Darbo laiko planavimas

2022-09-28 11:14   Peržiūros : 88   Spausdinti


 

Darbo laiko planavimasSėkmingas darbo laiko planavimas

Nesvarbu, ar esate vadovas, ar žemiausio lygio darbuotojas, jūsų tikslas - pasiekti optimalų darbo rezultatą. Vis dėlto dažnai skundžiamasi, kad tai padaryti trukdo laiko stoka. Tačiau ar iš tiesų jums laiko trūksta? Galbūt tiesiog nesugebate jo tinkamai išnaudoti?

Laikas yra vienas svarbiausių veiksnių siekiant verslo sėkmės. Veiksmingas laiko išnaudojimas atneša geresnius darbo rezultatus, o geresni rezultatai - didesnius pinigus. Todėl frazė „laikas - pinigai" yra daugiau nei nuvalkiotas posakis - tai geležinė taisyklė. Kita vertus, sėkmingai išnaudodami laiką taupote ne tik pinigus, bet ir savo laisvalaikį, išvengiate streso ir jo sąlygotų neigiamų emocijų. Visa tai - atlygis už kruopštų laiko planavimą. Deja, nors tik jūs esate savo laiko šeimininkas, jį valdyti nėra taip jau paprasta. Tam trukdo daugybė žmogiškųjų faktorių.

 

Kaip išmokti neatidėlioti užduotis

Nemaža dalis darbuotojų yra linkusi vis atidėlioti savo darbus. Jie užsiima nenaudingais dalykais, kol žino, kad iki užduoties atlikimo termino dar liko nors šiek tiek laiko. Kuo sunkesnė užduotis, tuo labiau tikėtina, kad ji bus atidėliojama. Atidėliotojai yra linkę susikoncentruoti ties lengviausiais darbais, sunkiausius pasilikdami pabaigai. Tačiau koks to rezultatas? Jėgos jau išeikvotos, o svarbiausi darbai dar neatlikti. Todėl net jei dirba tiek pat ar net daugiau valandų nei kiti darbuotojai, atidėliotojai darbo rezultatais pasigirti negali.

Darbai atidėliojami dėl skirtingų priežasčių. Viena jų - nesugebėjimas atskirti svarbių užduočių nuo įprastinių. Darbuotojas gali skubiai griebtis naujausios gautos užduoties, pamiršdamas tą, kuri buvo nustatyta anksčiau, tačiau yra daug svarbesnė. Toks žmogus bus nuolat užsiėmęs, todėl kai ateis laikas atlikti svarbiąsias užduotis, jis jau bus pavargęs ir nebegebės dirbti tinkamai. Kitos atidėliojimo priežastys - nežinojimas nuo ko pradėti, manymas, kad neturite visų užduočiai atlikti būtinų įgūdžių, ar tiesiog nesėkmės baimė. Deja, atidėta užduotis niekur nedingsta, tad anksčiau ar vėliau turėsite ją įveikti. Tačiau pirmiausia turite įveikti savo įprotį atidėlioti. Išsiaiškinkite priežastis, kodėl jūs vis atidėliojate darbus ir bandykite su jomis kovoti. Jei darbus atidėliojate tik todėl, kad nesate joms nusiteikęs, išmokite save motyvuoti darbui. Pavyzdžiui, galite nusistatyti atlygį, kuriuo save apdovanosite, jei užduotį atliksite. Suskaičiuokite ir nuostolius, kuriuos patirsite priešingu atveju. Jei jums vis tiek nepavyksta savęs kontroliuoti, paprašykite kolegų pagalbos. Tegul kas nors kitas stebi jūsų darbą - jausite lengvą spaudimą, todėl nebedrįsite užsiimti nereikalingais darbais. Jei jūsų atidėliojimo priežastis - įsitikinimas, kad užduotis neįveikiama, pabandykite padalyti užduotį į keletą smulkesnių žingsnelių. Susidarykite veiksmų planą ir jo laikykitės. Įveikus pirmuosius žingsnelius, užduotis jau nebeatrodys neįmanoma.

 

Darbo laiko kontrolė

Norint sėkmingai išnaudoti savo laiką, pirmiausia svarbu išsiaiškinti, kokie yra įprastiniai jūsų laiko išnaudojimo įpročiai. Labai dažnai patys nepastebime, kiek laiko išeikvojame veltui, pavyzdžiui, plepėdami su kolegomis ar darydamiesi kavą. O vėliau skundžiamės, kad darbui atlikti pritrūko vos poros valandų. Todėl prieš pradėdami planuoti savo laiką, patikrinkite, kiek laiko per dieną sugaištate darbui, o kiek - visiems kitiems dalykams. Kiekvieną kartą, kai pakeičiate užsiėmimą, užsirašykite. Nesvarbu, tikrinatės elektroninį paštą ar pradedate rašyti ataskaitą - fiksuokite kiekvieną savo užsiėmimo pokytį. Užsirašinėkite, kiek laiko kalbėjote su kolegomis, kada išėjote papietauti ir kada grįžote. Šalia kiekvieno veiksmo užsirašykite laiką ir veiksmo atlikimo trukmę. Keletą kartų per dieną fiksuokite, kaip jaučiatės: galbūt 12 valandą dienos jūs energingas, o 14 valandą - jau pavargęs. Toks užsirašinėjimas gali pasirodyti keistas, tačiau jis veiksmingas. Po kelių tokio fiksavimo dienų jau galėsite matyti, kiek laiko jums reikia darbui, o kiek sugaištate veltui. Tik tai žinodami, galėsite pradėti kontroliuoti savo laiką.

 

Darbo laiko analizė

Susirinkę medžiagą, kaip išnaudojate savo laiką, pradėkite ją analizuoti. Pagal tai galite pradėti planuoti savo laiką. Pirmiausia pasižymėkite darbus, kurių jums atlikti nereikėjo. Galbūt dirbote darbą, už kurį atsakingas kas nors kitas, o gal užsiėmėte tuo, ką turėtumėte atlikti ne darbe, o namie, pavyzdžiui, rašėte asmeninius elektroninius laiškus. Šie veiksmai nebuvo reikalingi, todėl jų į savo planą nebeįtraukite. Sumažinkite laiką skiriamą tokiems dalykams, kaip kavos darymas. Galbūt tokius darbus galite pasidalinti su kolegomis - kiekvieną dieną kavą ruošia vis kitas žmogus. Patikrinkite savo užrašus apie savijautą - kaip jautėtės tam tikru dienos metu. Sunkiausias ir svarbiausias užduotis planuokite tomis valandomis, kada jaučiatės žvaliausiai. Taip darbą atliksite produktyviau ir greičiau. Pabandykite kaip įmanoma sumažinti skirtingų užduočių kaitaliojimą, kad netektų „šokinėti" nuo vieno darbo prie kito. Pavyzdžiui, pasiskirkite laiką, kada atsakinėjate į elektroninius laiškus, ir tai darykite tik tuo metu. Taip sutaupysite laiko sugaištamo nuolat persijunginėjant į skirtingo tipo užduotis.

 

Darbo veiksmų planas

Kitas jūsų žingsnis, planuojant darbo laiką - veiksmų plano sudarymas. Veiksmų planas tėra paprasčiausias užduočių, kurias turite atlikti, sąrašas. Tačiau jis skiriasi nuo būtinų atlikti darbų sąrašo tuo, kad veiksmų planas koncentruojasi į konkretų tikslą: kiekvienas plano žingsnelis priartina jus prie užduoties įvykdymo. Naudinga susirašyti darbo etapus ir jais sekti. Taip matysite, ką jau nuveikėte, o kas dar liko. Tai padės susikaupti rezultatui, o ne tik laiko užėmimui.

 

Darbų sąrašo sudarymas

Jei turite daug darbų, jie jūsų galvoje sukelia tikrą chaosą. Gali būti sunku atsirinkti nuo ko pradėti, o kuo baigti. Todėl naudinga visus savo darbus išdėstyti popieriuje. Taip chaotiška darbų krūva virs tvarkinga sistema, kur kiekvienas darbas turės savo vietą tam tikroje hierarchijoje.

Prieš sudarydami darbų sąrašą, apgalvokite visus savo darbus. Surašykite ant popieriaus viską, ką turite padaryti, neužmiršdami net menkų užduočių. Kai jau turėsite tokį sąrašą, pradėkite darbų įvertinimą. Pasižymėkite svarbiausius darbus. Naudinga visas užduotis įvertinti pagal dešimtbalę sistemą. Kai tai padarysite, perrašykite sąrašą - šįkart jau darbų svarbumo tvarka. Svarbiausias užduotis užrašykite sąrašo pradžioje, o ne tokias svarbias - apačioje. Taip žinosite, nuo ko pradėti ir kurioms užduotims galite skirti daugiau savo laiko ir jėgų.

Planuodami savo laiką, sugaišite vos keletą minučių. Tačiau tai jums gali sutaupyti po kelias valandas per dieną. Todėl rinkitės - chaotiškas darbo ritmas ar tvarkinga sistema.

Darbo laiko kontrolės įrankiai

Darbo laiką geriausiai kontroliuos darbo kalendorius. idealus atvejis jei turite tik vieną debesinį elektroninį darbo kalendorių. Outlook'e yra darbo kalendorius, tačiau jis nesusietas su atliktų darbų istorija, pastabomis dėl klientų. Daug efektyviau kompanijai pagal poreikius ir specifiką sukurtas CRM.

CRM turėtų rūšiuoti ir archyvuoti laiškus, saugoti bendravimo istoriją, priminti apie numatomus darbus ir susitikimus. Gerai pritaikytas CRM gali sutaupyti apie 15 - 30 procentų darbo laiko.

 

 

Erika Brazaitytė

Verslo gido visasverslas.lt informaciją atgaminti visuomenės informavimo priemonėse bei interneto tinklalapiuose be raštiško UAB "IKS" sutikimo draudžiama.

 


Kategorijos: Biuro programinė įranga, virtualios darbo vietos ir serveriai, debesų kompiuterija, CRM, verslo valdymo sistemos, Darbas, karjera, ugdymas, Personalo kūrimas ir valdymas, Biuras, Darbo ir kompanijos veiklos planavimas, Darbo našumo didinimas ir kompanijos procesų tobulinimas
Kaip išsirinkti biuro kėdę

Kaip išsirinkti biuro kėdę?

Faktai, kurių nežinojote apie biuro kėdes 

Darbo laiko planavimas

Darbo laiko planavimas

Kaip suplanuoti darbo laiką, laiko rijikų išvengimas, darbo laiko planavimo įrankiai 

mankšta darbo vietoje

Mankšta darbo vietoje

Pratimai dirbantiems kompiuteriu, kaip atsipalaiduoti ilgai dirbant kompiuteriu 

Nuotolinio darbo vieta

Nuotolinio darbo vieta

Nuotolinio darbo organizavimas, kaip įrengti nuotolinio darbo vietą, nuotolinė komunikacija ir nuotolinio darbo įranga 

Nešiojamas įkroviklis

Dovanos darbuotojams

Dovanų darbuotojams idėjos, ką padovanoti darbuotojui ir bendradarbiui, šventinės, proginės ir motyvacinės dovanos darbuotojui  

10 įdomių ofiso dizaino sprendimų

Kaip kuriamos patogesnės darbovietės sąlygos. Įmonę reprezentuojantys ir jos veiklą pabrėžiantys dizainai. 

Biuro kavos aparatas

Kaip išsirinkti kavos aparatą biurui. Svarbiausios kavos aparatų funkcijos. Ar verta kavos aparatą nuomotis? Tinkamas vanduo, kava. Didžiausios naudojimosi klaidos.  

Modulinė pertvara

Modulinės pertvaros dinamiškam verslui

Šiuolaikinis dinamiškas verslas negali stovėti vietoje, nes jau ne didelės žuvys sudoroja mažesnes, bet greitesnės - lėtesnes. Pakeisti gamybos ar biuro vietą, miestą, šalį ar net kontinentą – tampa įprasta praktika, o biurų nuomininkų kaita - didžiulė.  

Modernus LED apšvietimas biure

Šiuolaikiniuose biuruose dominuoja kompiuterių ekranai, popierinių dokumentų mažėja. Darbo laukas nuo horizontalios plokštumos persikėlė į vertikalius ekranus. Turi keistis ir apšvietimas. 

toneris

Kodėl spausdintuvą geriau nuomoti nei pirkti?

Su kokiomis problemomis susiduria įmonės norinčios įsigyti spausdintuvą ir kaip jas spręsti. 

Kyocera M 3040 IDN.

Lazeriniai spausdintuvai biurams

Šiuolaikinį biurą sunku įsivaizduoti be spausdintuvo. 

ergonomiška darbo vieta

Ergonomiška darbo vieta

Kaip įrengti patogią darbo vietą biure ir namuose 

Biuras namie

Biuras namuose

Net mažiausia erdvė gali būti funkcionali, naši ir maloni vieta darbui. Patarimai, kaip tokią susikurti.  

Neoriginaus tonerio sugadintas būgnas ir valymo elementas

Originalūs ar ne: kokį tonerį pasirinkti?

Dažnai spausdintuvo eksploatacija reikalauja kur kas daugiau rūpesčių ir finansinių sąnaudų, nei jo įsigijimas. 

Arbatos puodelyja - sveikata

Arbatos žavesys

Arbata - vienas populiariausių pasaulio gėrimų, leidžiantis išlikti žvaliems ir energingiems 

erdvi

10 išskirtinių vadovo darbo vietų

Pasisemkite idėjų savo įmonei: kaip sukurti ramią, funkcionalią, personalo susibūrimams tinkamą darbo vietą vadovui.  

Temą atitinkančios įmonės kataloge:


1 2 3 4 5 ... 9
Vertimo paslaugos Vilniuje
J. Jasinskio g. 9, 1 aukštas, Vilnius
Telefonas: +370-5-2496926, El. paštas: vertimucentras@delfi.lt
Prekyba ir aptarnavimas-įvairios paskirties biuro technika ir priedai.
Savanorių pr. 32, Vilnius
Telefonas: +37070040111 serviso tarnyba, Mobilus: +370-650-22255, El. paštas: biuromasinos@biuromasinos.lt
Interjero ir eksterjero apšvietimo projektavimas-biurui, namams, kiemo teritorijai, architektūrai. Elektroninė šviestuvų prekyba.
Ševčenkos 16H, Vilnius
Mobilus: +370 671 48457, El. paštas: info@gerasviesa.lt
Spausdintuvų nuoma, nauji bei naudoti spausdintuvai, biuro įranga, dokumentų naikiliai, spaudintuvų kasetės, spausdintuvų kasečių pildymas
Verdulių g. 21, Šiauliai
Telefonas: +370 41 429513, Mobilus: +370 687 50505, El. paštas: info@printplius.lt
Biuro kėdės, stalai-patogumas jūsų namams ir biurui
Linkmenų-15, Vilnius
Mobilus: 8-682-35565, El. paštas: info@kedziurojus.lt
Vertimo paslaugos Alytuje. Vertimai internetu. Oficialus vertimų patvirtinimas.Techniniai, medicininiai ir kitokio pobūdžio vertimai.
Rotušės a. 12A,, Alytus
Telefonas: +370-315-52479, Mobilus: +370-659-53915, +370-611-36690, El. paštas: info@lauva.lt
Naudotų biuro baldų supirkimas. Profesionalus baldų išrinkimas ir išvežimas.
Vilnius, Vilnius
Mobilus: +370-618-86840, El. paštas: valerijus@vamako.lt
Ilgalaikė naujų automobilių nuoma įmonėms
Ozo g. 20 - 21, Vilnius
Telefonas: +370-653-00553, El. paštas: info@truerent.lt
1 2 3 4 5 ... 9
1 2 3 4 5 6
Kompanijų produkcija
Pramoninės ir konferencijų kėdės - praktiškas pasirinkimas

Pramoninės ir konferencijų kėdės - praktiškas pasirinkimas

Biuro kėdės, krėslai, reguliuojami - pakeliami stalai-prekyba internetu

Biuro kėdės, krėslai, reguliuojami - pakeliami stalai-pre...

Ergonomiškos biuro kėdės ir pakeliami stalai-prekyba internetu ir iš sandėlio Vilniuje

Ergonomiškos biuro kėdės ir pakeliami stalai-prekyba inte...

Vertimai raštu ir žodžiu - vertimų biuras Lauva- skubios paslaugos internetu

Vertimai raštu ir žodžiu - vertimų biuras Lauva- skubios ...

CRM sistema
CRM sistema

CRM - kas tai? Klientų valdymo sistema, CRM programa, CRM...

Klientų valdymo sistema
Klientų valdymo sistema

CRM programa, CRM sistemos, klientų valdymo programa, san...

CRM sistema verslui

Klientų valdymo programa, pardavimų valdymo programa. Pro...

Vokavimo įranga

Vokavimas, vokavimas be voko, sąskaitų vokavimas

1 2 3 4 5 6