Darbo laiko planavimas

2024-09-11 11:14   Peržiūros : 417   Spausdinti


 

Darbo laiko planavimasSėkmingas darbo laiko planavimas

Nesvarbu, ar esate vadovas, ar žemiausio lygio darbuotojas, jūsų tikslas - pasiekti optimalų darbo rezultatą. Vis dėlto dažnai skundžiamasi, kad tai padaryti trukdo laiko stoka. Tačiau ar iš tiesų jums laiko trūksta? Galbūt tiesiog nesugebate jo tinkamai išnaudoti?

Laikas yra vienas svarbiausių veiksnių siekiant verslo sėkmės. Veiksmingas laiko išnaudojimas atneša geresnius darbo rezultatus, o geresni rezultatai - didesnius pinigus. Todėl frazė „laikas - pinigai" yra daugiau nei nuvalkiotas posakis - tai geležinė taisyklė. Kita vertus, sėkmingai išnaudodami laiką taupote ne tik pinigus, bet ir savo laisvalaikį, išvengiate streso ir jo sąlygotų neigiamų emocijų. Visa tai - atlygis už kruopštų laiko planavimą. Deja, nors tik jūs esate savo laiko šeimininkas, jį valdyti nėra taip jau paprasta. Tam trukdo daugybė žmogiškųjų faktorių.

 

Kaip išmokti neatidėlioti užduotis

Nemaža dalis darbuotojų yra linkusi vis atidėlioti savo darbus. Jie užsiima nenaudingais dalykais, kol žino, kad iki užduoties atlikimo termino dar liko nors šiek tiek laiko. Kuo sunkesnė užduotis, tuo labiau tikėtina, kad ji bus atidėliojama. Atidėliotojai yra linkę susikoncentruoti ties lengviausiais darbais, sunkiausius pasilikdami pabaigai. Tačiau koks to rezultatas? Jėgos jau išeikvotos, o svarbiausi darbai dar neatlikti. Todėl net jei dirba tiek pat ar net daugiau valandų nei kiti darbuotojai, atidėliotojai darbo rezultatais pasigirti negali.

Darbai atidėliojami dėl skirtingų priežasčių. Viena jų - nesugebėjimas atskirti svarbių užduočių nuo įprastinių. Darbuotojas gali skubiai griebtis naujausios gautos užduoties, pamiršdamas tą, kuri buvo nustatyta anksčiau, tačiau yra daug svarbesnė. Toks žmogus bus nuolat užsiėmęs, todėl kai ateis laikas atlikti svarbiąsias užduotis, jis jau bus pavargęs ir nebegebės dirbti tinkamai. Kitos atidėliojimo priežastys - nežinojimas nuo ko pradėti, manymas, kad neturite visų užduočiai atlikti būtinų įgūdžių, ar tiesiog nesėkmės baimė. Deja, atidėta užduotis niekur nedingsta, tad anksčiau ar vėliau turėsite ją įveikti. Tačiau pirmiausia turite įveikti savo įprotį atidėlioti. Išsiaiškinkite priežastis, kodėl jūs vis atidėliojate darbus ir bandykite su jomis kovoti. Jei darbus atidėliojate tik todėl, kad nesate joms nusiteikęs, išmokite save motyvuoti darbui. Pavyzdžiui, galite nusistatyti atlygį, kuriuo save apdovanosite, jei užduotį atliksite. Suskaičiuokite ir nuostolius, kuriuos patirsite priešingu atveju. Jei jums vis tiek nepavyksta savęs kontroliuoti, paprašykite kolegų pagalbos. Tegul kas nors kitas stebi jūsų darbą - jausite lengvą spaudimą, todėl nebedrįsite užsiimti nereikalingais darbais. Jei jūsų atidėliojimo priežastis - įsitikinimas, kad užduotis neįveikiama, pabandykite padalyti užduotį į keletą smulkesnių žingsnelių. Susidarykite veiksmų planą ir jo laikykitės. Įveikus pirmuosius žingsnelius, užduotis jau nebeatrodys neįmanoma.

 

Darbo laiko kontrolė

Norint sėkmingai išnaudoti savo laiką, pirmiausia svarbu išsiaiškinti, kokie yra įprastiniai jūsų laiko išnaudojimo įpročiai. Labai dažnai patys nepastebime, kiek laiko išeikvojame veltui, pavyzdžiui, plepėdami su kolegomis ar darydamiesi kavą. O vėliau skundžiamės, kad darbui atlikti pritrūko vos poros valandų. Todėl prieš pradėdami planuoti savo laiką, patikrinkite, kiek laiko per dieną sugaištate darbui, o kiek - visiems kitiems dalykams. Kiekvieną kartą, kai pakeičiate užsiėmimą, užsirašykite. Nesvarbu, tikrinatės elektroninį paštą ar pradedate rašyti ataskaitą - fiksuokite kiekvieną savo užsiėmimo pokytį. Užsirašinėkite, kiek laiko kalbėjote su kolegomis, kada išėjote papietauti ir kada grįžote. Šalia kiekvieno veiksmo užsirašykite laiką ir veiksmo atlikimo trukmę. Keletą kartų per dieną fiksuokite, kaip jaučiatės: galbūt 12 valandą dienos jūs energingas, o 14 valandą - jau pavargęs. Toks užsirašinėjimas gali pasirodyti keistas, tačiau jis veiksmingas. Po kelių tokio fiksavimo dienų jau galėsite matyti, kiek laiko jums reikia darbui, o kiek sugaištate veltui. Tik tai žinodami, galėsite pradėti kontroliuoti savo laiką.

 

Darbo laiko analizė

Susirinkę medžiagą, kaip išnaudojate savo laiką, pradėkite ją analizuoti. Pagal tai galite pradėti planuoti savo laiką. Pirmiausia pasižymėkite darbus, kurių jums atlikti nereikėjo. Galbūt dirbote darbą, už kurį atsakingas kas nors kitas, o gal užsiėmėte tuo, ką turėtumėte atlikti ne darbe, o namie, pavyzdžiui, rašėte asmeninius elektroninius laiškus. Šie veiksmai nebuvo reikalingi, todėl jų į savo planą nebeįtraukite. Sumažinkite laiką skiriamą tokiems dalykams, kaip kavos darymas. Galbūt tokius darbus galite pasidalinti su kolegomis - kiekvieną dieną kavą ruošia vis kitas žmogus. Patikrinkite savo užrašus apie savijautą - kaip jautėtės tam tikru dienos metu. Sunkiausias ir svarbiausias užduotis planuokite tomis valandomis, kada jaučiatės žvaliausiai. Taip darbą atliksite produktyviau ir greičiau. Pabandykite kaip įmanoma sumažinti skirtingų užduočių kaitaliojimą, kad netektų „šokinėti" nuo vieno darbo prie kito. Pavyzdžiui, pasiskirkite laiką, kada atsakinėjate į elektroninius laiškus, ir tai darykite tik tuo metu. Taip sutaupysite laiko sugaištamo nuolat persijunginėjant į skirtingo tipo užduotis.

 

Darbo veiksmų planas

Kitas jūsų žingsnis, planuojant darbo laiką - veiksmų plano sudarymas. Veiksmų planas tėra paprasčiausias užduočių, kurias turite atlikti, sąrašas. Tačiau jis skiriasi nuo būtinų atlikti darbų sąrašo tuo, kad veiksmų planas koncentruojasi į konkretų tikslą: kiekvienas plano žingsnelis priartina jus prie užduoties įvykdymo. Naudinga susirašyti darbo etapus ir jais sekti. Taip matysite, ką jau nuveikėte, o kas dar liko. Tai padės susikaupti rezultatui, o ne tik laiko užėmimui.

 

Darbų sąrašo sudarymas

Jei turite daug darbų, jie jūsų galvoje sukelia tikrą chaosą. Gali būti sunku atsirinkti nuo ko pradėti, o kuo baigti. Todėl naudinga visus savo darbus išdėstyti popieriuje. Taip chaotiška darbų krūva virs tvarkinga sistema, kur kiekvienas darbas turės savo vietą tam tikroje hierarchijoje.

Prieš sudarydami darbų sąrašą, apgalvokite visus savo darbus. Surašykite ant popieriaus viską, ką turite padaryti, neužmiršdami net menkų užduočių. Kai jau turėsite tokį sąrašą, pradėkite darbų įvertinimą. Pasižymėkite svarbiausius darbus. Naudinga visas užduotis įvertinti pagal dešimtbalę sistemą. Kai tai padarysite, perrašykite sąrašą - šįkart jau darbų svarbumo tvarka. Svarbiausias užduotis užrašykite sąrašo pradžioje, o ne tokias svarbias - apačioje. Taip žinosite, nuo ko pradėti ir kurioms užduotims galite skirti daugiau savo laiko ir jėgų.

Planuodami savo laiką, sugaišite vos keletą minučių. Tačiau tai jums gali sutaupyti po kelias valandas per dieną. Todėl rinkitės - chaotiškas darbo ritmas ar tvarkinga sistema.

Darbo laiko kontrolės įrankiai

Darbo laiką geriausiai kontroliuos darbo kalendorius. idealus atvejis jei turite tik vieną debesinį elektroninį darbo kalendorių. Outlook'e yra darbo kalendorius, tačiau jis nesusietas su atliktų darbų istorija, pastabomis dėl klientų. Daug efektyviau kompanijai pagal poreikius ir specifiką sukurtas CRM.

CRM turėtų rūšiuoti ir archyvuoti laiškus, saugoti bendravimo istoriją, priminti apie numatomus darbus ir susitikimus. Gerai pritaikytas CRM gali sutaupyti apie 15 - 30 procentų darbo laiko.

 

 

Erika Brazaitytė

Verslo gido visasverslas.lt informaciją atgaminti visuomenės informavimo priemonėse bei interneto tinklalapiuose be raštiško UAB "IKS" sutikimo draudžiama.

 


Kategorijos: Biuro programinė įranga, virtualios darbo vietos ir serveriai, debesų kompiuterija, CRM, verslo valdymo sistemos, Darbas, karjera, ugdymas, Personalo kūrimas ir valdymas, Biuras, Darbo ir kompanijos veiklos planavimas, Darbo našumo didinimas ir kompanijos procesų tobulinimas
Dovanos darbuotojams

Dovanos darbuotojams

Dovanų darbuotojams idėjos, ką padovanoti darbuotojui ir bendradarbiui, šventinės, proginės ir motyvacinės dovanos darbuotojui  

Frazės kurios žlugdo karjerą

Frazės kurios žlugdo karjerą

Ko nesakyti jei nenorite turėti problemų darbe su vadovu 

Greito karjeros kopimo taisyklės

Greito karjeros kopimo taisyklės

Kaip greitai padaryti karjerą, kokių treikia turėti sąvybių paaukštinimui darbe 

Vadovavimas skirtingo dydžio grupėms

Vadovavimas skirtingo dydžio grupėms

Geri vadovai žino 30/150 taisyklę, su kiek žmonių galima palaikyti prasmingus santykius, Dumbaro skaičius 

Visuomenės suskirstymas pagal sugebėjimus

Kaip surasti protingiausius darbuotojus

Visuomenės skirstymas pagal sugebėjimus, kaip atskirti protingiausius ir tinkamiausius darbuotojus. 

Z karta

Z karta

„Tai bus gyvenimu nusivylę žmonės": Z karta nenori dirbti ir į darbo pokalbius eina su tėvais 

Prašymas atleisti iš darbo

Prašymas atleisti iš darbo

Prašymas išeiti iš darbo savo noru, darbo sutarties nutraukimas, terminuotos darbo sutarties nutraukimas, pareiškimas išeiti iš darbo 

Pagrindiniai psichologiniai dėsniai

Pagrindiniai psichologiniai dėsniai

Psichologinių dėsnių yra labai daug: Parkinsono dėsnis, Occamo skustuvo paradoksas, Medici efektas, Dunning-Kruger efektas, Paretto principas ir kt. 

Viešasis kalbėjimas

Viešasis kalbėjimas

Viešojo kalbėjimo mokymai ir patarimai, pavyzdys, kaip pasiruošti viešajai kalbai, kaip nebijoti auditorijos 

Pokalbis dėl darbo

Pokalbis dėl darbo

Darbo pokalbis, pagrindiniai klausimai kurie užduodami darbo pokalbio metu ir atsakymai į darbo pokalbio metu užduodamus klausimus 

Kas didina darbuotojų produktyvumą

Kas didina darbuotojų produktyvumą

Darbuotojų darbo našumo didinimas, kas darbuotojams patinka biure 

Marketingo vadybininko darbas

Marketingo vadybininko darbas

Marketingo vadybininko profesija, studijos, marketingo specialisto karjera, kaip tapti paklausiu marketingo specialistu  

Darbo laiko planavimas

Darbo laiko planavimas

Kaip suplanuoti darbo laiką, laiko rijikų išvengimas, darbo laiko planavimo įrankiai 

Kaip dirbti darbą kuris nepatinka

Kaip pamilti savo darbą ir dirbti gerai? 

Motyvacinis laiškas

Motyvacinis laiškas

Motyvacinio laiško pavyzdžiai, kaip parašyti motyvacinį laišką turint ir neturint darbinės patirties 

Kaip atpažinti lyderį

Kaip atpažinti lyderį

Kokie būna lyderiai, lyderių tipai, kaip tapti lyderiu 

Temą atitinkančios įmonės kataloge:

Miklusėnai


Kompanijų produkcija
Personalo atrankos kompanijos.

Personalo poreikio planavimas. Personalo paieška ir atran...

Personalo procesų valdymas
Personalo procesų valdymas

Personalo valdymo ir apskaitos proceso modulis