dokumentuojamas. Kartais biurokratinėse sistemose svarbus tampa ne tiek pats įvykis, kiek jį atspindintis dokumentas. Dažniausiai įmonės susiduria su problema, kai įvairiausių vadybos tikslais formuojamų ir vadovams pateikiamų duomenų apie veiklą yra ne per mažai, bet gerokai per daug. Tai ypač būdinga didesnėms įmonėms. Rezultatas visuomet prastas - daugybe perteklinių duomenų apkrauti vadovai nepajėgūs atsirinkti, ko jiems iš tikrųjų reikia, ir galiausiai į gaunamus duomenis nebekreipia dėmesio. Tai daugelio įmonių bėda. Natūralu, kad vadybos darbuotojai, gaudami šūsnis įvairiausių, be to, labai išsamių ataskaitų, apimančių įvairiausias įmonės veiklos sritis, sutrinka atsidūrę tarp duomenų gausos. Įsivaizduokite: suformuojama bendra keleto padalinių veiklas apimanti ataskaita, kurioje tokią ataskaitą gaunančiam vadovui aktualūs yra tik 3 arba 5 skaičiai, pateikiami tarp daugybės kitų jam visiškai neaktualių rodiklių. Pirma, tokioje ataskaitoje ieškodamas sau svarbios informacijos, vadovas sugaiš daug brangaus savo darbo laiko. Antra - vadovui svarbūs rodikliai gali apskritai likti nepastebėti. Taigi vidinėse ataskaitose informacijos turi būti pateikta pakankamai, kad būtų galima priimti reikalingus vadybos sprendimus, tačiau jos neturi būti per daug, kad tarp daugybės duomenų nepasimestų esmė. Rengiant vidines ataskaitas geriausia vadovautis menedžmento buhalterių gerai žinoma „vieno lapo taisykle". Be to, svarbiausius dalykus ataskaitose svarbu tinkamai vizualiai išskirti, kad į juos iš karto būtų telkiamas ataskaitos vartotojo dėmesys.

Reikalavimus, kurie būtų keliami tam tikros įmonės vi­di­nių ataskaitų sistemai, tu­ri nu­sta­ty­ti įmo­nės va­do­vas, nes šios ataskaitos skir­tos jam ir tiems įmonės darbuotojams, kuriems jis de­le­guo­ja tam tik­ras va­dy­bos funk­ci­jas bei at­sa­ko­my­bę už atitinkamos veiklos vykdymą. Taigi būtent aukščiausi įmonių vadovai turi nustatyti, ko­kia in­for­ma­ci­ja, kokiu būdu, kokiems darbuotojams ir kaip išsamiai tu­ri bū­ti pa­tei­kia­ma vidinėse ataskaitose. Rengiamas vadybos tikslais ataskaitų formas ir turinį lemia kiekvienos įmonės specifika - jos vykdomos veiklos pobūdis, produktų gamybos technologijos, jų pardavimo ypatumai, įmonėje naudojamos biudžetų sistemos, vadovų ekonominis bei vadybinis pasirengimas, jų asmeninės savybės ir kiti subjektyvūs veiksniai. Svarbu stebėti, kad vidinėse ataskaitose pateikiama informacija neatspindėtų ją rengiančių asmenų subjektyvios nuomonės, bet kuo objektyviau perteiktų įmonės veiklos procesus, kuriems vadovaujama. Neretai padalinių va­do­vai ir va­dy­bi­nin­kai įvairiais būdais bando pa­gra­žin­ti jų veik­lą api­bū­di­nan­čių ataskaitų duomenis. Su šiuo reiškiniu būtina negailestingai kovoti. Kur kas geriau ataskaitose teisingai atspindėti nors ir nemaloniausią situaciją, negu bandyti ką nors nuslėpti arba sąmoningai iškraipyti (pagražinti) duomenis, nes reali situacija anksčiau ar vėliau išaiškės. Beje, tai gali išaiškėti jau nebe ataskaitose, o realiame gyvenime, be to, tiek vadovams, tiek visai įmonei skaudžiausiu būdu.

Jeigu įmonėje įdiegta biudžetų sistema, vidinėse ataskaitose būtinai turi atsispindėti biudžetų įvykdymas, t. y. jose turi būti palyginami faktiniai ir biudžetiniai tam tikros veiklos rodikliai, kad būtų galima pamatyti, kaip įvykdytos atitinkamiems vadovams skirtos užduotys. Labai svarbu, kad pasiekti kiekvienos veiklos rezultatai būtų vertinami pagal tai, kiek įvykdytas tai veiklai skirtas biudžetas, ir kokio dydžio gauti nukrypimai nuo biudžetinių rodiklių, bet ne šiaip vadovaujantis abstrakčiomis sąvokomis, pavyzdžiui, „daug pagaminta", „mažai parduota" ar pan. Vidinės ataskaitos, informuojančios vadovus jiems svarbiais klausimais, turi būti pateikiamos savalaikiai, t. y. tuo metu, kai jose esanti informacija reikalinga tam tikram sprendimui priimti. Pavyzdžiui, informacija apie nukrypimus nuo nustatyto biudžeto turi būti gauta tada, kai dar galima ištaisyti susidariusią nepalankią situaciją. Jeigu ataskaitos dėl nukrypimų pateikiamos tuomet, kai jau per vėlu priimti reikiamą sprendimą ir ištaisyti padėtį, tokios ataskaitos nereikalingos. Žinotina, kad vadyboje negali būti „šiaip ataskaitų", kurios nėra skirtos konkrečiam vadovui ar vadybininkui. Kiekviena ataskaita turi turėti aiškų vartotoją ir būti reikalinga jo darbui. Todėl, kaip minėta, svarbu iš anksto nuspręsti, kokiems vadovams ir kokie duomenys reikalingi, o kam kokių duomenų nereikia ar net negalima pateikti, pavyzdžiui, siekiant išsaugoti įmonės komercines paslaptis. Įmonėje turi būti aiški tvarka: kokias ataskaitas, kokių padalinių ar projektų vadovai ir vadybininkai gauna.

Beje, klaidingai elgiasi tie įmonių vadovai, kurie visų vidinių ataskaitų rengimą paveda vien menedžmento apskaitos buhalteriams. Pastarieji turi surinkti reikiamus duomenis iš padalinių ir jų darbuotojų, o po to parengti jų veiklą atspindinčias ataskaitas. Tokiu atveju, pirma, į ataskaitas neretai įveliama įvairių netikslumų (buhalteriai, gerai nepažindami padaliniuose vykdomų technologinių procesų, ne visuomet gali tinkamai įvertinti juos atspindinčius duomenis), antra, prarandamas vadyboje labai svarbus psichologinis veiksnys: darbuotojai neatsiskaito tiesiogiai, t. y. patys nerengia atliktų darbų ataskaitų. Darbuotojai, patys rengdami savo darbų ataskaitas vadovams, ne tik jaučiasi reikšmingesni, bet ir pradeda atsakingiau žiūrėti į savo atliekamą darbą. Ar tavo darbo rezultatą fiksuoja kažkas kitas, ar tu pats (prieš tai dar kartą patikrinęs ir apgalvojęs) tiesioginiam vadovui skirtoje ataskaitoje - esminis skirtumas. Be to, taip darant labiau formalizuojami ir nuasmeninami santykiai tarp vadovo ir pavaldinių. Todėl darbuotojai patys turi pildyti savo darbo ataskaitas (pavyzdžiui, išrašydami vidines sąskaitas), žinodami, kad jas matys ir jose pateiktus duomenis vertins jų vadovai. Darbuotojų pildomose už atliktus darbus ataskaitose dažnai galima išsiversti net nenaudojant piniginio mato, visą būtiną informaciją pateikiant išreikštą atitinkamais darbo laiko ir įvairiais natūriniais matais. Šiuo atveju svarbu nepainioti vadybos tikslais rengiamų darbuotojų  ataskaitų su pagal valdžios reikalavimus pildomais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais. Atsižvelgiant į įmonėje taikomą vadybos ir kaštų apskaitos metodiką, visiškai normalus dalykas, jeigu kai kurie darbuotojai savo ataskaitose žymėsis, kad per dieną dirbo 25 ar 30 val., kai toks valandų kiekis darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose tiesiog neįmanomas. Todėl šiuos dalykus reikia griežtai atskirti: vidinė atskaitomybė - vadovams, tabeliai - valdžiai!

Įmonėse vidinių ataskaitų sistema turi būti sudaroma laikantis tam tikros vadybinės piramidės hierarchijos. Tai reiškia, kad kuo aukštesnis vadovas ir kuo platesnei veiklai jis vadovauja, tuo labiau agreguota informacija apie veiklą jam turi būti pateikiama. Ir atvirkščiai - kuo žemesnio rango vadovas ar vadybininkas, tuo išsamesnę informaciją apie savo vykdomą veiklą jis turi gauti. Aukščiausiam įmonės vadovui, atsakingam už visos įmonės veiklos rezultatus, gali būti reikalinga ir informacija apie jam pavaldžių darbuotojų (atsakomybės centrų vadovų) darbo rezultatus, tačiau ji turi būti pakankamai agreguota, kad ją gavęs vadovas galėtų nesunkiai, peržvelgęs keletą svarbiausių rodiklių, įvertinti, kaip atsakomybės centrams sekasi vykdyti skirtas užduotis. Jeigu, tarkime, kuris nors viduriniosios grandies vadovas apie savo vadovaujamos veiklos išlaidas gali gauti informaciją, išskleistą kad ir į keliasdešimt pozicijų, tai aukščiausiam įmonės vadovui tas išlaidas dažnai pakanka matyti viena bendra suma. Toks teikiamos informacijos agregavimas ir detalizavimas pagal jos vartotojų grupes yra labai reikšmingas kuriant įmonės vidinių ataskaitų sistemą, nes įmonės dažnai nesugeba rasti „aukso vidurio".

Įmonių vidinių ataskaitų sistemose juda didžiuliai kiekiai įvairiausių duomenų apie įmonės ir jos padalinių veiklą, be to, labai skirtingais pjūviais. Siekiant visą šį duomenų rinkimo, kaupimo, sisteminimo ir galiausiai pateikimo atitinkamose vidinėse ataskaitose procesą sureguliuoti, įmonėje būtina nustatyti aiškią ir pakankamai griežtą vidinių ataskaitų rengimo ir jų pateikimo vartotojams tvarką. Kitaip tariant, įmonėje turi būti aiškiai nustatyta ir atitinkamu vadovo potvarkiu (geriausia - įmonės menedžmento apskaitos politikos įsakymu) įforminta tvarka, kas, kokius duomenis ir kokiu periodiškumu kokiam įmonės padaliniui perduoda, taip pat kas ir kokias ataskaitas parengia bei perduoda jų vartotojams. Vidinėse ataskaitose pateikiama informacija apie įmonės ir jos padalinių veiklą yra labai vertinga įmonės vadovams bei vadybininkams, tačiau kartu ir visiškai slapta. Todėl kiekvienoje įmonėje turi būti imtasi griežtų priemonių, siekiant vidinėse ataskaitose esančią informaciją apsaugoti nuo pašalinių asmenų - konkurentų ar net ir nuo kai kurių darbuotojų. Informacijos slaptumą, be jau minėtų būdų, galima iš dalies užtikrinti ir ribojant viduriniosios bei žemesniosios grandies vadovams ir vadybininkams teikiamos informacijos kiekį, t. y. neteikiant jiems informacijos tais klausimais, kurių spręsti jie neturi įgaliojimų. Dažnai įmonėse su darbuotojais, gaunančiais menedžmento apskaitos informaciją, sudaromi raštiški susitarimai neskleisti tokios informacijos, už tokius veiksmus numatant atitinkamas sankcijas. Taip pat psichologiškai tam tikrą drausmę ir įpareigojimą saugoti gautą informaciją vidinėse ataskaitose rodo atitinkamos žymos, pavyzdžiui, „konfidencialu" arba „slapta" („visiškai slapta"). Bet kokiu atveju įmonės vidinių ataskaitų sistemoje pateikiama informacija - didžiulis įmonės turtas, tad jam apsaugoti įmonė neturėtų gailėti lėšų ir pastangų.

UAB Pačiolis
Aud. Valdas Jagminas


Kategorijos: Kursai, mokymai, seminarai, Verslo mokymo kursai, Vadovavimo įgūdžių tobulinimo kursai, mokymai, Darbas, karjera, ugdymas, Darbo santykiai, Personalo kūrimas ir valdymas, Vadovavimas, vadyba, marketingas
Komentarai
Unknown_user_thumb
Praktikas

Vidines ataskaitas galima paruosti su programomis.

2012-01-26 09:19

Motyvacinių laiškų pavyzdžiai

Kaip parašyti patrauklų motyvacinį laišką, motyvacinis laiškas turintiems ir neturintiems darbo patirties 

Jogos mokymas ugdo kūrybiškumą

Kūrybiškumo ugdymas

90 procentų penkiamečių yra kūrybiški ir tik 2 procentai suaugusių linkę kurti. Keli patarimai auginantiems vaikus 

Kaip išsirinkti pardavimo vadybininką

Kaip išsirinkti pardavimo vadybininką

Kokia turėtų būti pardavimo vadybininko atranka, testai, gero pardavimo vadybininko požymiai, pavojai renkantis pardavimo vadybininką  

Darbas: patarimai, kaip tapti tobulu darbuotoju

30 karjerai naudingų patarimų. Atsakymai, kokių darbuotojų nori darbdaviai. 

fotografo profesija

Fotografo profesija

Fotografo darbas ir karjera, kur mokytis.Ko reikia, kad tapti sėkmingu fotografu 

Corbis nuotr.

Verslo partneris: taip ir ne

Kuriame verslo kūrimo ir vystymo etape reikalingas finansinis, fizinis ir moralinis palaikymas?  

Kelias į organizacijos sėkmę - teisingas žmogiškųjų išteklių planavimas

Kompanijos sėkmei reikalinga, kad „tinkami žmonės tinkamu laiku atliktų tinkamą darbą". 

Skambutis dėl darbo

Ieškau darbo: skambutis darbdaviui

Išsiuntėte CV ir laukiate pakvietimo į pokalbį dėl darbo? Darykite kitaip ir būsite pastebėtas! 

© Trinette Reed/Blend Images/Corbis

Projektas ir asmuo: projekto vadovo vaidmuo projektų valdyme

Vadovaujančių asmenų pareigybės ir su jomis prisiimama atsakomybę, vadovavimo būdai bei komandos ugdymo pagrindinės gairės.  

Darbas: kaip dirbti darbą, kurio nekenti?

Daugelis darbo neturi, o daugelis šiandien dirba tik todėl, kad reikia. Kaip pamilti savo darbą ir dirbti gerai? 

Corbis nuotr.

Rekomendacijų tikrinimas

Kodėl personalo atrankos specialistai ragina rekomendacijomis taip aklai nebepasitikėti. Kaip nesuklysti jas tikrinant? Kas gali teikti rekomendacijas? 

Corbis nuotr.

Atrankos testai: tinkami žmonės tam tikram darbui

Pagrindinės atrankos testų rūšys, kam jie skirti, ką lemia ir kaip juos atlikti. 

Darbai reklamos srityje (II dalis). Žiniasklaidos planavimo ir pirkimo agentūra.

Žiniasklaidos planavimo ir pirkimo agentūros vaidmuo. Media agentūros vadovas. Tyrimų analitikas ir kt. 

Kaip atsakyti į bjauriausius pokalbyje dėl darbo užduodamus klausimus

Atsako įdarbinimo agentūrų specialistai ir darbdaviai. 

Kaip nemokamai motyvuoti darbuotojus

Kaip nemokamai motyvuoti darbuotojus

Išlaikyti lojalius įmonei darbuotojus - aktualus klausimas kiekvienam įmonės vadovui. 

Tapyba ant vandens - meno terapija suaugusiems

Nereikia būti profesionaliu dailininku, kad sukurtum meno kūrinį, priverčiantį aikčioti kitus iš nuostabos 

Temą atitinkančios įmonės kataloge:


1 2
Kompanijų produkcija
Personalo atrankos kompanijos.

Personalo poreikio planavimas. Personalo paieška ir atran...

Personalo procesų valdymas
Personalo procesų valdymas

Personalo valdymo ir apskaitos proceso modulis