Projektų valdymas

2022-12-28 00:52   Peržiūros : 265   Spausdinti

---

 

"Projekto vadovo pagrindinė funkcija yra sukurti bendrą projekto komandos ritmą, kuriame galėtų pasižymėti kiekvienas komandos narys" - L. R. Sayies.

Ypatinga vieta kiekviename projekte tenka laiko valdymo klausimui. Jis tampa atramos tašku kitoms atitinkamų organizacinių struktūrų ypatybėms.

Jei projekto dalyviai tuo pat metu turi atlikti įvairiapusiškas užduotis, privalu "tarnauti dviem ponams". Taip atsiranda pamatas konfliktinėms situacijoms, taip pat iškyla būtinybė jas kontroliuoti. Skirtingoms situacijoms ir pareigoms keliami nevienodi reikalavimai.

Šiame straipsnyje apžvelgsime pagrindines vadovaujančių asmenų pareigybes ir su jomis prisiimama atsakomybę, vadovavimo būdus (tipus) bei komandos ugdymo pagrindines gaires.

Daug rėmėmės objektyvia Volfgango Leselio (Wolfgang Lessel) knyga "Projektų valdymas", kuri yra išleista ir lietuvių kalba.

Pagrindinės vadovų pareigybės

Dažniausiai projekto valdymo disciplinoje yra išskiriamos trys projekto vadovų pareigybės, kurių kiekvieną dabar detaliau ir aptarsime.

Projekto rangovas

Šios pareigybės vadovas yra atsakingas už atitinkamą užduotį atliekantį personalą (darbuotojų parinkimą, jų motyvavimą ir vertinimą). Į personalo vadovą šis žmogus gali kreiptis bet kokiu, su projekto dalyviais susijusiu klausimu. Prisiima atsakomybę už darbo teisės aspektus.

Jis, kaip universalus asmuo, pirmiausia rūpinasi specifinių tam tikros srities užduočių paskirstymu ir nustato pagrindines darbo sąlygas bei tikslus, geriausiu atveju tai suderindamas su pavaldiniais.

Ši dviguba disciplinuoto vadovo ir „instruktoriaus" funkcija neretai sukelia įtampą, atsirandančią iš būtinybės nuolat tinkamai įvertinti, kuris vaidmuo turėtų dominuoti vienoje ar kitoje situacijoje, taip pat ar abu šie vaidmenys harmoningai dera tarpusavyje.

Projekto koordinatorius

Šis asmuo yra atsakingas už vadovavimą dalykinėje srityje, todėl turi teisę priimti sprendimus, susijusius su produkto (paslaugos) gamyba. Atsako už personalą, tačiau darbuotojų motyvavimas ir nurodinėjimas jiems neįeina į jų pareigybę.

Projekto koordinatorius įvardija darbo sąlygas, iškelia veiklos tikslus, kartais suderindamas juos su savo pavaldiniais. Dažnai šie žmonės koordinuoja reikiamas derybas ir visiškai atsako už perduodamą informaciją.

Aptarimo vadovas

Šis asmuo, kuris dažniausiai retai figūruoja šiuolaikinėse bendrovėse, vadovauja diskusijoms arba susitikimams, kurie yra inicijuoti projekto iniciatorių ar vadovų. Šis asmuo nėra metodinių žinių siūlytojas, jis diskusijos "diriguotojas".

Jis neatsako už konkrečias projekto užduotis, o vadovauja procesams, kurie yra susiję su žmonėmis. Savo nuomonės nereiškia, tačiau įsikiša, kai projekto dalyvių nuomonė būna "ne į temą" ir pasiūlo grįžti "prie temos".

Aptarimo vadovo ypatybė yra ta, kad jis sugeba žiūrėti iš šalies, kliento akimis, todėl dažnai prašo svarių argumentų prieš priimant vienokį ar kitokį sprendimą. Dažnai paragina savo nuomonę išdėstyti ir "tyleniams" ar ne tokiems įtakingiems bendrovės darbuotojams.

Vadovavimo būdai

Pagal profesinį darbuotojų pasirengimo lygį ir grupę, kuriai bus vadovaujama, galima naudoti keturis vadovavimo būdus (stilius):
Kiekvieną iš šių vadovavimo būdų aptarsime detaliau.

 

 

Mokymas

Šis būdas remiasi ne bendradarbiavimu, o užduočių paskirstymu. Šio valdymo esmė yra aiškūs pavedimai ir nurodymai, ką turi daryti kiekvienas projekto dalyvis.

"Šiuo atveju projekto dalyvių "brandos laipsnis" būna labai menkas - jie pasižymi nepakankamomis žiniomis, aktyvumo ir pasitikėjimo savimi stoka vykdant užduotį" - teigia knygos "Projektų valdymas" autorius, Volfgangas Leselis.

Kaip tik todėl vadovas ypatingą dėmesį turi skirti užduočiai, kurią atlieka projekto dalyvis. Bendradarbiavimas lieka antroje vietoje.

Vadovavimas

Antrasis tipas - vadovavimas - taip pat stipriai remiasi užduočių skirstymu. Taipogi, jame nestinga bendradarbiavimo, kas nepasakytina apie mokymo stilių.

Anot Volfgango Leselio: "Viršininkas turi vadovauti savo komandai arba pavieniams darbuotojams, kai jų sugebėjimai atlikti tam tikrą užduotį ir pasirengimas siekti rezultatų yra dar per maži".

Vadovas labai įdėmiai stebi užduoties atlikimo procesą ir kreipia jį reikiame linkme. Savaime suprantama, siekdamas ugdyti darbuotojų aktyvumą, vadovaujantysis asmuo turi reaguoti į jų arba visos grupės pateikiamus siūlymus ir aptarti priimtus sprendimus.

Pagalba

Šis valdymo būdas remiasi ne užduočių skirstymu, o bendradarbiavimu.

"Jei pavienis darbuotojas arba komanda ir turi visus reikalingus įgūdžius bei pasirengimą, būtiną tam tikroms užduotims atlikti, bet kai kuriose situacijose nepasižymi tinkamu aktyvumu, būtini santykiai, paremti pagalba" - šį stilių apibūdina Volfganga Leselis.

Vertėtų apibrėžti sąvoką "pagalba". Dažniausiai tai reiškia padrąsinimus ir suvokimą ugdančius patarimus (jokiu būdu ne nurodinėjimus) darbuotojams, šiems priimant sprendimus. Ši forma naudinga tuomet, kai projektas turi ypač didelių sunkumų, kuriems įveikti reikia tarpusavio psichologinės paramos.

Visiškai nesvarbu, ar šių problemų priežastys yra profesinės ar asmeninės - toks elgesio modelis yra labai svarbus ir gero komandos mikroklimato palaikymo požiūriu, kas šiandieniniame versle darosi vis didesne vertybe.

Delegavimas

Delegavimas nesusijęs nei su užduočių skirstymu, nei su bendradarbiavimu. Šis valdymo būdas remiasi visišku vadovo atsakomybės perleidimu pavaldiniams sprendžiant problemas.

"Delegavimo modelis galinas tada, kai pavieniai projekto dalyviai arba komanda pasižymi itin dideliais sugebėjimais ir aktyviai dalyvauja įgyvendinant užduotis" - teigia knygos autorius.

Tokių kompanijų šiomis dienomis netrūksta, tad net ir delegavimo modelis tampa vis populiaresnis, ypač dirbant su didesniais projektais, didesnėse kompanijose.

Komandos ugdymas

Kiekvienas projektas yra glaudžiai susijęs su specialiai jam sudaryta komanda, todėl vadovavimas visam ar daliniam projektui kartu yra ir vadovavimas kolektyvui.

Dėl anksčiau paminėtos priežasties projekto vadovas turi atsižvelgti į tai, kad komanda, skirta užduočiai įgyvendinti, buvo sudaryta naujai arba mažų mažiausiai pakeičiant ankstesnę jos sudėtį.

"Svarbu suprasti, kad naujai suformuotame ar narių atžvilgiu pakeistame kolektyve komandos ugdymo procesai vyksta konkrečiomis fazėmis" - teigia Volfgangas Leselis.

Keturios tipiškos fazės, kuriomis paprastai pasireiškia komandos ugdymas, iliustruotas žemiau:

 

Mokslinėje literatūroje šios fazės nėra įvardijamos ar aprašomos visiškai identiškai. Aprašysime metodą, kur fazės įvardijamos kitaip.

 

I fazė: orientacija (formavimas)

- Vidutinis uolumas dirbant ir dideli lūkesčiai
- Baimės, tokios kaip: kokia mano vieta grupėje, ko iš manęs tikimasi?
- Situacijos įvertinimas
- Dar juntama priklausomybė nuo autoriteto ir hierarchijos
- Poreikis įsitraukti į grupę (komandą) ir užimti joje tam tikrą vietą

II fazė: neigiamos emocijos ("proveržis")

- Suvokimas, kad lūkesčiai neatitinka realybės
- Nepasitenkinimas dėl priklausymo nuo autoriteto
- Ginčai dėl tikslų, užduočių ar veiklos planų
- Orientacijos stokos ir nekompetentingumo jausmas
- Neigiamas vadovo ir kitų komandos narių vertinimas
- Konkurencija dėl įtakos ir dėmesio
- Suvokimas, jog egzistuoja du poliai: valdančiųjų ir pavaldinių

III fazė: "atoslūgis" (norminimas)

- Sumažėja nepasitenkinimas
- Sumažėja perskyra tarp lūkesčių ir realybės
- Įveikiami prieštaravimai ir polinkis kaltinti kitus
- Atsiranda suderinamumas, pasitikėjimas, paslaugumas ir tarpusavio pagarba
- Atsiranda pasitikėjimas savimi ir tikėjimas
- Atviresne tarpusavio santykio ir dažnesnė atsakomoji reakcija
- Atsakomybės ir kontrolės pasidalijimas
- Komandos kalbos tobulėjimas ir praktinis jos naudojimas

IV fazė: produktas (performavimas)

- Džiaugsmas galimybe bendradarbiauti komandoje
- Kooperatyvus darbas visoje komandoje ir mažesnėse jos grupėse
- Suvokimas: "drauge esame stiprūs"
- Asmeninis sąmoningumas - savanoriškai imamasi įvairių užduočių
- Kinta vadovavimo pobūdis
- Didžiavimasis sėkmingai atliktomis užduotimis
- Aukštas laimėjimų lygis

Grupė kartu dirbančių, nuomonėmis besikeičiančių ir bendrais išgyvenimais besidalijančių žmonių per tam tikrą laiką sukuria kintančią istoriją. Komanda tobulėja. Procesas kartojasi. Nuolatos.

 

Albertas Jukna